A maioria das pessoas tem um CRM… mas não sabe como configurá-lo corretamente.

Como eu sei? Porque estou administrando meu CRM de vendas Breakcold há mais de dois anos e já encontrei centenas de possíveis clientes usando seus CRMs de forma completamente errada.

Então, neste artigo, vou ensinar você a fazer uma configuração adequada de CRM, para que você finalmente possa aproveitar todo o potencial do seu CRM.

E a melhor parte é: isso funciona para qualquer CRM.

No final, seu CRM finalmente trabalhará a seu favor, e não contra você.

O Erro Número 1 na Configuração de CRM: Listas Demais no CRM

Ok pessoal, o primeiro grande problema que vejo na configuração de CRM é este:

As pessoas criam listas demais no CRM.

Basicamente, tentam fazer uma lista para tudo.

• uma lista para leads inadequados

• uma lista para respostas positivas da ferramenta de email frio

• uma lista para follow-ups

• uma lista para “talvez mais tarde”

• uma lista para “leads mornos mas não realmente”

• e a lista continua…

Já vi prospects (e até mesmo clientes às vezes) com 20+ listas.

E honestamente: não faz sentido.

Isso complica demais seu CRM, dificulta encontrar qualquer coisa e, no final… você para de usar o CRM adequadamente.

O que você deve fazer em vez disso (em QUALQUER CRM)

O objetivo da configuração do seu CRM é limitar o número de listas, pois há maneiras muito melhores de organizar e diferenciar leads dentro do seu CRM.

Independentemente do negócio que você tem, sempre há apenas quatro categorias principais de relacionamentos:

• Clientes

• Prospects

• Parcerias

• Rede / Pessoas

  

É isso.

Essas são as únicas listas que você precisa.

Sim, você pode ajustar um pouco:

• talvez adicione mais uma lista

• talvez remova uma

Mas, no geral, essa estrutura funciona para basicamente qualquer negócio.

E não há nenhum motivo real para ter mais listas… exceto em casos raros.

Use Pipelines para Construir as Jornadas de Cliente Certas

Agora aqui é onde isso se torna poderoso.

Em vez de usar listas para descrever tudo, você mantém as listas simples… e depois constrói uma jornada dedicada dentro de cada lista.

Exemplo de pipeline de cliente

Dentro da sua lista de Clientes, você poderia ter um pipeline como:

1. Chamada de onboarding

2. Primeira chamada de check-in

3. Pedido de referência

4. Pedido de estudo de caso

Este é um pipeline de jornada do cliente.

Exemplo de pipeline de prospects

Na sua lista de Prospects, você terá um pipeline totalmente diferente. Por exemplo:

• Ligação agendada

• Conversa iniciada

• Não respondeu

• Follow-up

• Fechado ganho / Fechado perdido

É aqui que você deve gerenciar o progresso.

Então basicamente: pipelines devem fazer o trabalho pesado, não as listas.

E uma vez que você configura isso, evita o problema de “listas demais” para sempre.

Tags: Use-as para UMA Coisa Apenas

Agora as pessoas me perguntam:

“Ok, mas como eu diferencio entre startups, agências, empresas, tamanho da empresa, etc.?”

E é aqui que a maioria das pessoas bagunça a configuração do CRM.

Elas usam tags para tudo.

E isso é o pior.

Para que as tags devem ser usadas

As tags são ótimas para diferenciar entre tipos de empresas.

Por exemplo:

• Agência

• Startup

• Scale-up

Mas as tags NÃO deviam ser usadas para coisas como:

• reunião agendada

• para seguir

• precisa de resposta

• aguardando resposta

Porque esses não são “tags”.

Esses são estágios de pipeline.

Se alguém agendou uma reunião, deveria ser um estágio do pipeline como:

• Reunião agendada

Não uma tag.

Regra das tags no CRM

Você quer usar tags para uma única categoria:

• Ou tipo de empresa (agência/startup/etc.)

• Ou tamanho da empresa (1-10, 11-50, etc.)

• Ou uma outra categoria principal que importa muito para o seu negócio

Mas não misture tudo.

Porque depois disso, você acaba com 50 tags e seu CRM se torna novamente incontrolável.

Menos é mais.

Campos Personalizados: A Arma Secreta da Configuração de CRM

Se várias coisas forem importantes para o seu negócio (e geralmente são), então você não deve criar mais listas, e nem encher de tags.

Em vez disso, você deve usar campos personalizados (também chamados de atributos personalizados dependendo do CRM).

Por que os campos personalizados são importantes

Se você abrir um lead em praticamente qualquer CRM, verá campos padrão como:

• Nome

• Email

• Empresa

• etc.

Mas você também pode adicionar campos personalizados e, mais importante:

Todos esses campos são filtráveis.

Então você pode filtrar leads super rápido, sem criar listas desordenadas.

Exemplo de um campo personalizado útil

Se você tem um negócio de assinatura mensal recorrente, pode criar um campo como:

• Data de início da assinatura

Tipo: data

E agora você pode filtrar e ordenar clientes com base nisso.

Como configurá-lo

Na maioria dos CRMs, vá para:

Configurações → Atributos / Campos Personalizados → Criar Campo

E então você escolhe:

• texto

• data

• número

• drop-down

Essa parte é o que faz seu CRM realmente corresponder ao seu negócio.

Assim, a configuração do seu CRM se torna personalizada, sem quebrar sua organização.

Integrações: O CRM Deve Ser Sua Única Fonte de Verdade

O último ponto chave para uma configuração correta de CRM são as integrações.

Seu CRM deve ser sua única fonte de verdade.

Mas se ele não se integrar com seu stack, você lidará constantemente com dados ausentes, copiar/colar manual, ferramentas desconectadas… e novamente parará de usar o CRM corretamente.

Com o que seu CRM deve se integrar

Você quer:

• integrações nativas com suas ferramentas

• fortes integrações de dados (enriquecimento de email + telefone, LinkedIn e outras redes sociais)

• sincronização de reunião (calendário)

E idealmente também uma integração com anotador com IA, para que suas reuniões sejam auto-sincronizadas no CRM com:

• resumo

• transcrição

• link de gravação

Este é o setup dos sonhos porque seu CRM se torna vivo automaticamente.

Recapitulação da Configuração de CRM (Faça Isso e Você Superará 90% das Pessoas)

Para resumir, uma configuração de CRM adequada é assim:

1. Afine sua organização de listas

   • Manter listas mínimas (clientes, prospects, parcerias, rede)

2. Organize seus pipelines

   • Pipelines definem a jornada, não as listas

3. Use tags corretamente

   • UMA categoria apenas (tipo de empresa OU tamanho da empresa)

4. Use campos personalizados para todo o resto

   • Faça seu CRM corresponder ao seu negócio, sem caos

5. Pense bem sobre integrações

   • Seu CRM deve se conectar a todo o seu stack tecnológico

Se você fizer isso, já estará acima de 90% das pessoas no que diz respeito a usar um CRM adequadamente.

Porque a maioria das pessoas não faz ideia de como devem estruturar o CRM.