Servindo como o centro de dados dos clientes, simplificando operações e possibilitando relacionamentos mais fortes, os sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) têm sido o motor dos negócios por décadas. Com a demanda e popularidade crescendo, empresas em todo lugar já possuem um CRM em funcionamento — ou estão procurando implementar um.

Agora, é necessário dizer: mesmo que os CRMs possam ser um grande ativo, os negócios que mais se beneficiam são aqueles que saber usar eles realmente – BEM.

Se você está achando que seu CRM está te dando mais trabalho do que você dá a ele, não se preocupe — você não está sozinho. E coincidentemente, você está com sorte. 🍀

Hoje, estamos nos aprofundando em dicas e truques respaldados pela indústria para ajudá-lo a passar de Breakcold para equilibrar contas 😉 com 12 dicas essenciais para usuários de CRM.

Os Custos de uma Má Gestão de CRM ⛔

Sabemos dos benefícios intermináveis que um CRM pode trazer para qualquer negócio — quando bem administrado. No entanto, quando mal administrado, os resultados podem ser desastrosamente caros. Má higiene de dados e integrações desorganizadas certamente atrapalharão o cultivo de leads.

Pode começar com perder algumas vitórias fáceis, mas antes que você perceba, clientes de longa data param de atender suas ligações ou até ignoram suas mensagens. Claro, esses podem parecer problemas menores, mas o problema com esses problemas pequenos é que eles se acumulam — RÁPIDO.

Caso não sejam verificados, um CRM mal administrado pode silenciosamente corroer sua receita, reputação e confiança do cliente. É por isso que acertar desde o início — ou virar o jogo cedo — é crucial. Aqui está o que PODE e VAI dar errado se você deixar isso acontecer: 

1°) Abordagem Ineficaz 

Imagine gastar horas elaborando a estratégia de outbound perfeita — você a automatizou por completo, personalizou cada mensagem para corresponder aos interesses únicos de cada lead e finalmente lançou. BOOM!

Semanas se passam… e você não ouve nada.

Acontece que seus dados estão desatualizados, e todo esse esforço? Está apenas acumulando poeira em uma caixa de entrada abandonada.

Enquanto você está correndo para consertar seu CRM, outro representante de vendas — armado com dados limpos e precisos — já está fechando negócios ou lançando sua próxima campanha.

Não seja o primeiro.

2°) Negócios Perdidos

Um ganho fácil para um representante de vendas é como crack — pode ser pequeno, mas ele constrói impulso, aumenta a moral e valida sua estratégia. Você quer capturar esses ganhos onde puder.

Mas se o seu CRM está mal configurado ou cheio de dados ruins, essas oportunidades quentes escorregam por entre as rachaduras — muitas vezes sem que ninguém perceba.

E como mencionei anteriormente, pequenos erros se acumulam — e com o tempo, eles vão te custar negócios reais.

3°) Corrigir Erros Se Torna Caro  

Tempo = dinheiro. Quanto mais tempo você gasta corrigindo erros, menos tempo tem para fechar negócios e gerar receita. Matemática simples.

4°) Nenhum ROI 

Abordagem fria já é difícil o suficiente — não complique ainda mais com dados desatualizados. Mesmo pequenos deslizes, como errando a grafia do nome de um lead, podem transformar um prospecto quente em frio antes de você poder dizer “abordagem”.

Deixe esses erros bobos se acumularem, e você se verá em uma ladeira escorregadia difícil de se recuperar — tanto para os negócios quanto para o indivíduo. 

Insights dos Melhores: 4 Dicas de Especialistas de Mim! 👋🤓

1°) Escolha um CRM Que Atenda Suas Necessidades

Só porque os descolados estão escolhendo CRMs como HubSpot, Salesforce, ou Pipedrive, não significa que você precisa seguir o exemplo. Na maioria das vezes, essas plataformas são exageradas para o que você realmente precisa — e você acaba tendo que lidar com muito inchaço de software até encontrar os recursos que importam.

O mercado de CRM está em expansão, e só está crescendo. Novos jogadores estão constantemente entrando no mercado, e as chances são de que existe uma plataforma que se adapta melhor ao seu caso de uso específico do que os grandes nomes.

Precisa de um CRM com recursos poderosos de chamada? Vá de Close.
Procurando algo adaptado ao seu fluxo de trabalho do Google Workspace? Experimente Copper.
Focado em vendas sociais? Breakcold pode ser seu novo melhor amigo. 😉

2°) Não Exagere na Simplicidade

Olha, a gente entende. Amamos o brinquedo novo mais reluzente tanto quanto qualquer outra pessoa — mas por que levar uma bazuca para uma briga de facas?

Eis a questão: usar uma bazuca é f**da. Se você não tem habilidades para operá-la corretamente, é mais provável que se machuque do que a qualquer outro.

O mesmo vale para seu CRM. Se você não pode pagar um integrador de CRM, então provavelmente gastou um monte de dinheiro em software que não tem ideia de como usar — e que não deveria tentar gerenciar sozinho.

A melhor dica? Mantenha simples.

3°) Escolha um CRM com o Máximo de Integrações Nativas Possível

Quando se trata de integrações nativas, quanto mais, melhor. O objetivo não é se tornar um mago da automação — é deixar seu CRM fazer o trabalho pesado por você. Comece pequeno e concentre-se em eliminar as tarefas tediosas que atrapalham o que você faz de melhor.

4°) Use Mais as Tarefas de CRM

Uma coisa que sempre funcionou para mim? Usar o sistema de tarefas do CRM. Por quê? Porque se manter organizado COMPENSA. O dinheiro está no follow-up — e se seu CRM pode te ajudar a controlar o quem, o quê, e por quê, você deve aproveitar isso ao máximo. 

12 Dicas para Melhorar seu Jogo de CRM 💡

1°) Aproveite a Escuta Social 

O futuro do envolvimento em vendas está mudando. Se você não está aproveitando a escuta social, você PRECISA começar agora. Monitorando plataformas sociais, sites de avaliação e até fóruns, você pode acessar um tesouro de insights em tempo real que antes estavam fora de alcance.

Hoje você pode até encontrar CRMs como Breakcold que oferecem recursos nativos de escuta social para ajudá-lo a se manter à frente das tendências emergentes, pontos de dor dos clientes, e criar abordagens mais personalizadas.

A propósito, você sabia que Breakcold também pode ajudá-lo a criar um feed de engajamento personalizado de APENAS seus contatos — para que você possa curtir e comentar nas postagens do LinkedIn deles mais rápido do que nunca – sem a desordem. Não? Bem, agora você sabe! 😏

2°) Mantenha Sua Máquina de CRM Limpa e Enxuta!

Em média, os dados B2B se deterioram a uma taxa de 2,1% ao mês. Nada demais, certo? ERRADO. 

Digamos que você tenha uma lista de 50.000 clientes no seu CRM. Ao final do ano, você terá perdido cerca de 11.000 deles. Isso é 22% do seu banco de dados — simplesmente desaparecido.

Ainda não está convencido de que é um grande problema? Vamos analisar: suponha que você feche 15 negócios para cada 100 clientes, e cada venda tenha um valor de $1.000. Faça as contas e… Sim, é uma perda de $1,6 milhões. Você leu certo, milhões. 🤯

Olha, entendemos — fazer uma faxina de primavera no seu CRM não é a tarefa favorita de ninguém. Mas se atualizar e-mails, números de telefone, e redes sociais puder economizar (ou ganhar) esse tipo de dinheiro, você pode querer reconsiderar.

3°) Faça o Backup!

Já jogou um videogame onde passou horas explorando, ganhando conquistas e finalmente derrotando o grande vilão — apenas para perder todo o seu progresso no dia seguinte? Sim... dói. Muito. 😢

O mesmo vale para os dados do seu CRM. Claro, uma perda total é improvável, mas eis o problema: 32% das pequenas a médias empresas experimentaram pelo menos um ciberataque no ano passado.

Se isso acontecer, todas aquelas horas gastas construindo seu banco de dados de clientes? Perdidas. E isso não será apenas um golpe no seu ego — pode impactar seriamente seu negócio.

A jogada inteligente? Sempre mantenha um backup seguro e atualizado de todos os seus dados de clientes. Confie em mim — você do futuro te agradecerá. (E não diga que eu não avisei.)

4°) Explore Integrações de CRM

Provedores de CRM de qualidade sempre estão trabalhando nos bastidores para tornar seu trabalho mais fácil. Uma das melhores maneiras que fazem isso? Integrações poderosas que ajudam a otimizar fluxos de trabalho e manter o foco no que você faz de melhor.

E se você está curioso sobre o que Breakcold tem feito — temos estado ocupados. Confira nossa página de integrações renovada para ver como estamos construindo pontes com algumas das suas ferramentas favoritas. 😉

5°) Atualize Sua Pilha de Tecnologia Com o Software Mais Recente

Sua pilha de tecnologia desempenha um papel semelhante ao das integrações ao ajudar a preencher as lacunas que seu CRM pode deixar. Manter sua pilha de tecnologia bem mantida faz mais do que otimizar fluxos de trabalho e processos — também ajuda a prevenir erros. Garantir que todas as ferramentas estejam atualizadas reduz o risco de discrepâncias de dados e minimiza o desempenho com bugs.

6°) Automatize, Automatize e AUTOMATIZE

Por que trabalhar mais quando você pode trabalhar de forma mais inteligente com a ajuda de IA e automação? Ao remover as tarefas tediosas e demoradas que desaceleram seu dia, você pode aumentar significativamente a eficiência das operações do seu CRM.

Áreas Principais para Considerar Automação:

• Lembretes de follow-up

• Entrada e atualização de dados

• Atribuição e roteamento de tarefas

• Classificação de leads

Em última análise, é você quem decide quais áreas são mais adequadas para automação, mas os exemplos acima são um ótimo ponto de partida. Como regra geral, se uma parte do seu fluxo de trabalho pode ser automatizada, vale a pena fazer isso o mais rápido possível.

7°) Divida os Dados Antes que Eles Te Quebrem

Segmentação de dados pode parecer uma dica simples, mas é frequentemente negligenciada. Dividir seus dados de clientes ou leads em grupos específicos não só permite abordagem direcionada e personalizada como também pode revelar lacunas ou sobreposições no seu Perfil Ideal de Cliente (ICP).

Aqui estão algumas maneiras eficazes de segmentar seus dados:

• Critérios detalhados para segmentação – Use frameworks como segmentação geográfica, demográfica, psicográfica, comportamental, por benefício, e baseada em ocasiões para organizar seu público.

• Segmentação dinâmica – Aproveite as capacidades do seu CRM para construir segmentos de atualização automática baseados nos comportamentos dos clientes em tempo real.

• Comunicação personalizada – Personalize campanhas de e-mail com segmentação, como recomendações de produtos baseadas em compras anteriores ou conteúdo específico alinhado com interesses do usuário.

Segmentação inteligente leva a um marketing mais inteligente — e a um público mais responsivo e engajado.

8°) Divirta-se!

Gestão de relacionamento com o cliente não precisa ser chata. Adicionar elementos semelhantes a jogos — como classificações, insígnias e recompensas — pode introduzir competição amigável enquanto torna a experiência diária da sua equipe de vendas um pouco mais agradável.

Embora a gamificação possa parecer não convencional, é uma maneira comprovada de aumentar o engajamento e a motivação dentro do seu sistema CRM.

9°) Use Análises para Tomar Decisões Mais Inteligentes

Você pode não ser uma pessoa de números, mas seu CRM certamente é. A maioria dos CRMs vem equipada com ferramentas de análise poderosas projetadas para lhe dar uma compreensão clara do que está funcionando, o que não está e onde estão as novas oportunidades. Revisar regularmente esses insights pode ajudá-lo a tomar decisões baseadas em dados e refinar sua estratégia e fluxos de trabalho para obter melhores resultados.

Especialmente o Breakcold, por exemplo — um CRM repleto de 23 blocos de análise (e contando) que podem monitorar de desempenho de pipeline a comunicação e atividade social. Breakcold torna extremamente fácil monitorar métricas chave como Negócios Fechados e E-mails Enviados, ajudando você a se manter no controle de suas metas com precisão.

10°) Foque na Retenção, Não Apenas na Aquisição

Pode parecer simples no papel, mas é uma virada de jogo na prática: Não se esqueça das pessoas que te ajudaram a chegar onde você está hoje. Mostre apreço por todos os seus leads — tanto novos quanto antigos — com o carinho que merecem.

Afinal, é chamado de 'gestão de relacionamento com o cliente' por um motivo. Comece a construir relacionamentos que valem realmente a pena gerenciar, e logo perceberá que quanto mais forte o relacionamento, menos gerenciamento ele realmente requer.

11°) Realize Auditorias Regulares de CRM  

Trate seu CRM como trataria seu próprio templo 🙏. Agende verificações regulares — anuais ou até trimestrais — em seus dados de leads, configurações do sistema e estratégia geral. Essas auditorias ajudam a ajustar seu sistema CRM e detectam problemas potenciais antes que se tornem grandes problemas.

O que uma Auditoria de CRM pode incluir:

• Pesquisas de feedback dos usuários – Envie pesquisas trimestrais para reunir insights sobre usabilidade, precisão de dados e quaisquer dificuldades que os colegas possam estar enfrentando.

• Revisão de protocolo de segurança – Revise e atualize regularmente as medidas de segurança de dados para garantir que seu CRM permaneça em conformidade e protegido.

• Ciclo de feedback – Estabeleça um mecanismo de feedback contínuo para melhorar continuamente o sistema com base no input dos usuários.

12°) A Temporada de Treinamento Não Acabou

Como diz o ditado, 'uma pessoa é tão boa quanto suas ferramentas' — e isso se aplica especialmente aos CRMs. Infelizmente, nem todos estão familiarizados com plataformas de CRM, e alguns membros da equipe podem até ser aversos à tecnologia. 

É por isso que oferecer o treinamento certo — sejam sessões práticas ou manuais detalhados — é essencial. Um treinamento adequado capacita sua equipe a usar o CRM de forma eficaz, levando a interações mais fortes com o cliente e uma melhor gestão de dados.

Pensamentos Finais + Conclusão 💭

É importante observar que, embora estas possam ser as melhores práticas para alguns, nem todas as dicas se aplicarão à sua situação específica. Como qualquer ferramenta — física ou digital — seu CRM deve ser usado de uma forma que se alinhe com seus objetivos e desafios únicos. Pense nessas sugestões como guias em sua jornada para dominar seu CRM.

E se você está à procura de um pouco de inspiração, não deixe de conferir nossos estudos de caso de Breakcolders reais, onde eles compartilham suas dicas pessoais, estratégias e sucessos com Breakcold em 2025 e além.