Hvordan kontakte en professor via e-post?
Å kommunisere med en professor via e-post kan være en skremmende oppgave for mange studenter. Det er en formell kommunikasjonsmåte som krever et visst nivå av etikette og respekt. Denne guiden vil lede deg gjennom prosessen med å lage en profesjonell og respektfull e-post til en professor.
Forstå viktigheten av profesjonalitet
Før du dykker inn i detaljene om å skrive en e-post, er det avgjørende å forstå hvorfor profesjonalitet er viktig. Når du er i en universitets- eller høyskolesetting, er du ikke bare en student – du er en voksen. Professorer forventer at du kommuniserer på en moden og respektfull måte. Dette er en ferdighet som vil tjene deg godt i din fremtidige karriere.
I tillegg er professorer travle individer. De har flere klasser de skal undervise, forskning de skal gjennomføre og oppgaver de skal rette. En velskreven, profesjonell e-post viser at du respekterer tiden og ansvaret deres.
Forberede seg på å skrive e-posten
Før du begynner å skrive e-posten, samle all nødvendig informasjon. Dette inkluderer professorens riktige e-postadresse, riktig hilsen og en klar forståelse av hva du ønsker å kommunisere. Det er også nyttig å ha en klar emnelinje i tankene.
Husk at professorer ofte har hundrevis av studenter. Gjør det enkelt for dem å forstå hvem du er og hva du trenger fra starten av. Dette vil øke sjansene for å få et raskt og nyttig svar.
Få professorens e-postadresse
De fleste universiteter og høyskoler har kataloger på sine nettsider hvor du kan finne e-postadressene til fakultetsmedlemmer. Hvis du ikke finner det der, sjekk pensumet. Professorer inkluderer ofte kontaktdetaljene sine der.
Hvis alt annet mislykkes, spør. Det er ingen skam i å spørre en professor eller en læringsassistent om professorens e-postadresse. De vil sette pris på ditt initiativ til å finne den riktige informasjonen.
Velge riktig hilsen
Hilsenen setter tonen for resten av e-posten. Det er viktig å finne riktig balanse mellom formalitet og vennlighet. "Kjære professor [Etternavn]" er et trygt og respektfullt valg. Hvis du vet at professoren foretrekker en annen tittel (som Dr. eller Professor Emeritus), bruk det i stedet.
Unngå å bruke fornavn med mindre professoren uttrykkelig har bedt deg om å gjøre det. Dette kan fremstå som for uformelt og respektløst.
Formulere en klar emnelinje
Emnelinjen er det første professoren ser, så la den telle. Den bør være konsis, spesifikk og relevant for innholdet i e-posten. For eksempel, "Spørsmål om oppgaven som forfaller den [Dato]" er mye mer effektivt enn "Hjelp!"
En god emnelinje hjelper professoren å forstå hastigheten og relevansen av e-posten din. Det gjør det også lettere for dem å finne e-posten senere hvis de trenger å se tilbake på den.
Skrive e-posten
Nå som du er klar, er det på tide å skrive e-posten. Hold den kortfattet, høflig og profesjonell. Husk å introdusere deg selv, si hensikten din, og slutt med en respektfull avslutning.
Husk at dette ikke er en tekstmelding eller et sosiale medier-innlegg. Unngå å bruke slang, forkortelser og emojis. Bruk hele setninger, riktig grammatikk og korrekt tegnsetting.
Introdusere deg selv
Start e-posten med å introdusere deg selv. Inkluder ditt fulle navn, kurset du tar med professoren, og annen relevant informasjon. Dette hjelper professoren å plassere deg i kontekst.
For eksempel kan du starte med "Mitt navn er [Ditt Navn], og jeg er i deres [Kursnavn]-klasse på [Dag og Tid]."
Angi hensikten din
Etter å ha introdusert deg selv, gå rett på sak. Angi klart grunnen til e-posten din. Enten du har et spørsmål om en oppgave, en bekymring om en karakter, eller en forespørsel om kontortimer, må du sørge for at det er klart og konsist.
Husk å være respektfull og forståelsesfull overfor professorens tid. Unngå å stille krav eller høres ut som du føler deg berettiget. Formuler i stedet forespørselen din på en høflig måte og vis takknemlighet for hjelpen deres.
Avslutte e-posten
Avslutt e-posten med en høflig avslutning, etterfulgt av ditt fulle navn. "Takk," "Med vennlig hilsen," eller "Herved" er alle gode valg. Dette gir et positivt sluttinntrykk.
Før du trykker send, dobbeltsjekk e-posten for skrivefeil eller feil. En velskreven e-post uten feil viser at du har lagt ned innsats og omsorg i kommunikasjonen din.
Følge opp
Hvis du ikke mottar noe svar innen rimelig tid (vanligvis noen dager til en uke), er det passende å sende en høflig oppfølgings-e-post. Gjenta den opprinnelige forespørselen din og uttrykk din iver etter å høre tilbake.
Husk at tålmodighet er nøkkelen. Professorer er travle, og det kan ta dem litt tid å svare. Men hvis du har fulgt retningslinjene i denne guiden, har du gjort alt du kan for å sikre en positiv og produktiv kommunikasjon.
