CRM-Nutzung

4 Wege, wie KI-CRM die Verwaltungsarbeit reduziert

05.12.2025

KI-CRMs erobern die Welt.

Warum?

Weil sie den Verkäufern ermöglichen, Verwaltungsarbeit zu eliminieren, insbesondere CRM-Updates, sodass sie mehr Zeit haben, sich auf das Verkaufen zu konzentrieren ⚡️. Aber wie führen KI-CRMs tatsächlich zur Eliminierung der Verwaltungsarbeit? Es scheint, dass viele Menschen immer noch Schwierigkeiten haben zu verstehen, was ein KI-natives CRM wirklich tut 🤔.

Also werde ich in diesem Blogbeitrag erklären, was tatsächlich möglich ist 🚀.

Warum KI-CRMs der einzige Weg sind, CRM-Verwaltungsarbeit zu eliminieren (TL;DR)
KI-CRMs sind dafür ausgelegt, die mühsame Arbeit zu beseitigen, die zur geringen CRM-Akzeptanz führt — vom Aktualisieren von Leads bis zum Erstellen von Aufgaben und Taggen von Kontakten. 🤖 Automatisches Verschieben von Leads basierend auf Ihren echten Gesprächen über E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und mehr. ⏱️ Automatisches Erstellen von Folgeaufgaben, damit Sie nie einen Abschluss verlieren, weil jemand vergessen hat zu antworten. 🏷️ Automatisches Taggen und Aktualisieren von Feldern, um Ihr CRM organisiert zu halten, ohne manuelle Eingabe. 💼 Automatisches Erstellen von Geschäften mit dem richtigen Wert und Produkt, um perfekte Pipeline-Berichte zu gewährleisten. 🧊 Breakcold ist das beste KI-native CRM für KMUs dank seiner tiefen Multi-Channel-Integrationen und des wirklich autonomen KI-Engines, das Ihr CRM aktualisiert, während Sie verkaufen. 🏢 Attio ist die Wahl für Unternehmen und bietet leistungsstarke KI-gestützte Workflows für komplexe Teams. 🚫 Traditionelle CRMs wie HubSpot und Pipedrive bieten nur „AI-Füllmaterial“ — Zusammenfassungen und kleine Abkürzungen — ohne die tatsächliche Verwaltungsarbeit zu eliminieren.

Warum KI-CRMs der einzige Weg sind, CRM-Verwaltungsarbeit zu eliminieren (TL;DR)

KI-CRMs sind dafür ausgelegt, die mühsame Arbeit zu beseitigen, die zur geringen CRM-Akzeptanz führt — vom Aktualisieren von Leads bis zum Erstellen von Aufgaben und Taggen von Kontakten.

🤖 Automatisches Verschieben von Leads basierend auf Ihren echten Gesprächen über E-Mail, LinkedIn, WhatsApp und mehr.
⏱️ Automatisches Erstellen von Folgeaufgaben, damit Sie nie einen Abschluss verlieren, weil jemand vergessen hat zu antworten.
🏷️ Automatisches Taggen und Aktualisieren von Feldern, um Ihr CRM organisiert zu halten, ohne manuelle Eingabe.
💼 Automatisches Erstellen von Geschäften mit dem richtigen Wert und Produkt, um perfekte Pipeline-Berichte zu gewährleisten.
🧊 Breakcold ist das beste KI-native CRM für KMUs dank seiner tiefen Multi-Channel-Integrationen und des wirklich autonomen KI-Engines, das Ihr CRM aktualisiert, während Sie verkaufen.
🏢 Attio ist die Wahl für Unternehmen und bietet leistungsstarke KI-gestützte Workflows für komplexe Teams.
🚫 Traditionelle CRMs wie HubSpot und Pipedrive bieten nur „AI-Füllmaterial“ — Zusammenfassungen und kleine Abkürzungen — ohne die tatsächliche Verwaltungsarbeit zu eliminieren.

Weg #1: KI-CRMs eliminieren Verwaltungsarbeit durch automatisches Bewegen von Leads

Das Aktualisieren von Leads in einem CRM ist das LANGWEILIGSTE überhaupt 😴.

Verkäufer hassen es und wahrscheinlich deshalb ist die CRM-Akzeptanz so gering über alle Arten von Organisationen hinweg 🤷‍♂️.

Das folgende Video zeigt Ihnen, wie Sie aufhören können, Leads manuell zu verwalten und anfangen können, es mit einem KI-nativen CRM zu erledigen 🚀.

Wie funktioniert es?

Dies ist das Beispiel von Breakcold, meinem KI-Vertriebs-CRM.

In Breakcold, je nachdem, wie Sie Ihre CRM-Listen und Vertriebspipeline-Phasen benannt haben, wird das CRM in der Lage sein, Leads automatisch in den richtigen Eimer zu verschieben 🤖.

Wenn Sie zum Beispiel 3 CRM-Listen benannt haben:

Partnerschaften
Kunden
Interessenten

Nehmen wir an, dass Sie auf LinkedIn einen Konversationsthread mit einem Lead namens Joseph Franker darüber haben, wie er ein Affiliate werden kann, um Ihre Dienstleistung zu verkaufen. Sie haben auch eine andere Konversation mit Joseph per E-Mail, in der er Fragen zu Ihrer Dienstleistung stellt, weil er es kaufen möchte 💬.

Das CRM wird beide Gespräche aufnehmen und herausfinden, dass Joseph in die Liste Partnerschaften im Stadium Potenzieller Partner verschoben werden muss (weil er ein potenzieller Affiliate ist) und auch wird Joseph in die Liste Interessenten im Stadium Konversation begonnen platziert (weil er kaufen möchte, aber noch keinen Anruf gebucht hat).

Wenn Joseph später einen Anruf buchen sollte oder zum Kunden aufsteigt, wird der Lead entsprechend vom CRM automatisch aktualisiert 🚀.

Weg #2: KI-CRMs eliminieren Verwaltungsarbeit durch automatisches Erstellen von Aufgaben

Der zweitgrößte Vorteil, den KI-CRMs bieten, um Verwaltungsarbeit zu eliminieren, besteht darin, Ihre CRM-Aufgaben automatisch zu erstellen 🤖.

Bevor ich mein Vertriebs-CRM zu einem KI-gesteuerten gemacht habe, erinnere ich mich an endlose Gespräche mit Kunden und Interessenten, die sich darüber beschweren, dass das CRM ihnen mehr Arbeit gibt, weil sie ständig Aufgaben erstellen, als erledigt markieren und erneut erstellen müssen 😩.

Dieses Problem ist jetzt gelöst, also sehen wir gemeinsam, wie. Ich habe auch dieses Video gemacht, um Ihnen zu zeigen, wie es funktioniert 🎥.

Weiter mit unserem Joseph-Beispiel.

Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit Joseph per E-Mail und er antwortet Ihnen irgendwann nicht mehr. In einem regulären CRM werden Sie nicht benachrichtigt, Sie müssen eine Folgeaufgabe erstellen und dann zwischen mehreren Plattformen springen, um diese Aufgabe fortzuführen 😵‍💫

In einem echten KI-nativen CRM wird die Software verstehen, dass Sie vergessen haben, eine Folge-E-Mail zu senden, wenn die Person nicht geantwortet hat, und eine Aufgabe wird automatisch zum richtigen Zeitpunkt nach Ihren Präferenzen erstellt (z. B. alle 7 Tage oder alle X Wochen ⚙️).

Sie müssen nicht an die Aufgabenstellung denken, das CRM erledigt es für Sie und löscht sogar Aufgaben automatisch, wenn Sie sie außerhalb des CRM erledigt haben (z. B. Joseph antwortet schließlich auf Ihre Nachricht, sodass keine Folge-E-Mail mehr benötigt wird ✔️).

Normalerweise können Sie einen CRM-Agenten verwenden, um zu entwerfen, wie die vom KI erstellten CRM-Aufgaben durchgeführt werden sollen.

Weg #3 KI-CRMs eliminieren Verwaltungsarbeit mit automatischem Tagging und Feldaktualisierungen

In einem CRM ist das Verschieben von Leads in verschiedene Phasen der Vertriebspipeline und das Erstellen von Aufgaben das Wichtigste.

Aber wenn Sie ein organisiertes CRM haben möchten, müssen Sie Tags und benutzerdefinierte Felder verwenden, um Ihre Leads zu unterscheiden 🗂️.

Zum Beispiel verwenden einige Leute Tags, um CRM-Kontakte als Startups und andere als Agenturen zu kategorisieren. Tags können je nach Ihren Bedürfnissen für alles verwendet werden. Das gleiche gilt für benutzerdefinierte Felder. Jedes Unternehmen ist anders, daher erstellen Sie spezielle Felder, die an die Realität Ihres Unternehmens angepasst sind, zum Beispiel benutzerdefinierte Felder in Bezug auf die Produkte, die Sie verkaufen.

Das Problem ist, dass je komplexer Ihr Unternehmen wird, desto mehr Zeit verbringen Sie damit, alles manuell zu aktualisieren 😩.

Nicht mit einem KI-CRM.

Wieder, basierend darauf, wie Sie Ihre Tags und benutzerdefinierten Felder benannt haben, wird das CRM in der Lage sein, Ihre CRM-Kontakte automatisch zu aktualisieren.

In unserem Beispiel, wenn das CRM erkennt, dass Joseph aus Chicago stammt und ein B2B-Startup betreibt, wird das CRM automatisch die Tags Startup und USA vergeben sowie das Startup-Paket im benutzerdefinierten Dropdown-Feld "Produkt" zuweisen 🚀.

Weg #4 KI-CRMs eliminieren Verwaltungsarbeit mit Deal-Erstellung

Schließlich eliminieren KI-CRMs Verwaltungsarbeit, indem sie Deals automatisch erstellen 🤖.

Normalerweise arbeiten Sie an Ihren Leads und sobald sich eine echte Verkaufschance ergibt, erstellen Sie einen Deal in der Pipeline. In einigen CRMs können Kontakte in der Pipeline verschoben werden, aber Deals sind das eigentliche Ding, das quantifiziert, wie viel Sie in der Pipeline haben und wie viel Sie schließen werden.

Indem sie Ihr Geschäft kennen, sind KI-CRMs in der Lage, Deals automatisch zu erstellen, den richtigen Deal-Wert zuzuordnen und ihn mit dem richtigen Produkt zu verknüpfen 💼.

Somit sind Ihre Vertriebskontrolle CRM-Analysen immer aktuell und Sie werden nicht wie die CRM-Memes, die wir im Internet sehen, enden, wo
• der Verkäufer ist erfreut einen Deal zu schließen und
• der Manager ist nicht glücklich und sagt "Haben Sie ihn im CRM eingeloggt?" 😅

Mit einem solchen System sind beide Parteien glücklich. Beste KI-native CRMs zur Eliminierung der Verwaltungsarbeit.

Fairerweise gibt es derzeit nicht viele KI-CRMs, die Ihnen ermöglichen, Verwaltungsarbeit richtig zu eliminieren.

Es gibt nur 2, die es ernst meinen, 1 für KMUs und 1 für Unternehmen.

Breakcold: Das KI-native CRM für moderne KMUs

Breakcold beschreibt sich selbst als "CRM, das das langweilige Zeug automatisiert, während Sie verkaufen". Es ist für KMUs konzipiert, normalerweise Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen und Startups, die sich auf den Verkauf konzentrieren möchten.

4 Ways AI CRMs Kill Admin Work breakcold

Vorteile

Über die KI-Funktionen hinaus, die alles abdecken, was in diesem Artikel beschrieben ist, integriert sich Breakcold auch mit vielen Kommunikationskanälen wie LinkedIn, Telegram, WhatsApp und vielen anderen 📡.

Daher erhalten Sie eine viel stärkere zentrale Datenquelle innerhalb des CRM, die es ermöglicht, fast perfekte Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, Leads automatisch zu verschieben und viele andere Aufgaben zu erledigen 🤖✨.

Nachteile

Breakcold ist nicht billig, wie alle anderen KI-CRMs wirklich.

Sie haben einen Einstiegsplan bei 29 $/Monat, aber um ihn zu maximieren, ist der Pro-Plan mit 59 $/Monat normalerweise der beste.

Weitere wichtige Funktionen des Breakcold KI-Native CRM
Automatische Lead-Bewegung: Leads bewegen sich automatisch in Breakcolds CRM basierend auf Ihren Interaktionen mit ihnen. Keine Einrichtung erforderlich, die KI versteht alles selbst. Automatische Aufgabenstellung: Überwacht Ihre Interaktionen mit Leads und erstellt automatisch Folgeaufgaben, damit Sie nie das Momentum verlieren. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Gespräche mit Leads zu konzentrieren, nicht auf Verwaltungsarbeit. Vision Builder – standardmäßig verschieben sich Leads automatisch nach Ihnen erstellten Listen und Vertriebspipeline-Phasen (Null Ein richtung). Aber wenn Sie die KI kontrollieren möchten, können Sie das, indem Sie natürliche Sprache verwenden, um erweiterte KI-CRM-Workflows zu erstellen. KI-gesteuertes CRM-Dashboard – Ein sich selbst aktualisierendes Dashboard, das Ihre wichtigsten Aufgaben hervorhebt, damit Sie immer wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollen. KI-Kontaktmanagement – Organisiert Leads automatisch in die richtigen Listen und Gruppen, indem es Ihre Gespräche, Notizen und Aktivitäten analysiert. KI-Persönlichkeiten (KI-Agenten) – Wählen Sie eine KI-Persönlichkeit, die Ihren Unternehmenszielen entspricht. Ihr Dashboard passt sich dann an und bietet Ihnen tägliche Aufgaben, die auf diese Persönlichkeit abgestimmt sind. KI-Argumentation – Jede vorgeschlagene Aufgabe kommt mit Kontext, sodass Sie genau wissen, warum sie wichtig ist und warum sie heute zählt. KI-vorgeschlagene Nachrichten – Erhalten Sie personalisierte nächste Nachrichten Vorschläge, die sowohl Ihren Sprachstil als auch Ihre KI-Persönlichkeit widerspiegeln. Funktioniert für E-Mail- und soziale Gespräche. KI-Regeln – Fügen Sie jedem Schritt Ihres Workflows Regeln hinzu für tiefere Anpassung und intelligentere Automatisierung. KI-gesteuerte Kontakt-Deduplikation – Identifiziert und fusioniert automatisch doppelte Kontakte, wodurch Stunden an manueller Datenbereinigung eingespart werden und Ihr CRM schlank und genau bleibt. Erweiterte Datenanreicherung – Durchgeführt von BetterContact, verwendet Breakcold jetzt Wasserfallanreicherung, um verifizierte B2B-E-Mails und Telefonnummern anzuzeigen, wodurch die Qualität und Präzision Ihrer Kontaktaufnahme verbessert wird. KI-Notetaker - Breakcold integriert sich mit Tools wie Otter, Fireflies, TL;DV und Fathom, um automatisierte und vollständige Gesprächsprotokolle direkt ins CRM zu generieren — inklusive Transkriptlinks und Folgeaufgaben-basierend auf dem, was besprochen wurde. All-in-One Unified Inbox – Verwalten Sie Gespräche von LinkedIn, E-Mail, WhatsApp und Telegram an einem Ort, damit Sie schneller antworten können und keinen Folgetermin mehr verpassen. Social Engagement Stream – Liken, kommentieren und sich mit den Posts Ihrer Leads beschäftigen, ohne das CRM zu verlassen — Beziehungen durch bedeutungsvolle und konsistente Interaktionen aufbauen. 20+ native Integrationen: einschließlich Slack, Apollo, Smartlead, Instantly, Lemlist & viele andere Verkaufstools.

Weitere wichtige Funktionen des Breakcold KI-Native CRM

Automatische Lead-Bewegung: Leads bewegen sich automatisch in Breakcolds CRM basierend auf Ihren Interaktionen mit ihnen. Keine Einrichtung erforderlich, die KI versteht alles selbst.
Automatische Aufgabenstellung: Überwacht Ihre Interaktionen mit Leads und erstellt automatisch Folgeaufgaben, damit Sie nie das Momentum verlieren. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Gespräche mit Leads zu konzentrieren, nicht auf Verwaltungsarbeit.
Vision Builder – standardmäßig verschieben sich Leads automatisch nach Ihnen erstellten Listen und Vertriebspipeline-Phasen (Null Ein richtung). Aber wenn Sie die KI kontrollieren möchten, können Sie das, indem Sie natürliche Sprache verwenden, um erweiterte KI-CRM-Workflows zu erstellen.
KI-gesteuertes CRM-Dashboard – Ein sich selbst aktualisierendes Dashboard, das Ihre wichtigsten Aufgaben hervorhebt, damit Sie immer wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollen.
KI-Kontaktmanagement – Organisiert Leads automatisch in die richtigen Listen und Gruppen, indem es Ihre Gespräche, Notizen und Aktivitäten analysiert.
KI-Persönlichkeiten (KI-Agenten) – Wählen Sie eine KI-Persönlichkeit, die Ihren Unternehmenszielen entspricht. Ihr Dashboard passt sich dann an und bietet Ihnen tägliche Aufgaben, die auf diese Persönlichkeit abgestimmt sind.
KI-Argumentation – Jede vorgeschlagene Aufgabe kommt mit Kontext, sodass Sie genau wissen, warum sie wichtig ist und warum sie heute zählt.
KI-vorgeschlagene Nachrichten – Erhalten Sie personalisierte nächste Nachrichten Vorschläge, die sowohl Ihren Sprachstil als auch Ihre KI-Persönlichkeit widerspiegeln. Funktioniert für E-Mail- und soziale Gespräche.
KI-Regeln – Fügen Sie jedem Schritt Ihres Workflows Regeln hinzu für tiefere Anpassung und intelligentere Automatisierung.
KI-gesteuerte Kontakt-Deduplikation – Identifiziert und fusioniert automatisch doppelte Kontakte, wodurch Stunden an manueller Datenbereinigung eingespart werden und Ihr CRM schlank und genau bleibt.
Erweiterte Datenanreicherung – Durchgeführt von BetterContact, verwendet Breakcold jetzt Wasserfallanreicherung, um verifizierte B2B-E-Mails und Telefonnummern anzuzeigen, wodurch die Qualität und Präzision Ihrer Kontaktaufnahme verbessert wird.
KI-Notetaker - Breakcold integriert sich mit Tools wie Otter, Fireflies, TL;DV und Fathom, um automatisierte und vollständige Gesprächsprotokolle direkt ins CRM zu generieren — inklusive Transkriptlinks und Folgeaufgaben-basierend auf dem, was besprochen wurde.
All-in-One Unified Inbox – Verwalten Sie Gespräche von LinkedIn, E-Mail, WhatsApp und Telegram an einem Ort, damit Sie schneller antworten können und keinen Folgetermin mehr verpassen.
Social Engagement Stream – Liken, kommentieren und sich mit den Posts Ihrer Leads beschäftigen, ohne das CRM zu verlassen — Beziehungen durch bedeutungsvolle und konsistente Interaktionen aufbauen.
20+ native Integrationen: einschließlich Slack, Apollo, Smartlead, Instantly, Lemlist & viele andere Verkaufstools.

Attio: Das KI-CRM für Unternehmen

Im Gegensatz zu Breakcold zielt Attio auf größere Unternehmen ab 🏢.

Ich sage oft, dass Breakcold das neue Pipedrive ist und Attio das neue Salesforce 🤝✨.

Vorteile

Mit Attio können Sie state-of-the-art CRM-Workflows mit eingebauten KI-Blöcken erstellen 🤖.

Zum Beispiel können Sie Leads automatisch über Webhook zu Attio pushen, und Attio stellt sicher, dass diese Leads für Ihr ICP qualifiziert sind, bevor sie in die richtige CRM-Liste gepusht werden ⚙️.

Attio ist weniger KI-nativ als Breakcold, nimmt aber einen anderen Ansatz für KI mit seiner Workflow-Engine.

Nachteile

Attio ist eine sehr komplexe Software.

Früher haben wir einige Kunden an Attio verloren, weil sie sich mehr auf KMUs konzentrierten, aber heutzutage ist es das Gegenteil. Wir bekommen Leute von Attio zu uns, weil Attio eine große Maschine ist 🚂.

Wenn Sie also auf Unternehmensebene sind, ist es perfekt. Ansonsten ist es nicht die beste Wahl.

Was ist mit Pipedrive, Hubspot und anderen?

Nun, sie haben KI-Funktionen richtig?

Nun, dann sollten sie die PERFEKTEN CRMs sein, um Verwaltungsarbeit zu eliminieren richtig? 🤔

Nun, nein haha.

Lange Geschichte kurz, Pipedrive, HubSpot und andere Jahrzehnte alte Spieler in der Industrie haben beschlossen, das hinzuzufügen, was ich "AI-Füllmaterial" nenne, überwiegend um KI-Zusammenfassungen von Leads ✨.

4 Ways AI CRMs Kill Admin Work hubspot example

Aber im Grunde genommen, sind diese KI-CRM-Funktionen nicht nützlich. Sie helfen Ihnen, ein bisschen Zeit zu sparen, wenn Sie sich auf Anrufe vorbereiten, aber sie werden nicht die mühsame Arbeit eliminieren, Leads manuell im CRM zu bewegen, Aufgaben zu erstellen und so weiter.

Technisch gesehen könnten Sie bereits Aufgabenstellung und Bewegung von Leads in einem CRM automatisieren mit dem, was als "CRM-Workflows" bezeichnet wird, aber das Problem ist, dass diese Tools so komplex zu lernen sind, dass die meisten Verkaufsteams nie davon profitieren es sei denn, es gibt ein großes Budget, um CRM-Experten oder Integratoren zu engagieren 😵‍💫.

Häufige Fragen zu 4 Möglichkeiten, wie KI-CRMs die Verwaltungsarbeit ersetzen

Sind KI-CRMs dazu gedacht, Menschen zu ersetzen?
Nein. KI-CRMs sind nicht dazu gedacht, Menschen zu ersetzen, sondern sie produktiver zu machen. Das Ziel von KI in einem CRM ist es, Verwaltungsarbeit zu entfernen, damit Sie sich auf wertvolle Aufgaben konzentrieren können, die mit dem Verkauf zu tun haben.
Bedeutet das, dass ich keine Verwaltungsarbeit mehr leisten muss?
Sie müssen weiterhin etwas Verwaltungsarbeit leisten; sie entfällt niemals zu 100 %. Zum Beispiel werden Sie zur Schulung der KI aufgefordert, bestimmte Informationen bereitzustellen und der KI im YES/NO-Format zu sagen, ob Sie damit zufrieden sind, wie sich die Leads automatisch im CRM bewegen.
Warum gibt es so wenige KI-CRMs?
Es gibt nicht viele KI-CRMs, da traditionelle CRMs enorme technische Schulden haben und es praktisch unmöglich ist, die Infrastruktur über Nacht zu ändern, um sich an die KI-Welt anzupassen.

Häufige Fragen zu 4 Möglichkeiten, wie KI-CRMs die Verwaltungsarbeit ersetzen

Sind KI-CRMs dazu gedacht, Menschen zu ersetzen?
Nein. KI-CRMs sind nicht dazu gedacht, Menschen zu ersetzen, sondern sie produktiver zu machen. Das Ziel von KI in einem CRM ist es, Verwaltungsarbeit zu entfernen, damit Sie sich auf wertvolle Aufgaben konzentrieren können, die mit dem Verkauf zu tun haben.
Bedeutet das, dass ich keine Verwaltungsarbeit mehr leisten muss?
Sie müssen weiterhin etwas Verwaltungsarbeit leisten; sie entfällt niemals zu 100 %. Zum Beispiel werden Sie zur Schulung der KI aufgefordert, bestimmte Informationen bereitzustellen und der KI im YES/NO-Format zu sagen, ob Sie damit zufrieden sind, wie sich die Leads automatisch im CRM bewegen.
Warum gibt es so wenige KI-CRMs?
Es gibt nicht viele KI-CRMs, da traditionelle CRMs enorme technische Schulden haben und es praktisch unmöglich ist, die Infrastruktur über Nacht zu ändern, um sich an die KI-Welt anzupassen.

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