De flesta har ett CRM… men de vet faktiskt inte hur man ställer in det.

Hur vet jag? För jag har drivit mitt försäljnings-CRM Breakcold i över två år nu, och jag har stött på hundratals av prospekts som använder sitt CRM helt fel.

Så i den här artikeln ska jag lära dig hur du gör en riktig CRM-inställning, så att du äntligen kan utnyttja ditt CRM till dess fulla potential.

Och det bästa är: detta fungerar för alla CRM.

I slutet kommer ditt CRM äntligen att fungera för dig, inte mot dig.

CRM-inställningsmisstag nummer 1: För många CRM-listor

Okej, killar, det första stora problemet jag ser i CRM-inställning är detta:

Människor skapar alldeles för många CRM-listor.

I princip, de försöker skapa en lista för allt.

• en lista för leads som inte passar

• en lista för positiva svar från deras kalla e-postverktyg

• en lista för uppföljningar

• en lista för “kanske senare”

• en lista för “varma leads men inte riktigt”

• och listan fortsätter…

Jag har sett prospekts (och till och med kunder ibland) med 20+ listor.

Och ärligt: det är vettlöst.

Det komplicerar ditt CRM överdrivet mycket, gör det svårt att hitta något, och i slutändan… slutar du använda CRM korrekt.

Vad du borde göra istället (i ALLA CRM)

Målet med din CRM-inställning är att begränsa antalet listor, eftersom det finns betydligt bättre sätt att organisera och differentiera leads i ditt CRM.

Oavsett vilken affär du har, finns det alltid endast fyra huvudkategorier av relationer:

• Kunder

• Prospekts

• Partnerskap

• Nätverk / Kollegor

  

Det är allt.

Detta är de enda listorna du behöver.

Ja, du kan justera detta lite:

• kanske lägger du till en mer lista

• kanske tar du bort en

Men totalt sett fungerar denna struktur för i princip alla affärer.

Och det finns ingen verklig anledning att ha fler listor… förutom i sällsynta fall.

Använd pipelines för att bygga rätt kundresor

Nu här är där det blir kraftfullt.

Istället för att använda listor för att beskriva allt, håller du listor enkla… och sedan bygger du en dedikerad resa inom varje lista.

Exempel på kundpipeline

Inom din Kunder lista, kan du ha en pipeline som:

1. Onboarding samtal

2. Första incheckningssamtal

3. Frågan om rekommendation

4. Begäran om fallstudie

Detta är en kundresans pipeline.

Exempel på prospektpipeline

Inom din Prospekts lista, kommer du ha en helt annan pipeline. Till exempel:

• Samtal bokat

• Konversation startad

• Spökat

• Uppföljning

• Stängd vunnen / Stängd förlorad

Detta är där du bör hantera framsteg.

Så i princip: pipelines bör göra det tunga arbetet, inte listor.

Och när du har ställt in detta, slipper du för alltid problemet med ”för många listor”.

Taggar: Använd dem för EN sak endast

Nu frågar folk mig:

“Okej, men hur skiljer jag på startups, byråer, företag, företagets storlek, etc.?”

Och det här är där de flesta förstör deras CRM-inställning.

De använder taggar för allt.

Och det är det värsta.

Vad taggar borde användas för

Taggar är bra för att skilja mellan typer av företag.

Till exempel:

• Byrå

• Startup

• Scale-up

Men taggar borde INTE användas för saker som:

• möte bokat

• att följa upp

• behöver svar

• väntar på svar

För de är inte “taggar”.

De är pipeline-stadier.

Om någon bokade ett möte, borde det vara ett pipeline-stadium som:

• Möte bokat

Inte en tagg.

Din CRM-tagsregel

Du vill använda taggar för en kategori endast:

• Antingen företagstyp (byrå/startup/etc.)

• Eller företagets storlek (1-10, 11-50, etc.)

• Eller en annan stor kategori som betyder mycket för ditt företag

Men blanda inte allt.

För när du gör det, hamnar du med 50 taggar, och ditt CRM blir svårt att hantera igen.

Mindre är mer.

Specialfält: CRM-inställningens hemliga vapen

Om flera saker är viktiga för ditt företag (och oftast är de det), då borde du inte skapa fler listor, och du borde inte spamma taggar heller.

Istället borde du använda specialfält (kallas även specialattribut beroende på CRM).

Varför specialfält är viktiga

Om du öppnar ett lead i princip vilket som helst CRM, kommer du att se standardfält som:

• Namn

• E-post

• Företag

• etc.

Men du kan också lägga till anpassade, och viktigast av allt:

Alla dessa fält är filtrerbara.

Så du kan filtrera leads super snabbt, utan att skapa röriga listor.

Exempel på ett användbart specialfält

Om du har en månatlig återkommande prenumerationstjänst, kan du skapa ett fält som:

• Startdatum för prenumeration

Typ: datum

Och nu kan du filtrera och sortera kunder baserat på det.

Hur man ställer in det

I de flesta CRM, går du till:

Inställningar → Attribut / Specialfält → Skapa fält

Och sedan väljer du:

• text

• datum

• nummer

• dropdown

Den här delen är vad som gör att ditt CRM verkligen matchar ditt företag.

Så att din CRM-inställning blir personligt anpassad, utan att bryta din organisation.

Integrationer: CRM Måste Vara Din Enda Källan till Sanning

Den sista viktiga punkten för en korrekt CRM-inställning är integrationer.

Ditt CRM bör vara din enda sanningskällan.

Men om det inte integrerar med din stack, kommer du ständigt att hantera saknade data, manuell kopiering/klistring, frånkopplade verktyg… och återigen kommer du att sluta använda CRM korrekt.

Vad ditt CRM borde integrera med

Du vill ha:

• infödda integrationer med dina verktyg

• starka dataintegrationer (e-post + telefonberikning, LinkedIn & andra sociala medier)

• mötes synkronisering (kalender)

Och helst även en integration med AI anteckningsverktyg, så att dina möten automatiskt synkroniseras till CRM med:

• sammanfattning

• utskrift

• inspelningslänk

Detta är drömuppsättningen eftersom ditt CRM blir levande automatiskt.

CRM Inställning Recap (Gör Detta och Du Slår 90% av Människorna)

För att sammanfatta, ser en riktig crm-inställning ut så här:

1. Spika din listaorganisation

   • Behåll listor minimala (kunder, prospekts, partnerskap, nätverk)

2. Organisera dina pipelines

   • Pipelines definierar resan, inte listorna

3. Använd taggar korrekt

   • EN kategori endast (företagstyp ELLER företagets storlek)

4. Använd specialfält för allt annat

   • Gör att ditt CRM matchar ditt företag, utan kaos

5. Tänk noga på integrationer

   • Ditt CRM måste anslutas till din fulla teknologiska stack

Om du gör detta, kommer du redan att vara över 90% av människor när det gäller att använda CRM-korrekt.

För de flesta har ingen aning om hur de borde strukturera sitt CRM.