Qu'est-ce que le messaging d'attente ? (Expliqué avec des exemples)

Le messaging d'attente est un outil puissant que les entreprises utilisent pour engager et informer les appelants qui sont en attente. C'est un moyen de rendre le temps d'attente plus agréable pour les appelants et également de fournir aux entreprises l'occasion de transmettre des messages importants à leurs clients. Dans cet article, nous allons explorer la définition du messaging d'attente, discuter de ses avantages et inconvénients, et fournir plusieurs exemples pour illustrer son efficacité.

Qu'est-ce que le messaging d'attente ?

Le messaging d'attente fait référence aux messages enregistrés qui sont diffusés aux appelants pendant qu'ils attendent en ligne lors d'un appel téléphonique. Au lieu d'écouter le silence ou de la musique d'attente générique, les appelants entendent une série de messages informatifs et engageants. Ces messages peuvent inclure des informations clés sur l'entreprise, des offres promotionnelles, des événements à venir, des rappels, des aperçus de l'industrie ou d'autres contenus pertinents.

1.1 - Définition du messaging d'attente

Le messaging d'attente est une expérience audio personnalisée qui vise à divertir et informer les appelants pendant qu'ils attendent en ligne. Cela implique la création d'un script qui est adapté à l'entreprise spécifique et à son public cible. Ce script est ensuite enregistré par des artistes de voix off professionnels et mélangé avec de la musique de fond. L'audio résultant est diffusé aux appelants pour améliorer leur expérience d'attente.

Lors de la création du script pour le messaging d'attente, les entreprises ont l'occasion de présenter leurs points de vente uniques, de mettre en avant leurs produits et services, et de fournir aux appelants des informations précieuses. Le script peut être conçu de manière à s'aligner avec le ton et la voix de la marque, garantissant la cohérence à travers tous les points de contact avec le client. En investissant dans des artistes de voix off professionnels, les entreprises peuvent ajouter une touche de professionnalisme et de crédibilité à leur messaging d'attente.

De plus, la musique de fond choisie pour le messaging d'attente peut grandement impacter l'expérience générale. Une sélection soigneuse de la musique qui correspond à l'identité de la marque et résonne avec le public cible peut créer une atmosphère agréable et engageante pour les appelants. La bonne combinaison de voix off et de musique de fond peut rendre l'expérience d'attente mémorable et agréable.

1.2 - Avantages du messaging d'attente

Le messaging d'attente offre plusieurs avantages pour les entreprises :

• Réduire l'abandon des appelants : En maintenant les appelants engagés et divertis, le messaging d'attente peut réduire la probabilité qu'ils raccrochent et abandonnent l'appel. Au lieu d'écouter le silence ou de la musique d'attente répétitive, les appelants reçoivent des informations précieuses qui retiennent leur attention.

• Promouvoir des produits et services : Le messaging d'attente permet aux entreprises de promouvoir leurs produits et services directement à un public captif, augmentant les chances de générer des ventes supplémentaires ou de faire des ventes incitatives. Les appelants peuvent se renseigner sur de nouvelles offres, des réductions spéciales ou des événements à venir, créant ainsi des opportunités pour accroître l'engagement des clients.

• Améliorer l'image de marque : En offrant une expérience d'attente professionnelle et informative, les entreprises peuvent améliorer leur image de marque et transmettre leur expertise et leur engagement envers la satisfaction client. Les appelants sont rassurés que leur appel est important et que l'entreprise valorise leur temps en fournissant des informations pertinentes et précieuses.

• Offrir des informations importantes : Le messaging d'attente offre aux entreprises l'occasion de transmettre des informations importantes telles que les heures d'ouverture, les détails du site web ou les événements à venir aux appelants, réduisant le besoin d'explications répétées plus tard dans l'appel. Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi de garantir que les appelants aient accès à des informations précises et à jour.

1.3 - Inconvénients du messaging d'attente

Bien que le messaging d'attente ait de nombreux avantages, il est important de considérer les inconvénients potentiels :

• Irritation potentielle : Certains appelants peuvent trouver le messaging d'attente répétitif ou ennuyeux, surtout s'ils ont besoin d'une assistance immédiate ou s'ils ont été en attente pendant une période prolongée. Il est crucial pour les entreprises de trouver un équilibre entre les messages informatifs et le besoin de l'appelant d'une assistance rapide.

• Coûts du script et de la voix off : Créer un message d'attente professionnel nécessite un investissement dans l'écriture du script et l'embauche d'artistes de voix off, ce qui peut ne pas être pratique pour toutes les entreprises. Cependant, les avantages d'un message d'attente bien conçu peuvent compenser les coûts initiaux, car cela peut contribuer à la satisfaction des clients et à la fidélité à la marque.

• Durée d'appel limitée : Les messages d'attente doivent être conçus pour répondre au temps d'attente attendu. Si les appelants sont fréquemment placés en attente pendant de longues périodes, le messaging peut devenir répétitif ou sans pertinence. Une évaluation régulière et une mise à jour du contenu du messaging d'attente peuvent aider à garantir qu'il reste frais et engageant pour les appelants.

Exemples de messaging d'attente

Le messaging d'attente est un outil puissant que les entreprises peuvent utiliser pour améliorer l'expérience de l'appelant et maximiser leurs opportunités de communication. En délivrant des messages informatifs et engageants, les entreprises peuvent garder les appelants engagés, promouvoir des produits et services et renforcer leur image de marque. Explorons quelques exemples de messaging d'attente dans différents contextes.

2.1 - Exemple dans un contexte de startup

Imaginez que vous êtes un appelant mis en attente en contactant une startup. Les messages d'attente pourraient inclure des informations sur la mission de l'entreprise, ses réalisations récentes et ses points de vente uniques. Ils pourraient également mettre en avant des histoires de succès de clients satisfaits et fournir des informations sur les lancements de produits ou événements à venir.

Par exemple, le message d'attente pourrait partager comment la startup a été fondée par un groupe d'entrepreneurs passionnés qui ont identifié une lacune sur le marché et ont décidé de créer des solutions innovantes. Il pourrait souligner l'engagement de l'entreprise envers la satisfaction client et son dévouement à offrir des produits ou services de premier ordre.

Le message d'attente pourrait également fournir des informations sur le parcours de la startup, partageant des jalons et des réalisations qui démontrent sa croissance et son succès. Cela pourrait inclure des informations sur des partenariats avec des leaders de l'industrie, des reconnaissances de prix prestigieux ou une couverture médiatique positive.

De plus, le message d'attente pourrait mettre en avant les points de vente uniques de la startup, tels que sa technologie de pointe, son support client exceptionnel ou ses prix compétitifs. En soulignant ces aspects, l'entreprise peut se différencier de ses concurrents et inspirer confiance à l'appelant.

2.2 - Exemple dans un contexte de consultation

Lors d'un contact avec une société de conseil, les messages d'attente pourraient partager des aperçus industriels, des conseils et des études de cas qui mettent en valeur l'expertise de la société. Les messages pourraient également souligner les qualifications et les réalisations des consultants de la société, inspirant confiance à l'appelant et renforçant la proposition de valeur de la société.

Par exemple, le message d'attente pourrait fournir des statistiques et des tendances relatives à l'industrie du conseil, offrant aux appelants des informations précieuses qu'ils peuvent utiliser pour prendre des décisions éclairées. Il pourrait également partager des histoires de succès de clients qui ont bénéficié des services de la société, illustrant les résultats tangibles qui peuvent être obtenus par la collaboration.

De plus, le message d'attente pourrait mettre en avant les qualifications et l'expérience des consultants de la société. Il pourrait mentionner leur formation, leurs certifications, et toutes réalisations ou contributions notables qu'ils ont faites dans le domaine. Cela renforcerait encore la crédibilité et l'expertise de la société.

En outre, le message d'attente pourrait fournir aux appelants des conseils pratiques et des stratégies qu'ils peuvent mettre en œuvre pour améliorer leurs opérations commerciales. Cela pourrait varier des conseils sur la rationalisation des processus à l'optimisation des stratégies marketing, adaptées au secteur ou à la niche spécifique dans laquelle la société de conseil est spécialisée.

2.3 - Exemple dans le contexte d'une agence de marketing digital

Si vous appeliez une agence de marketing digital, les messages d'attente pourraient éduquer les appelants sur les dernières tendances en marketing digital, offrir des conseils pratiques pour améliorer la visibilité en ligne et présenter les campagnes réussies que l'agence a exécutées. Ils pourraient également fournir des informations sur les services de l'agence et les avantages de travailler avec elle.

Par exemple, le message d'attente pourrait discuter de l'importance de l'optimisation des moteurs de recherche (SEO) et de la manière dont cela peut générer du trafic organique vers un site web. Il pourrait fournir des aperçus sur les dernières techniques de SEO et les meilleures pratiques, permettant aux appelants d'améliorer leur présence en ligne.

Le message d'attente pourrait également mettre en avant les campagnes de marketing digital réussies que l'agence a réalisées pour ses clients, partageant des résultats spécifiques et des métriques pour démontrer la capacité de l'agence à livrer des résultats tangibles. Cela montrerait l'expertise de l'agence et son historique de succès.

De plus, le message d'attente pourrait décrire les services offerts par l'agence, tels que la gestion des médias sociaux, la création de contenu, ou la publicité au coût par clic. Il pourrait expliquer comment ces services peuvent bénéficier aux entreprises en augmentant la visibilité de la marque, en générant du trafic vers le site web et en créant des prospects ou des ventes.

Enfin, le message d'attente pourrait souligner l'approche unique ou les avantages concurrentiels de l'agence, tels que son équipe de professionnels expérimentés, ses stratégies basées sur des données, ou son soutien client personnalisé. Cela différencierait l'agence de ses concurrents et soulignerait la valeur qu'elle peut apporter aux appelants.

2.4 - Exemple avec des analogies

Pour illustrer davantage l'impact du messaging d'attente, considérons une analogie. Imaginez attendre en ligne dans un parc d'attractions sans aucune distraction. Cela semblerait probablement fastidieux et ennuyeux. Cependant, si le parc diffusait des messages divertissants sur les attractions à venir, partageait des faits amusants sur le parc, et donnait des conseils pour profiter des manèges, l'expérience d'attente serait plus agréable et engageante.

De même, le messaging d'attente peut transformer l'expérience d'attente pour les appelants. Au lieu d'être soumis au silence ou à de la musique générique, les appelants peuvent être divertis, informés et engagés à travers des messages pertinents et intéressants. Cela réduit non seulement les temps d'attente perçus, mais améliore également l'expérience globale de l'appelant.

En incorporant des analogies comme celle-ci, les entreprises peuvent aider les appelants à comprendre la valeur et l'importance du messaging d'attente. Cela met en évidence comment les messages d'attente peuvent transformer une période d'attente potentiellement fade et non productive en une opportunité pour les entreprises de se connecter avec leurs appelants et de fournir des informations précieuses.

En conclusion, le messaging d'attente est un outil précieux pour les entreprises pour améliorer l'expérience des appelants et maximiser leurs opportunités de communication. Bien que le messaging d'attente ne soit pas adapté à toutes les entreprises ou à tous les appelants, lorsqu'il est mis en œuvre efficacement, il peut grandement contribuer à la satisfaction client et au succès global de l'entreprise.