Som den centrala navet för kunddata, effektivisering av verksamheter och möjliggörande av starkare relationer, Customer Relationship Management (CRM) system har varit motorn för företag i åratal. Med efterfrågan och popularitet som fortsätter att öka, har företag överallt antingen ett CRM på plats — eller är på väg att implementera ett.

Nu måste det sägas: även om CRM-system kan vara en stor tillgång, är det företag som har kunskap om hur man faktiskt använder dem – BRA som drar störst nytta.

Om du märker att ditt CRM kräver mer av dig än du kräver av det, oroa dig inte — du är inte ensam. Och av en tillfällighet har du tur. 🍀

I dag dyker vi ner i branschstödda tips och knep för att hjälpa dig att gå från Breakcold till break-even 😉 med 12 viktiga tips för CRM-användare.

Kostnader för dålig CRM-hantering ⛔

Vi vet om de oändliga fördelarna ett CRM kan ge vilket företag som helst — när det hanteras korrekt. Men när det hanteras dåligt, kan resultaten bli katastrofalt kostsamma. Dålig datahygien och oorganiserade integrationer kommer absolut att störra vården av leads.

Det kan börja med att missa några enkla vinster, men innan du vet ordet av det, slutar långvariga kunder att besvara samtal eller till och med ignorerar dina meddelanden. Visst, dessa kan verka som mindre problem, men problemet med små problem är att de bygger upp — SNABBT.

Om det lämnas oövervakat kan ett dåligt hanterat CRM tyst bryta ner din intäkter, rykte och kundförtroende. Därför är det avgörande att få det rätt från början — eller att vända situationen tidigt.  Här är vad kan och kommer att gå fel om du låter det hända: 

1°) Ineffektiv outreach 

Föreställ dig att du spenderar timmar på att skapa den perfekta outbound-strategin — du har helt automatiserat den, skräddarsytt varje meddelande för att matcha varje leads unika intressen och trycker tillslut på start. BOOM!

Veckor går… och du hör ingenting.

Det visar sig att din data är föråldrad, och allt det arbetet? Det ligger bara och samlar damm i en övergiven inkorg.

Medan du är upptagen med att försöka fixa ditt CRM, är en annan försäljningsrepresentant — beväpnad med ren, korrekt data — redan stänga affärer eller lansera sin nästa kampanj.

Var inte den före detta.

2°) Missade affärer

En enkel vinst för en försäljningsrepresentant är som knark — det kanske är litet, men det skapar momentum, ökar moralen och validerar din strategi. Du vill fånga dessa vinster vart du än kan.

Men om ditt CRM är felkonfigurerat eller fyllt med dålig data, kan dessa hett eftertraktade möjligheter gå förlorade — ofta utan att någon lägger märke till det.

Och som jag nämnde tidigare, små misstag samlas på hög — och över tid kommer de att kosta dig verkliga affärer.

3°) Rättelse av misstag blir kostsamt  

Tid = pengar. Ju mer tid du spenderar på att fixa misstag, desto mindre tid har du att stänga affärer och driva intäkter. Enkel matematik.

4°) Ingen ROI 

Kall outreach är redan tillräckligt svårt — gör det inte svårare med föråldrad data. Även små misstag, som stavfel i ett leads namn, kan göra en varm prospekt kall innan du ens hinner säga "outreach."

Låt tillräckligt många av dessa dumma misstag samlas på hög, och du kommer att befinna dig på en hal isig väg som är svår att återhämta sig från – både för företag och individ. 

Insikter från toppen: 4 experttips från mig! 👋🤓

1°) Välj ett CRM som passar dina behov

Bara för att de coola barnen väljer CRMs som HubSpot, Salesforce eller Pipedrive, betyder det inte att du behöver följa efter. Oftast är dessa plattformar överkvalificerade för vad du faktiskt behöver — och du kommer att slösa tid på att vada genom massor av bloatware innan du hittar de funktioner som betyder något.

CRM-marknaden växer, och den blir bara större. Nykomlingar kommer ständigt in på marknaden, och chansen är stor att det finns en plattform som passar din unika användning bättre än de stora namnen.

Behöver du ett CRM med kraftfulla samtalsfunktioner? Gå med Close.
Söker du något skräddarsytt för ditt Google Workspace-arbete? Prova Copper.
Fokuserad på social selling? Breakcold kanske blir din nya bästa vän. 😉

2°) Överanalysera inte

Lyssna, vi förstår. Vi älskar den senaste leksaken lika mycket som alla andra — men varför ta med en bazooka till en knivfight?

Här är grejen: att använda en bazooka är j**ligt svårt. Om du inte har färdigheterna för att hantera den korrekt, är det troligt att du skadar dig själv mer än någon annan.

Samma gäller för ditt CRM. Om du inte har råd med en CRM-integratör, har du antagligen lagt ner mycket pengar på programvara som du inte har en aning om hur du ska använda — och inget företag som försöker hantera det själv.

Bästa rådet? Håll det enkelt.

3°) Välj ett CRM med så många inbyggda integrationer som möjligt

När det kommer till inbyggda integrationer så är fler definitivt mer. Målet är inte att bli en automationsmästare — det är att låta ditt CRM göra det tunga arbetet åt dig. Börja smått och fokusera på att eliminera de tråkiga uppgifterna som står i vägen för att göra det du gör bäst.

4°) Använd CRM-uppgifter oftare

En sak som alltid har fungerat för mig? Att använda CRM:ets uppgiftssystem. Varför? För att vara organiserad LÖNAR SIG. Pengarna ligger i uppföljningen — och om ditt CRM kan hjälpa dig att spåra vem, vad och varför, bör du absolut dra nytta av det. 

12 tips för att förbättra ditt CRM-spel 💡

1°) Utnyttja social lyssnande 

Framtiden för försäljningsengagemang förändras. Om du inte utnyttjar social lyssning måste du börja nu. Genom att övervaka sociala plattformar, recensionssajter och till och med forum kan du få tillgång till en skatt av insikter i realtid som tidigare var utom räckhåll.

I dag kan du till och med hitta CRMs som Breakcold som erbjuder inbyggda social lyssnande funktioner för att hjälpa dig hålla dig före framväxande trender, kunders smärtpunkter och skapa mer personlig outreach.

Förresten, visste du att Breakcold också kan hjälpa dig att kuratera ett anpassat engagemangsflöde av BARA dina kontakter — så att du kan gilla och kommentera deras LinkedIn-inlägg snabbare än någonsin — utan röran. Nej? Nåväl, nu vet du! 😏

2°) Håll ditt CRM rent!

I genomsnitt, förfaller B2B-data med 2,1% per månad. Inga problem, eller hur? FEL.

Anta att du har en lista med 50,000 kunder i ditt CRM. I slutet av året har du förlorat omkring 11,000 av dem. Det är 22% av din databas — bara borta.

Är du fortfarande inte övertygad om att det är ett stort problem? Låt oss bryta ner det: Anta att du stänger 15 affärer för varje 100 kunder, och varje försäljning är värd $1,000. Gör beräkningarna och… Ja, det blir en $1.6 miljoner förlust. Du läste rätt, miljon. 🤯

Lyssna, vi förstår — vårstädning av ditt CRM är ingen favorituppgift. Men om uppdatering av e-postadresser, telefonnummer och sociala medier skulle kunna spara (eller tjäna) dig den typen av pengar, kanske du vill tänka om.

3°) Säkerhetskopiera det!

Har du någonsin spelat ett videospel där du har spenderat timmar på att utforska, tjäna prestationer och till slut besegra den stora boven — bara för att förlora all din framgång nästa dag? Ja... det gör ont. Mycket. 😢

Samma sak gäller för dina CRM-data. Visst, en total förlust är osannolik, men här är grejen: 32% av små till medelstora företag har upplevt minst en cyberattack under det senaste året.

Om det händer, all den tid du spenderat på att bygga din kunddatabas? Borta. Och det kommer inte bara att skada ditt ego — det kan allvarligt påverka ditt företag.

Den smarta lösningen? Ha alltid en säkert, uppdaterat backup av all din kunddata. Tro mig — din framtida jag kommer att tacka dig. (Och säg inte att jag inte varnade dig.)

4°) Utforska CRM-integrationer

Stora CRM-leverantörer arbetar ständigt bakom kulisserna för att göra ditt jobb enklare. En av de bästa sätten de gör detta? Kraftfulla integrationer som hjälper dig att effektivisera arbetsflöden och fokusera på vad du gör bäst.

Och om du är nyfiken på vad Breakcold har haft för sig — vi har haft fullt upp. Kolla in vår nyss omgjorda integrationssida för att se hur vi bygger broar med några av dina favoritverktyg. 😉

5°) Uppdatera din teknikstack med den senaste programvaran

Din teknikstack spelar en liknande roll som integrationer genom att hjälpa till att fylla luckorna som ditt CRM kan lämna. Att hålla din teknikstack väl underhållen gör mer än att effektivisera arbetsflöden och processer — det hjälper också till att förhindra fel. Att säkerställa att alla verktyg är uppdaterade minskar risken för datadiskrepanser och minimerar felaktig prestanda.

6°) Automatisera, automatisera och AUTOMATISERA

Varför arbeta hårdare när du kan arbeta smartare med hjälp av AI och automation? Genom att eliminera de tråkiga, tidskrävande uppgifterna som saktar ner din dag, kan du avsevärt öka effektiviteten i dina CRM-operationer.

Viktiga områden att överväga för automation:

• Uppföljningspåminnelser

• Datainmatning och uppdateringar

• Uppgiftsfördelning och routing

• Lead scoring

Slutligen är det upp till dig att avgöra vilka områden som är bäst lämpade för automation, men exemplen ovan är en utmärkt plats att börja. Som en allmän regel, om en del av ditt arbetsflöde kan automatiseras, är det värt att göra det hellre än senare.

7°) Dela upp datan innan den bryter ner dig

Datasegmentering kan verka som ett okomplicerat tips, men det är ofta förbises. Att bryta ner din kund- eller leaddata i specifika grupper gör det inte bara möjligt med inriktad och personlig outreach utan kan också avslöja luckor eller överlappningar i din idealiska kundprofil (ICP).

Här är några effektiva sätt att segmentera din data:

• Detaljerade kriterier för segmentering – Använd ramverk som geografisk, demografisk, psykografisk, beteendemässig, fördel och tillfällesbaserad segmentering för att organisera din publik.

• Dynamisk segmentering – Utnyttja ditt CRMs kapabiliteter för att bygga automatiskt uppdaterade segment baserat på realtidskunders beteenden.

• Personligt anpassad kommunikation – Skräddarsy e-postkampanjer med segmentering, såsom produkrekommendationer baserat på tidigare köp eller specifikt innehåll anpassat efter användarintressen.

Smart segmentering leder till smartare marknadsföring — och en mer responsiv, engagerad publik.

8°) Kom igång!

Kundrelationhantering behöver inte vara tråkigt. Att lägga till spel-liknande element — som ledartavlor, märken och belöningar — kan införa vänlig konkurrens samtidigt som det gör din försäljningsgrupps dagliga upplevelse lite mer njutbar.

Även om gamification kan verka okonventionell, är det ett beprövat sätt att öka engagemanget och motivationen inom ditt CRM-system.

9°) Utnyttja analysera för att fatta smartare beslut

Du kanske inte är en sifferperson, men ditt CRM är definitivt det. De flesta CRM levereras med kraftfulla analysverktyg som ger dig en tydlig förståelse av vad som fungerar, vad som inte gör, och var nya möjligheter ligger. Att regelbundet granska dessa insikter kan hjälpa dig att fatta datadrivna beslut och förfina din strategi och arbetsflöden för bättre resultat.

Ta Breakcold som exempel — ett CRM fyllt med 23 analysblock (och räknas) som kan spåra allt från pipeline-prestanda till kommunikation och social aktivitet. Breakcold gör det otroligt enkelt att övervaka viktiga mätvärden som Vunna affärer och Skickade e-post, vilket hjälper dig att hålla dig på toppen av dina mål med precision.

10°) Fokusera på bibehållande, inte bara förvärv

Det kanske låter enkelt på papper, men det är en spelväxlare i praktiken: Glöm inte människorna som hjälpte dig att nå dit du är idag. Visa uppskattning till alla dina leads — både nya och gamla — med den kärlek de förtjänar.

Trots allt, det kallas 'kundrelationhantering' av en anledning. Börja bygga relationer som verkligen är värda att hantera, så kommer du snart inse att ju starkare relationerna, desto mindre hantering som faktiskt krävs.

11°) Genomför regelbundna CRM-revisioner  

Behandla ditt CRM som du skulle din egen tempel 🙏. Schemalägg regelbundna kontroller — årligen eller till och med kvartalsvis — på din lead-data, systeminställningar och övergripande strategi. Dessa revisioner hjälper till att finjustera ditt CRM system och fånga potentiella problem innan de blir stora problem.

Vad en CRM-revision kan innehålla:

• Analyser av användarfeedback – Skicka ut kvartalsvisa undersökningar för att samla insikter om användbarhet, datakvalitet och eventuella problem som kollegor kan uppleva.

• Granskning av säkerhetsprotokoll – Regelbundet granska och uppdatera dataskyddsåtgärder för att säkerställa att ditt CRM förblir compliant och skyddat.

• Feedbackloop – Etablera en pågående feedbackmekanism för att kontinuerligt förbättra systemet baserat på användarinmatning.

12°) Träningens säsong (inte) över

Som det sägs, 'en person är bara så bra som sina hjälpmedel' — och det gäller särskilt för CRM. Tyvärr är inte alla bekanta med CRM-plattformar, och vissa teammedlemmar kan till och med vara teknologiskt aversiva. 

Det är därför det är avgörande att ge rätt träning — vare sig det är praktiska sessioner eller detaljerade manualer — viktigt. Rätt träning gör att ditt team kan använda CRM effektivt, vilket leder till starkare kundinteraktioner och bättre databehandling.

Slutliga tankar + Takeaway 💭

Det är viktigt att notera att medan dessa kan vara bästa metoder för vissa, gäller inte varje tips för din specifika situation. Liksom med alla verktyg — både fysiska och digitala — bör ditt CRM användas på ett sätt som är i linje med dina unika mål och utmaningar. Tänk på dessa förslag som ledstänger på din väg till att bemästra ditt CRM.

Och om du letar efter lite inspiration, se till att kolla in våra case studies från verkliga Breakcolders, där de delar sina personliga tips, strategier och framgångar med Breakcold 2025 och därefter.