Hur man skickar ett e-postmeddelande till en professor?

Att kommunicera med en professor via e-post kan vara en skrämmande uppgift för många studenter. Det är ett formellt sätt att kommunicera som kräver en viss nivå av etikett och respekt. Denna guide kommer att föra dig genom processen att skapa ett professionellt och respektfullt e-postmeddelande till en professor.

Förstå vikten av professionalism

Innan du dyker ner i detaljerna om att skriva ett e-postmeddelande är det viktigt att förstå varför professionalism är viktig. När du befinner dig i en universitets- eller högskolemiljö är du inte bara en student – du är en vuxen. Professorer förväntar sig att du kommunicerar på ett moget och respektfullt sätt. Det här är en färdighet som kommer att tjäna dig väl i din framtida karriär.

Dessutom är professorer upptagna individer. De har flera klasser att undervisa, forskning att bedriva och uppsatser att bedöma. Ett välformulerat, professionellt e-postmeddelande visar att du respekterar deras tid och ansvar.

Förbereda sig för att skriva e-postmeddelandet

Innan du börjar skriva e-postmeddelandet, samla all nödvändig information. Detta inkluderar professorens korrekta e-postadress, rätt hälsningsfras och en tydlig förståelse av vad du vill kommunicera. Det är också bra att ha en tydlig ämnesrad i åtanke.

Kom ihåg att professorer ofta har hundratals studenter. Gör det enkelt för dem att förstå vem du är och vad du behöver redan från början. Detta ökar chansen att få ett snabbt och hjälpsamt svar.

Få professorens e-postadress

De flesta universitet och högskolor har kataloger på sina webbplatser där du kan hitta e-postadresser till fakultetsmedlemmar. Om du inte kan hitta det där, kolla syllabusen. Professorer inkluderar ofta sin kontaktinformation där.

Om allt annat misslyckas, fråga. Det skadar inte att fråga en professor eller en lärareassistent om professorens e-postadress. De kommer att uppskatta din initiativförmåga att söka den korrekta informationen.

Välja rätt hälsningsfras

Hälsningsfrasen sätter tonen för resten av e-postmeddelandet. Det är viktigt att hitta rätt balans mellan formalitet och vänlighet. "Kära professor [Efternamn]" är ett säkert och respektfullt val. Om du vet att professorn föredrar en annan titel (som Dr. eller Professor Emeritus), använd det istället.

Undvik att använda förnamn om inte professorn uttryckligen har bett dig att göra det. Detta kan framstå som överdrivet informellt och respektlöst.

Formulera en tydlig ämnesrad

Ämnesraden är det första professoren kommer att se, så gör det värt. Den bör vara kortfattad, specifik och relevant för innehållet i e-postmeddelandet. Till exempel, "Fråga angående uppgift som förfaller den [Datum]" är mycket mer effektivt än "Hjälp!"

En bra ämnesrad hjälper professorn att förstå brådskan och relevansen av ditt e-postmeddelande. Det gör det också enklare för dem att hitta ditt e-postmeddelande senare om de behöver hänvisa tillbaka till det.

skriva e-postmeddelandet

Nu när du är förberedd är det dags att skriva e-postmeddelandet. Håll det kortfattat, artigt och professionellt. Se till att introducera dig själv, ange ditt syfte och avsluta med en respektfull avslutning.

Kom ihåg, detta är inte ett textmeddelande eller ett inlägg på sociala medier. Undvik att använda slang, förkortningar och emojis. Använd hela meningar, korrekt grammatik och rätt interpunktion.

Introducera dig själv

Börja e-postmeddelandet med att introducera dig själv. Inkludera ditt fullständiga namn, kursen du går med professorn, och annan relevant information. Detta hjälper professorn att placera dig i sammanhang.

Till exempel, du kan börja med "Mitt namn är [Ditt namn], och jag är i din [Kursens namn]-klass på [Dag och tid]."

Ange ditt syfte

Efter att ha introducerat dig själv, gå rakt på sak. Ange tydligt anledningen till ditt e-postmeddelande. Oavsett om du har en fråga om en uppgift, en oro över ett betyg eller en begäran om kontorstid, se till att det är klart och kortfattat.

Kom ihåg att vara respektfull och förstå professorens tid. Undvik att ställa krav eller låta krävande. Istället, formulera dina förfrågningar artigt och visa uppskattning för deras hjälp.

Avslutning av e-postmeddelandet

Avsluta e-postmeddelandet med en artig avslutning, följt av ditt fullständiga namn. "Tack," "Bästa hälsningar," eller "Med vänliga hälsningar" är alla bra val. Detta lämnar ett positivt slutintryck.

Innan du trycker på skicka, dubbelkolla e-postmeddelandet för eventuella stavfel eller fel. Ett välskrivet, felfritt e-postmeddelande visar att du har lagt tid och engagemang i din kommunikation.

Följa upp

Om du inte får svar inom rimlig tid (vanligtvis några dagar till en vecka) är det lämpligt att skicka ett artigt uppföljande e-postmeddelande. Återställ din ursprungliga begäran och uttryck din iver att höra tillbaka.

Kom ihåg, tålamod är viktigt. Professorer är upptagna, och det kan ta tid för dem att svara. Men om du har följt riktlinjerna i denna guide har du gjort allt du kan för att säkerställa en positiv och produktiv kommunikation.