Se você administra uma agência de geração de leads, provavelmente já ouviu esta frase 1000 vezes:

“Seus leads são ruins.”

E honestamente... esse é um dos maiores motivos pelos quais as agências de geração de leads perdem clientes.

Mas aqui está a reviravolta.

Na maioria dos casos, o problema não são os leads.

O verdadeiro problema é que os clientes não sabem como converter esses leads em negócios fechados.

Eles não fazem o acompanhamento corretamente.
Eles não criam impulso.
Eles não têm um sistema.
Eles esperam que os leads se fechem magicamente após a primeira chamada como se fosse 2018.

E quando isso não acontece, eles culpam a agência.

Então, neste artigo, vou mostrar exatamente como você pode corrigir a perda de clientes e aumentar a retenção para sua agência de geração de leads.

Este é um processo que alguns dos meus próprios clientes de agência elaboraram, e funciona incrivelmente bem porque elimina a principal fonte de perda de clientes:
decepção do cliente devido à “falta de resultados.”

Vamos cobrir:

• Por que a perda de clientes acontece em agências de geração de leads (a verdadeira razão)

• As únicas 2 soluções possíveis

• Um sistema feito-com-você que aumenta a retenção de forma incrível

• Um fluxo de trabalho de CRM passo-a-passo (implementação real)

• Como enviar automaticamente respostas positivas para os pipelines

• O método do “painel de execução diário” que obriga os clientes a vencer

Vamos lá.

O Maior Problema de Retenção em Agências de Geração de Leads

A maioria dos fundadores de agências está na mesma situação:

• Você gera respostas positivas

• Você agenda chamadas

• Você envia leads

E então... algumas semanas depois:

“Sim, os leads são uma porcaria.”

Mas quando você olha de maneira mais ampla, o que realmente está acontecendo é:

Clientes não sabem como lidar com os leads

Porque nem todo lead é fácil.

Muitos clientes pensam que a geração de leads funciona assim:

1. Resposta do lead

2. Chamada agendada

3. Negócio fechado instantaneamente

4. Dinheiro chega

Mas a vida real é mais parecida com:

1. Resposta do lead

2. Chamada agendada, mas o cliente não aparece

3. Você faz o acompanhamento

4. Faz o acompanhamento novamente

5. Faz o acompanhamento novamente

6. Lead aparece 2 semanas depois

7. Negócio fechado

Então os leads não são “ruins”.
O sistema de acompanhamento é ruim.

A verdade: a maioria dos clientes não tem impulso

Eles não sabem como:

• responder rápido o suficiente

• lidar com objeções

• seguir educadamente

• reengajar desistentes

• manter a consistência por semanas

E sem impulso, até mesmo bons leads morrem.

Então a retenção também morre.

Por que Isso Cria Perda de Clientes (Mesmo Se Seu Serviço For Bom)

Aqui está a questão principal:

Sua agência é julgada pelos resultados.
E os resultados dependem da conversão.

Mas a conversão depende do cliente.

Então, basicamente, você está preso neste sistema injusto onde:

• você gera valor

• mas o cliente destrói valor

• e então culpa você por isso

Se os clientes não estão convertendo:

• eles param de acreditar

• eles começam a duvidar

• eles cancelam

Mesmo se a qualidade dos seus leads for boa.

As Únicas 2 Soluções (E Por Que Uma É Terrível)

Se você quer corrigir a perda de clientes, há apenas duas soluções possíveis.

Solução #1: Você assume o negócio para eles

Significando:

• você gera leads

• você faz o acompanhamento por eles

• você fecha negócios por eles

Mas nesse ponto, você não está mais fazendo geração de leads.

Você está administrando a empresa deles.

Não é escalável.
Não é lucrativo.
E é um pesadelo.

Portanto, isso não é uma solução viável.

Solução #2 (A vencedora): Ensine-os a converter

Em vez de fazer tudo por eles, você faz um sistema feito-com-você.

Você os ensina a:

• fazer acompanhamento corretamente

• criar impulso

• lidar com leads de forma estruturada

• fechar negócios com consistência

E a melhor parte?

Isso cria retenção porque agora:

• os clientes veem resultados

• eles param de reclamar

• você se torna essencial

Isso também te dá:

• valor percebido mais alto

• posicionamento mais forte

• capacidade de cobrar mais

Isso pode ser:

✅ uma venda adicional
ou
✅ incluído diretamente em sua oferta (recomendado)

O Framework de Retenção “Feito-Com-Você”

Este é o framework.

Sua agência não apenas envia leads.

Sua agência constrói uma máquina de conversão para o cliente.

Essa máquina tem 4 camadas:

1) Um CRM para o cliente

2) Uma estrutura de pipeline limpa

3) Roteamento automatizado de leads (LinkedIn + e-mail frio)

4) Um sistema de execução diário (tarefas + acompanhamentos)

Vamos explicar.

O que Queremos Alcançar (O Objetivo Final)

Você quer um sistema com:

• Um espaço de trabalho por cliente

• Um pipeline adaptado para o negócio deles

• Leads empurrados automaticamente para os baldes de “respostas positivas”

• Tarefas diárias geradas automaticamente por IA

• Leads movidos automaticamente com base nas conversas

• Única tarefa do cliente = aparecer diariamente e executar

Isso é fundamental:

Clientes não precisam de motivação.

Eles precisam de um sistema que os force a vencer.

Configuração Passo-a-Passo (O Processo Completo)

Agora vou te mostrar como implementar isso passo a passo.

Vamos usar:

• Breakcold como o CRM

• Smartlead para e-mail frio como exemplo

• HeyReach para automação no LinkedIn como exemplo

E vamos fingir que temos um cliente chamado:

✅ Unblock (agência de SEO)

Passo 1: Crie um Espaço de Trabalho CRM para o Seu Cliente

Primeiro, vá ao Google e digite:

Breakcold

Então:

• clique em Experimente o Breakcold Gratuitamente

• registre-se

• e comece o onboarding como se fosse o cliente

Durante o onboarding, você fará:

• Nome do cliente

Exemplo: “Unblock”

• Tamanho da empresa

Selecione algo como “2 a 4 pessoas”

• Fonte de aquisição

Selecione “YouTube” (ou qualquer outra)

• Website

Se o cliente tiver um, insira-o.
Se não, pule. Sem problema.

Então, o Breakcold analisa automaticamente o negócio.

Passo 2: Descreva o Negócio do Cliente

Aqui está a estrutura:

Exemplo de descrição do negócio

“Unblock é uma agência de SEO que gera conteúdo B2B para startups e agências nos EUA e no Reino Unido.”

Depois descreva o processo de vendas.

E aqui você descreve SEU processo como agência:

“Nós geramos leads através do Smartlead (e-mail frio) e HeyReach (LinkedIn). Empurramos respostas positivas para o CRM, depois as convertemos em chamadas agendadas e negócios fechados.”

Então clique em finalizar.

Passo 3: Deixe o CRM Gerar Tudo Automaticamente

Breakcold criará:

• pipeline(s)

• listas

• tags

• status

• campos personalizados

E é adaptado para o negócio.

Assim, você não tem configuração de CRM chata para fazer manualmente.

Isso é enorme porque os fundadores de agências odeiam configuração.

Passo 4: Limpe o CRM (Foque Apenas no Pipeline de Vendas)

Quando estiver no espaço de trabalho:

Vá para:

Pipeline

Você verá que o CRM criou diferentes pipelines como:

• Pipeline de vendas

• Sucesso do cliente

• Parcerias

Para este sistema de retenção, foque em:

✅ Apenas no pipeline de vendas

Você pode excluir sucesso do cliente e parcerias por agora.

Construindo o Pipeline de Vendas Perfeito

Agora, alteramos os nomes dos estágios.

Isso é crítico porque obriga os clientes a um processo de conversão.

Estágios de pipeline recomendados

Estágio 1: Resposta positiva (E-mail frio)

Nomeie:

✅ Resposta Positiva - E-mail Frio

Este balde recebe respostas positivas do Smartlead.

Estágio 2: Resposta positiva (LinkedIn)

Nomeie:

✅ Resposta Positiva - LinkedIn

Este balde recebe respostas positivas do HeyReach.

Estágio 3: Conversa Iniciada

Nomeie:

✅ Conversa Iniciada

Este estágio = conversas reais.

Regra prática:

mova leads para cá apenas após pelo menos 2 respostas.

Estágio 4: Chamado Agendado

Nomeie:

✅ Chamado Agendado

Este estágio é acionado quando:

• Confirmação do Calendly acontece

• ou o lead agenda algo explicitamente

Estágio 5: Para Acompanhar

Nomeie:

✅ Acompanhar

Este estágio é onde o impulso acontece.

Importante:
O acompanhamento é onde os negócios são ganhos.

A maioria das pessoas não faz isso.

Estágio 6: Fechado como Ganho

✅ Fechado como Ganho

Estágio 7: Fechado como Perdido

✅ Fechado como Perdido

Passo 5: Convide Seu Cliente para o Espaço de Trabalho

Vá para:

Configurações → Membros

Convide seu cliente.

Quando seu cliente aceitar:

Diga para eles conectarem:

✅ o e-mail deles
✅ a conta do LinkedIn deles

Por quê?

Porque permite que o CRM agregue automaticamente:

• fluxos de e-mails

• fluxos do LinkedIn

• eventos do calendário

É assim que o CRM se torna “vivo.”

Passo 6: Crie o Sistema de Execução Diária (Painel de Visão)

É aqui que a retenção realmente se fortalece.

Porque os clientes param de ser caóticos.

Começam a ser consistentes.

Vá para:

Visão → Configurar Visão

Visão é o painel onde:

• tarefas são criadas automaticamente

• IA sugere mensagens

• clientes apenas executam diariamente

Escolha uma Personalidade de CRM (o truque)

Escolha uma das personalidades existentes ou crie a sua própria.

Meu método favorito:

Crie um “Agente Psicopata de Acompanhamento”

Sim, sério.

Porque seu objetivo é simples:

Nunca perca impulso com leads.

Configuração recomendada

• Frequência de acompanhamento: a cada 3 dias úteis

• Comprimento do e-mail: curto

• Regras: só criar tarefas quando já houver um fluxo de conversa existente

Isso é super importante:

Você está gerando leads a partir de e-mails frios + automação do LinkedIn.

Você empurra respostas positivas.

Então, realmente HÁ um fluxo de conversa.

A IA não deve criar tarefas para pessoas aleatórias sem conversa.

Exemplo de descrição de personalidade

Agente Psicopata de Acompanhamento

• faz acompanhamento a cada 3 dias úteis

• só cria tarefas quando há um fluxo de conversa existente

• adapta-se ao estilo de escrita do lead

• usa postagens sociais do lead em mensagens sugeridas

• prioriza o impulso sobre a perfeição

Em seguida, clique em gerar personalidade.

Agora selecione-o como seu agente padrão do CRM.

Passo 7: Automatize o Movimento de Leads no Pipeline

Agora configuramos as regras de movimentação de leads.

Vá para as configurações de automação.

Importante: desative o movimento automático da IA para estágios de resposta positiva

Porque sua agência move leads para lá manualmente via Zapier.

Configurar lógica de Conversa Iniciada

Regra:

Apenas mova leads para Conversa Iniciada quando houver pelo menos 2 respostas do lead.

Portanto, resposta positiva = 1 resposta
conversa iniciada = verdadeiro vai e vem

Configurar lógica de Chamado Agendado

Exemplo de regra:

Mova o lead para cá quando uma reunião for agendada no Calendly (ou similar).

Configurar lógica de estágio de Acompanhamento

Exemplo de regra:

Apenas coloque leads aqui se eles já tiveram uma chamada ou se ficaram em silêncio após uma conversa.

Fechado como Ganho / Perdido

Direto ao ponto.

Replicando para Cada Cliente (Escalando a Agência)

Depois de fazer isso uma vez:

Você pode replicar para cada cliente.

Você cria um novo espaço de trabalho por cliente.

Assim, sua agência se torna uma máquina de múltiplos espaços de trabalho.

Isso é o que você deseja:

• um modelo de fluxo de trabalho

• clonado para todos os clientes

• alta retenção

• oferta de alto valor

Passo 8: Empurre Respostas Positivas do Smartlead para o CRM

Agora conectamos o Smartlead.

No Smartlead:

• Vá para Webhooks

• Crie webhook

• Gatilho: atualização de categoria de lead

Você deseja:

Quando você marca um lead como “Interessado” → envie para o CRM

Workflow do Zapier (Smartlead → Breakcold)

1. Gatilho: Capturar Gancho

2. Ação: Breakcold → Criar/Atualizar Lead

3. Atribuir lista: pipeline de Vendas

4. Atribuir estágio: Resposta Positiva - E-mail Frio

Teste.

Concluído.

Agora cada resposta positiva vai para o CRM automaticamente.

Passo 9: Empurre Respostas Positivas do LinkedIn do HeyReach para o CRM

No HeyReach:

• vá para integrações

• webhooks

• crie webhook

• tipo de evento: primeira resposta de mensagem recebida

Agora construa o Zapier novamente:

1. Gatilho: Capturar Gancho

2. Ação: Breakcold → Criar/Atualizar Lead

3. Atribuir lista: pipeline de Vendas

4. Atribuir estágio: Resposta Positiva - LinkedIn

Teste.

Concluído.

Agora as respostas do LinkedIn também entram no CRM.

Como Parece Quando Está Funcionando (Fluxo de Trabalho Diário)

Agora imagine que você tem um espaço de trabalho cheio de leads.

Isso é o que acontece diariamente:

Cliente abre o painel de Visão

As tarefas já estão esperando.

Sem pensar.

Sem adivinhar.

Sem procrastinação.

Eles clicam nas tarefas e recebem:

• acesso direto ao fluxo de e-mails ou ao fluxo do LinkedIn

• plano de ação da IA

• mensagem sugerida

• lembretes de acompanhamento

Eles apenas executam.

Enquanto isso, o CRM faz o resto

• detecta conversas

• detecta chamadas agendadas

• move leads automaticamente

• atualiza as análises automaticamente

• 
  

  

Então o pipeline permanece limpo.

As estatísticas permanecem limpas.

E o cliente sente que:

“Uau, este sistema realmente funciona.”

E adivinhe?

Isso faz com que eles fiquem mais tempo.

Por que Isso Funciona Tão Bem (Explicação da Retenção)

Agora o sistema está configurado.

E agora seu cliente tem:

• um espaço de trabalho CRM adaptado ao negócio deles

• um pipeline limpo

• leads empurrados automaticamente

• tarefas geradas automaticamente

• leads movidos automaticamente

• análises sempre atualizadas

Então o que o cliente precisa fazer?

Apenas uma tarefa:

✅ aparecer diariamente
✅ executar tarefas
✅ fazer acompanhamento
✅ fechar negócios

Isso elimina desculpas.

E a retenção aumenta muito.

Venda Alternativa: Venda um Serviço de Assistente Virtual de Acompanhamento

Se você quiser uma jogada de retenção ainda mais fácil:

Em vez de ensinar o cliente a fazer o acompanhamento…

Você vende:

✅ um assistente virtual
✅ serviços de acompanhamento
✅ gestão de compromissos

Assim:

• O assistente virtual lida com respostas + acompanhamentos

• o cliente apenas fecha chamadas

Essa é uma venda fácil e pode melhorar massivamente a retenção.

Conclusão

A maioria das agências de geração de leads perde clientes não porque os leads são ruins...

Mas porque os clientes não sabem o que fazer com eles.

Então sua estratégia de retenção é simples:

Não apenas gere leads.

Construa um sistema que converte.

O fluxo de trabalho é assim:

1. Espaço de trabalho CRM por cliente

2. Pipeline limpo

3. Empurre respostas positivas automaticamente

4. Painel de criação de tarefas automáticas

5. Leads movidos automaticamente

6. Cliente executa diariamente

7. Os resultados aumentam

8. A retenção aumenta

É isso.

Se você implementar isso, sua agência se tornará mais do que uma agência.

Ela se tornará uma provedora de sistemas de receita.

E é assim que você ganha a longo prazo.