Funziona come il centro nevralgico per i dati dei clienti, semplificando le operazioni e consentendo relazioni più forti, i sistemi di Gestione delle Relazioni con i Clienti (CRM) sono stati il motore degli affari per decenni. Con la domanda e la popolarità che continuano a crescere, le aziende di tutto il mondo hanno già un CRM in atto — oppure stanno cercando di implementarne uno.

Ora, bisogna dirlo: anche se i CRM possono essere un enorme vantaggio, le aziende che traggono maggior beneficio sono quelle che sanno davvero come usarli – BENE.

Se stai scoprendo che il tuo CRM è più faticoso per te di quanto tu non lo sia per lui, non preoccuparti — non sei solo. E, per coicidenza sei fortunato. 🍀

Oggi, ci tufferemo in consigli e trucchi supportati dall'industria per aiutarti a passare da Breakcold a pareggio 😉 con 12 consigli essenziali per gli utenti di CRM.

I Costi di una Gestione Inadeguata del CRM ⛔

Sappiamo i benefici infiniti che un CRM può portare a qualsiasi azienda — se gestito correttamente. Tuttavia, se gestito male, i risultati possono rivelarsi disastrosamente costosi. Una scarsa igiene dei dati e integrazioni disorganizzate ostacoleranno assolutamente la cura dei lead.

Potrebbe iniziare con l'assenza di pochi facili successi, ma prima che te ne accorga, i clienti di lunga data smettono di rispondere alle chiamate o addirittura ignorano i tuoi messaggi. Certo, questi potrebbero sembrare problemi minori, ma il problema con i piccoli problemi è che si accumulano — VELOCEMENTE.

Se lasciato incontrollato, un CRM gestito male può silenziosamente erodere il tuo fatturato, reputazione e fiducia dei clienti. Ecco perché è fondamentale farlo bene fin dall'inizio — o invertire le cose tempestivamente.

1°) Outreach Inefficace 

Immagina di passare ore a elaborare la strategia outbound perfetta — l'hai completamente automatizzata, personalizzato ogni messaggio per corrispondere agli interessi unici di ogni lead e alla fine premi launch. BOOM!

Passano settimane… e non senti nulla.

Si scopre che i tuoi dati sono obsoleti, e tutto quel lavoro? Si sta semplicemente accumulando nella casella di posta di un abbandonata.

Mentre sei occupato a rimettere a posto il tuo CRM, un altro rappresentante di vendita — armato di dati puliti e accurati — sta già concludendo affari o lanciando la sua prossima campagna.

Non essere il primo.

2°) Affari Mancati

Un successo facile per un rappresentante di vendita è come una droga — potrebbe essere piccolo, ma costruisce slancio, migliora il morale e convalida la tua strategia. Vuoi catturare quei successi ovunque tu possa.

Ma se il tuo CRM è malconfigurato o pieno di dati errati, quelle opportunità incandescenti scivolano via — spesso senza che nessuno lo noti.

Come ho già accennato, piccoli errori si accumulano — e nel tempo, ti costeranno un vero affare.

3°) Correggere Gli Errori Diventa Costoso  

Tempo = denaro. Più tempo trascorri a correggere gli errori, meno tempo hai per chiudere affari e generare entrate. Matematica semplice.

4°) Nessun ROI 

L'outreach a freddo è già abbastanza difficile — non renderlo più difficile con dati obsoleti. Anche piccoli errori, come scrivere male il nome di un lead, possono trasformare un prospect caldo in freddo prima ancora che tu possa dire "outreach".

Lascia che questi errori sciocchi si accumulino, e ti ritroverai su un pendio scivoloso difficile da recuperare — sia per le aziende che per i singoli. 

Intuizioni dal Vertice: 4 Consigli di Esperti da Parte Mia! 👋🤓

1°) Scegli un CRM Che Si Adatti Alle Tue Esigenze

Solo perché i ragazzi cool stanno scegliendo CRM come HubSpot, Salesforce, o Pipedrive, non significa che devi seguire l'esempio. Più spesso che no, queste piattaforme sono troppo complesse per ciò di cui hai realmente bisogno — e finirai per immergerti in una tonnellata di software pesante prima di trovare le funzionalità che contano.

Il mercato dei CRM è in espansione, e sta diventando sempre più grande. Nuovi attori entrano costantemente nel settore, e è probabile che ci sia una piattaforma là fuori che si adatta meglio al tuo caso d'uso di nicchia rispetto ai grandi nomi.

Hai bisogno di un CRM con potenti funzionalità di chiamata? Scegli Close.
Cerchi qualcosa adatto al tuo workflow di Google Workspace? Prova Copper.
Focalizzato sulla vendita sociale? Breakcold potrebbe essere il tuo nuovo migliore amico. 😉

2°) Non Pensarci Troppo

Guarda, capiamo. Ci piacciono i nuovi giocattoli lucidi tanto quanto a chiunque altro — ma perché portare un bazooka in una rissa con coltelli?

Ecco la cosa: usare un bazooka è incredibilmente difficile. Se non hai le competenze per manovrarlo correttamente, è più probabile che facciano male a te stesso piuttosto che a qualcuno altro.

Lo stesso vale per il tuo CRM. Se non puoi permetterti un integratore di CRM, allora probabilmente hai speso un sacco di soldi per un software che non sai come usare — e non hai affari a gestirlo da solo.

Il miglior consiglio? Rimanere semplici.

3°) Scegli un CRM con Quante Più Integrazioni Native Possibile

Quando si tratta di integrazioni native, più ce ne sono, meglio è. L'obiettivo non è diventare un mago dell'automazione — ma lasciare che il tuo CRM faccia il lavoro pesante per te. Inizia in piccolo e concentrati sull'eliminazione dei compiti noiosi che ostacolano ciò che fai meglio.

4°) Usa Maggiormente le Attività del CRM

Una cosa che ha sempre funzionato per me? Usare il sistema delle attività del CRM. Perché? Perché rimanere organizzati PAGA. I soldi sono nel follow-up — e se il tuo CRM può aiutarti a monitorare chi, cosa e perché, dovresti assolutamente sfruttare questa opportunità. 

12 Consigli per Migliorare il Tuo Gioco CRM 💡

1°) Sfrutta l'Ascolto Sociale 

Il futuro del coinvolgimento nelle vendite sta cambiando. Se non stai sfruttando l'ascolto sociale, devi iniziare adesso. Monitorando piattaforme social, siti di recensioni e anche forum, puoi accedere a una ricchezza di informazioni in tempo reale che una volta erano fuori portata.

Oggi puoi persino trovare CRM come Breakcold che offrono funzionalità native di ascolto sociale per aiutarti a stare al passo con le tendenze emergenti, i punti dolenti dei clienti, e creare outreach più personalizzati.

Tra l'altro, sapevi che Breakcold può anche aiutarti a curare un feed di engagement personalizzato SOLO dei tuoi contatti — così puoi mettere mi piace e commentare i loro post su LinkedIn più velocemente che mai — senza ingombro. No? Beh, ora lo sai! 😏

2°) Snello, Pulito, La Tua Macchina CRM!

In media, i dati B2B decadono a una velocità del 2,1% al mese. Non è nulla di grave, giusto? SBAGLIATO. 

Supponiamo che tu abbia un elenco di 50.000 clienti nel tuo CRM. Entro la fine dell'anno, avrai perso circa 11.000 di loro. Questo è il 22% del tuo database — semplicemente scomparso.

Sei ancora scettico che sia una grande questione? Facciamolo in modo più dettagliato: supponi di concludere 15 affari per ogni 100 clienti, e ogni vendita vale 1.000 dollari. Fai i calcoli e… Sì, quella è una perdita di 1,6 milioni di dollari. Hai letto bene, milioni. 🤯

Guarda, capiamo — fare pulizia primaverile nel tuo CRM non è compito preferito di nessuno. Ma se aggiornare email, numeri di telefono e maniglie social potrebbe salvarti (o guadagnarti) quel tipo di soldi, potresti voler riconsiderare.

3°) Fai un Backup!

Hai mai giocato a un videogioco dove hai speso ore esplorando, guadagnando risultati e infine sconfiggendo il grande cattivo — solo per perdere tutto i tuoi progressi il giorno dopo? Già... fa male. Molto. 😢

Lo stesso vale per i dati del tuo CRM. Certo, una cancellazione totale è improbabile, ma ecco il colpo: il 32% delle piccole e medie imprese ha subito almeno un attacco informatico nell'ultimo anno.

Se questo accade, tutte quelle ore spese per costruire il database clienti? Perso. E non solo ferirà il tuo ego — potrebbe impattare seriamente la tua azienda.

La scelta intelligente? Mantieni sempre un backup sicuro e aggiornato di tutti i tuoi dati clienti. Fidati di me — il tuo futuro ti ringrazierà. (E non dire che non ti ho avvertito.)

4°) Esplora le Integrazioni del CRM

I migliori fornitori di CRM lavorano sempre dietro le quinte per semplificare il tuo lavoro. Uno dei migliori modi in cui lo fanno? Integrazioni potenti che ti aiutano a semplificare i flussi di lavoro e rimanere concentrato su ciò che fai meglio.

E se sei curioso di sapere cosa ha fatto Breakcold, noi siamo stati impegnati. Dai un'occhiata alla nostra pagina delle integrazioni appena rivisitata per vedere come stiamo costruendo ponti con alcuni dei tuoi strumenti preferiti. 😉

5°) Aggiorna il Tuo Stack Tecnologico Con il Software Più Recente

Il tuo stack tecnologico svolge un ruolo simile alle integrazioni aiutando a riempire le lacune che il tuo CRM potrebbe lasciare. Mantenere il tuo stack tecnologico ben mantenuto non solo semplifica flussi di lavoro e processi — aiuta anche a prevenire errori. Assicurare che tutti gli strumenti siano aggiornati diminuisce il rischio di discrepanze nei dati e minimizza prestazioni difettose.

6°) Automatizza, Automatizza e AUTOMATIZZA

Perché lavorare di più quando puoi lavorare in modo più intelligente con l'aiuto dell'IA e dell'automazione? Rimuovendo i compiti noiosi e dispendiosi in termini di tempo che rallentano la tua giornata, puoi aumentare significativamente l'efficienza delle operazioni del tuo CRM.

Settori Chiave da Considerare per l'Automazione:

• Promemoria per il follow-up

• Inserimento e aggiornamenti di dati

• Assegnazione e instradamento dei compiti

• Scoring dei lead

In definitiva, sta a te decidere quali aree sono più adatte per l'automazione, ma gli esempi sopra sono un ottimo punto di partenza. Come regola generale, se una parte del tuo flusso di lavoro può essere automatizzata, vale la pena farlo prima piuttosto che dopo.

7°) Fai il Punto sui Dati Prima Che Ti Schiaccino

La segmentazione dei dati può sembrare un consiglio semplice, ma è spesso trascurato. Suddividere i dati dei tuoi clienti o dei lead in gruppi specifici non solo consente un'outreach mirata e personalizzata ma può anche rivelare gaps o sovrapposizioni nel tuo Profilo Ideale del Cliente (ICP).

Ecco alcuni modi efficaci per segmentare i tuoi dati:

• Criteri dettagliati per la segmentazione – Utilizza framework come geografico, demografico, psicografico, comportamentale, di beneficio e basato sull'occasione per organizzare il tuo pubblico.

• Segmentazione dinamica – Sfrutta le capacità del tuo CRM per costruire segmenti che si aggiornano automaticamente in base ai comportamenti dei clienti in tempo reale.

• Comunicazione personalizzata – Personalizza le campagne email con segmentazione, come raccomandazioni di prodotti in base agli acquisti passati o contenuti specifici allineati con gli interessi degli utenti.

Una segmentazione intelligente porta a un marketing più intelligente — e a un pubblico più reattivo e coinvolto.

8°) Datti da Fare!

La gestione delle relazioni con i clienti non deve essere noiosa. Aggiungere elementi di gioco — come classifiche, medaglie e premi — può introdurre una competizione amichevole rendendo l'esperienza quotidiana del tuo team di vendita un po' più piacevole.

Mentre la gamification può sembrare non convenzionale, è un modo collaudato per aumentare il coinvolgimento e la motivazione all'interno del tuo sistema CRM.

9°) Sfrutta l'Analisi per Prendere Decisioni più Intelligenti

Potresti non essere una persona da numeri, ma il tuo CRM sicuramente lo è. La maggior parte dei CRM è equipaggiata con potenti strumenti analitici progettati per darti una chiara comprensione di cosa funziona, cosa non funziona e dove si trovano nuove opportunità. Esaminare regolarmente queste intuizioni può aiutarti a prendere decisioni basate sui dati e affinare la tua strategia e i flussi di lavoro per risultati migliori.

Prendi Breakcold come esempio — un CRM ricco di 23 blocchi analitici (e in aumento) che possono tracciare tutto, dalle prestazioni del pipeline a comunicazione e attività sociali. Breakcold rende estremamente facile monitorare metriche chiave come Affari Vinti e Email Inviate, aiutandoti a rimanere al passo con i tuoi obiettivi con precisione.

10°) Concentrati sulla Retenzione, Non Solo sull'Acquisizione

Può sembrare semplice sulla carta, ma è un cambiamento radicale in pratica: Non dimenticare le persone che ti hanno aiutato a arrivare dove sei oggi. Mostra apprezzamento a tutti i tuoi lead — siano essi nuovi o vecchi — con l'affetto che meritano.

Dopo tutto, si chiama 'gestione delle relazioni con i clienti' per un motivo. Inizia a costruire relazioni che meritano davvero di essere gestite, e presto realizzerai che più forte è la relazione, meno gestione richiede realmente.

11°) Conduci Audit Regolari del CRM  

Tratta il tuo CRM come faresti con il tuo tempio 🙏. Pianifica controlli regolari — annualmente o addirittura trimestralmente — sui dati dei tuoi lead, impostazioni di sistema e strategia generale. Questi audit aiutano a mettere a punto il tuo CRM sistema e ad individuare potenziali problemi prima che diventino gravi.

Cosa può includere un Audit CRM:

• Sondaggi di feedback degli utenti – Invia sondaggi trimestrali per raccogliere informazioni sull'usabilità, accuratezza dei dati, e eventuali problematiche che i colleghi possono riscontrare.

• Revisione del protocollo di sicurezza – Rivedi e aggiorna regolarmente le misure di sicurezza dei dati per garantire che il tuo CRM rimanga conforme e protetto.

• Ciclo di feedback – Stabilisci un meccanismo di feedback continuo per migliorare continuamente il sistema in base ai suggerimenti degli utenti.

12°) La Stagione della Formazione (Non) È Finita

Come dice il proverbio, 'una persona è buona solo quanto i suoi strumenti' — e questo è particolarmente vero per i CRM. Sfortunatamente, non tutti hanno familiarità con le piattaforme CRM, e alcuni membri del team potrebbero addirittura essere problematici con la tecnologia. 

Ecco perché fornire la giusta formazione — che siano sessioni pratiche o manuali dettagliati — è essenziale. Una formazione adeguata consente al tuo team di utilizzare il CRM in modo efficace, portando a interazioni con i clienti più forti e una gestione dei dati migliorata.

Considerazioni Finali + Conclusione 💭

È importante notare che mentre queste possono essere le migliori pratiche per alcuni, non ogni consiglio si applicherà alla tua situazione specifica. Come qualsiasi strumento — fisico o digitale — il tuo CRM dovrebbe essere utilizzato in un modo che si allinea con i tuoi obiettivi e sfide uniche. Pensa a questi suggerimenti come indicazioni nel tuo viaggio per padroneggiare il tuo CRM.

E se stai cercando un po' di ispirazione, assicurati di dare un'occhiata ai nostri casi studio di veri Breakcolders, dove condividono i loro consigli personali, strategie e successi con Breakcold nel 2025 e oltre.