La maggior parte delle persone ha un CRM... ma in realtà non sa come configurarlo.

Come faccio a saperlo? Perché gestisco il mio CRM di vendita Breakcold da più di due anni e mi sono imbattuto in centinaia di prospetti che utilizzano il loro CRM completamente in modo errato.

Quindi, in questo articolo, ti insegnerò come fare una corretta configurazione del CRM, in modo che tu possa finalmente sfruttare al massimo il tuo CRM.

E la parte migliore è: questo funziona per qualsiasi CRM.

Alla fine, il tuo CRM lavorerà finalmente per te, non contro di te.

L'Errore numero 1 nella Configurazione del CRM: Troppi Elenchi CRM

Bene ragazzi, il primo grande problema che vedo nella configurazione del CRM è questo:

Le persone creano troppi elenchi CRM.

Fondamentalmente, cercano di creare un elenco per tutto.

• un elenco per i leads non adatti

• un elenco per le risposte positive dal loro strumento di email fredda

• un elenco per i seguiti

• un elenco per "forse più tardi"

• un elenco per "leads caldi ma non troppo"

• e così via...

Ho visto prospetti (e talvolta anche clienti) con 20+ elenchi.

E onestamente: non ha senso.

Complica il tuo CRM, rende difficile trovare qualsiasi cosa, e alla fine... smetti di usare correttamente il CRM.

Cosa dovresti fare invece (in QUALSIASI CRM)

L'obiettivo della tua configurazione del CRM è limitare il numero di elenchi, perché ci sono modi migliori per organizzare e differenziare i leads all'interno del tuo CRM.

Non importa quale attività tu abbia, ci sono sempre solo quattro categorie principali di relazioni:

• Clienti

• Prospetti

• Partnership

• Rete / Colleghi

  

Questo è tutto.

Questi sono gli unici elenchi di cui hai bisogno.

Sì, puoi modificare questo un po':

• forse aggiungi un altro elenco

• forse ne togli uno

Ma in generale, questa struttura funziona per praticamente ogni attività.

E non c'è davvero motivo per avere più elenchi... tranne in casi rari.

Usa i Pipeline per Costruire i Giusti Percorsi del Cliente

Ora qui è dove diventa potente.

Invece di usare gli elenchi per descrivere tutto, mantieni gli elenchi semplici... e poi costruisci un percorso dedicato all'interno di ogni elenco.

Esempio di pipeline cliente

All'interno del tuo elenco Clienti, potresti avere un pipeline come:

1. Chiamata di onboard

2. Prima chiamata di check-in

3. Richiesta di referenza

4. Richiesta di studio di caso

Questo è un percorso di journey del cliente.

Esempio di pipeline prospetti

All'interno del tuo elenco Prospetti, avrai un pipeline completamente diverso. Per esempio:

• Chiamata prenotata

• Conversazione iniziata

• Sparito

• Follow-up

• Chiuso vinto / Chiuso perso

Qui è dove dovresti gestire i progressi.

Quindi, fondamentalmente: i pipeline dovrebbero fare il lavoro pesante, non gli elenchi.

E una volta configurato questo, eviti il problema dei "troppi elenchi" per sempre.

Tag: Usali per una Cosa Sola

Ora le persone mi chiedono:

"Ok, ma come differenziare tra startup, agenzie, aziende, dimensione dell'azienda, ecc.?"

E qui è dove la maggior parte delle persone rovina la configurazione del loro CRM.

Usano tag per tutto.

E questo è il peggio.

Cosa dovrebbero essere i tag

I tag sono fantastici per differenziare tra tipi di aziende.

Per esempio:

• Agenzia

• Startup

• Scale-up

Ma i tag non dovrebbero essere utilizzati per cose come:

• riunione prenotata

• da seguire

• necessita risposta

• in attesa di risposta

Perché quelli non sono "tag".

Quelli sono fasi del pipeline.

Se qualcuno ha prenotato una riunione, dovrebbe essere una fase del pipeline come:

• Riunione prenotata

Non un tag.

Regola per i tag del tuo CRM

Vuoi usare i tag per una sola categoria:

• O tipo di azienda (agenzia/startup/etc.)

• O dimensione dell'azienda (1-10, 11-50, ecc.)

• O un'altra categoria principale che importa molto al tuo business

Ma non mescolare tutto.

Perché una volta che fai questo, finisci con 50 tag, e il tuo CRM diventa di nuovo ingestibile.

Meno è meglio.

Campi Personalizzati: Il Baluardo Segreto della Configurazione del CRM

Se molte cose sono importanti per la tua attività (e di solito lo sono), allora non dovresti creare più elenchi e non dovresti nemmeno sovraccaricare i tag.

Invece, dovresti usare campi personalizzati (anche chiamati attributi personalizzati a seconda del CRM).

Perché i campi personalizzati sono importanti

Se apri un lead in praticamente qualsiasi CRM, vedrai campi di default come:

• Nome

• Email

• Azienda

• ecc.

Ma puoi anche aggiungere campi personalizzati, e soprattutto:

Tutti questi campi sono filtrabili.

Quindi puoi filtrare i lead molto velocemente, senza creare elenchi disordinati.

Esempio di un campo personalizzato utile

Se hai un'attività di sottoscrizioni ricorrenti mensili, puoi creare un campo come:

• Data di inizio abbonamento

Tipo: data

E ora puoi filtrare e ordinare i clienti in base ad esso.

Come configurarlo

In la maggior parte dei CRM, vai a:

Impostazioni → Attributi / Campi Personalizzati → Crea Campo

E poi scegli:

• testo

• data

• numero

• menu a tendina

Questa parte è ciò che fa sì che il tuo CRM corrisponda veramente alla tua attività.

Quindi, la configurazione del tuo CRM diventa personalizzata, senza interrompere la tua organizzazione.

Integrazioni: Il CRM Deve Essere la Tua Unica Fonte di Verità

L'ultimo punto chiave per una corretta configurazione del CRM è integrazioni.

Il tuo CRM dovrebbe essere la tua unica fonte di verità.

Ma se non si integra con il tuo stack, dovrai costantemente affrontare dati mancanti, copia/incolla manuale, strumenti disconnessi... e di nuovo smetterai di usare correttamente il CRM.

Cos'è ciò con cui il tuo CRM dovrebbe integrarsi

Vuoi:

• integrazioni native con i tuoi strumenti

• forti integrazioni di dati (email + arricchimento telefonico, LinkedIn & altri social)

• sincronizzazione delle riunioni (calendario)

E idealmente anche un'integrazione AI note-taker, così le tue riunioni vengono automaticamente sincronizzate nel CRM con:

• sommario

• trascrizione

• link alla registrazione

Questa è la configurazione ideale perché il tuo CRM diventa vivo automaticamente.

Riepilogo della Configurazione del CRM (Fai Questo e Superi il 90% delle Persone)

Per riassumere, una corretta configurazione del crm appare così:

1. Organizza correttamente i tuoi elenchi

   • Mantieni gli elenchi minimi (clienti, prospetti, partnership, rete)

2. Organizza i tuoi pipeline

   • I pipeline definiscono il percorso, non gli elenchi

3. Usa correttamente i tag

   • UNA sola categoria (tipo di azienda O dimensione aziendale)

4. Usa campi personalizzati per tutto il resto

   • Fai in modo che il tuo CRM corrisponda al tuo business, senza caos

5. Rifletti attentamente sulle integrazioni

   • Il tuo CRM deve collegarsi a tutta la tua tecnologia

Se fai questo, sarai già al di sopra del 90% delle persone quando si tratta di utilizzare correttamente un CRM.

Perché la maggior parte delle persone non ha idea di come dovrebbero strutturare il loro CRM.