Vad är On-Hold Messaging? (Förklarat med Exempel)
On-hold messaging är ett kraftfullt verktyg som företag använder för att engagera och informera samtalare som sätts på hold. Det är ett sätt att göra väntetiden trevligare för samtalare och ger också en möjlighet för företag att leverera viktiga meddelanden till sina kunder. I denna artikel kommer vi att utforska definitionen av on-hold messaging, diskutera dess fördelar och nackdelar samt ge flera exempel för att illustrera dess effektivitet.
Vad är On-Hold Messaging?
On-hold messaging avser de inspelade meddelanden som spelas för samtalare medan de väntar på hold under ett telefonsamtal. Istället för att lyssna på tystnad eller generisk väntemusik får samtalarna höra en serie informativa och engagerande budskap. Dessa meddelanden kan innehålla nyckelinformation om företaget, kampanjer, kommande evenemang, påminnelser, branschkännedom eller annat relevant innehåll.
1.1 - Definition av On-Hold Messaging
On-hold messaging är en anpassad ljudupplevelse som syftar till att underhålla och informera samtalare medan de väntar på hold. Det involverar skapandet av ett manus som är skräddarsytt efter det specifika företaget och deras målgrupp. Detta manus spelas sedan in professionellt av röstskådespelare och blandas med bakgrundsmusik. Den resulterande ljudfilen spelas för samtalarna för att förbättra deras on-hold upplevelse.
När företag skapar manus för on-hold messaging har de möjlighet att visa upp sina unika försäljningsargument, lyfta fram sina produkter och tjänster, samt ge samtalare värdefull information. Manuset kan utformas på ett sätt som ligger i linje med varumärkets ton och röst, vilket säkerställer konsistens över alla kundberöringspunkter. Genom att investera i professionella röstskådespelare kan företag tillföra en touch av professionalism och trovärdighet till sin on-hold messaging.
Vidare kan den valda bakgrundsmusiken för on-hold messaging kraftigt påverka den övergripande upplevelsen. Noggrant urval av musik som matchar varumärkets identitet och resonerar med målgruppen kan skapa en trevlig och engagerande atmosfär för samtalare. Den rätta kombinationen av röstöverlägg och bakgrundsmusik kan göra on-hold upplevelsen minnesvärd och njutbar.
1.2 - Fördelar med On-Hold Messaging
On-hold messaging erbjuder flera fördelar för företag:
Minska avhopp av samtalare: Genom att hålla samtalare engagerade och underhållna kan on-hold messaging minska sannolikheten för att de lägger på och överger samtalet. Istället för att lyssna på tystnad eller upprepande väntemusik får samtalarna värdefull information som håller deras uppmärksamhet.
Marknadsföra produkter och tjänster: On-hold messaging tillåter företag att marknadsföra sina produkter och tjänster direkt till en fångad publik, vilket ökar chansen att generera ytterligare försäljning eller merförsäljning. Samtalare kan få information om nya erbjudanden, specialrabatter eller kommande evenemang, vilket skapar möjligheter för ökat kundengagemang.
Förbättra varumärkesbild: Genom att leverera en professionell och informativ on-hold upplevelse kan företag förbättra sin varumärkesbild och förmedla sin expertis och åtagande till kundnöjdhet. Samtalare försäkrad om att deras samtal är viktigt och att företaget värdesätter deras tid genom att tillhandahålla relevant och värdefull information.
Erbjuda viktig information: On-hold messaging ger en möjlighet för företag att leverera viktig information som företags öppettider, webbplatsuppgifter eller kommande evenemang till samtalare, vilket minskar behovet av upprepade förklaringar senare i samtalet. Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också att samtalare har tillgång till korrekt och aktuell information.
1.3 - Nackdelar med On-Hold Messaging
Även om on-hold messaging har många fördelar är det viktigt att beakta potentiella nackdelar:
Potentiell irritation: Vissa samtalare kan tycka att on-hold messaging är repetitivt eller irriterande, särskilt om de behöver omedelbar hjälp eller har varit på hold under en längre tid. Det är avgörande för företag att hitta en balans mellan informativa meddelanden och samtalarens behov av snabb hjälp.
Manus- och röstöverläggskostnader: Att skapa ett professionellt on-hold meddelande kräver investering i manusförfattande och anställning av röstskådespelare, vilket kanske inte är praktiskt för alla företag. Men fördelarna med ett väluttänkt on-hold meddelande kan överväga de initiala kostnaderna, då det kan bidra till ökad kundnöjdhet och varumärkeslojalitet.
Begränsad samtalslängd: On-hold meddelanden bör utformas för att passa den förväntade väntetiden. Om samtalare ofta sätts på hold under längre perioder kan meddelandena bli repetitiva eller irrelevanta. Regelbunden utvärdering och uppdatering av innehållet i on-hold messaging kan hjälpa till att säkerställa att det förblir fräscht och engagerande för samtalare.
Exempel på On-Hold Messaging
On-hold messaging är ett kraftfullt verktyg som företag kan använda för att förbättra samtalsupplevelsen och maximera sina kommunikationsmöjligheter. Genom att leverera informativa och engagerande meddelanden kan företag hålla samtalare engagerade, marknadsföra produkter och tjänster, och stärka sin varumärkesbild. Låt oss utforska några exempel på on-hold messaging i olika sammanhang.
2.1 - Exempel i ett Startup-sammanhang
Tänk dig att du är en samtalare som sätts på hold när du kontaktar ett startup-företag. On-hold meddelandena skulle kunna innehålla information om företagets uppdrag, senaste prestationer och unika försäljningsargument. Det skulle också kunna lyfta fram framgångshistorier från nöjda kunder och ge information om kommande produktlanseringar eller evenemang.
Till exempel kan on-hold meddelandet dela hur startupen grundades av en grupp passionerade entreprenörer som identifierade ett gap på marknaden och beslöt sig för att skapa innovativa lösningar. Det skulle kunna betona företagets engagemang för kundnöjdhet och dess åtagande att leverera produkter eller tjänster av högsta kvalitet.
On-hold meddelandet kan också ge insikter i startupens resa, dela milstolpar och prestationer som visar dess tillväxt och framgång. Detta kan inkludera information om partnerskap med branschledare, erkännande från prestigefyllda priser eller positiv medieuppmärksamhet.
Vidare kan on-hold meddelandet visa startupens unika försäljningspunkter, såsom dess banbrytande teknik, exceptionellt kundsupport eller konkurrenskraftiga priser. Genom att lyfta fram dessa aspekter kan företaget särskilja sig från konkurrenterna och inge förtroende hos samtalaren.
2.2 - Exempel i en Konsult-sammanhang
När man kontaktar ett konsultföretag kan on-hold meddelanden dela branschkännedom, tips och fallstudier som visar företagets expertis. Meddelandena kan också lyfta fram konsulternas meriter och prestationer, vilket ger förtroende hos samtalaren och förstärker företagets värdeerbjudande.
Till exempel kan on-hold meddelandet ge statistik och trender relaterade till konsultbranschen, och erbjuda samtalare värdefull information som de kan använda för att fatta välgrundade beslut. Det kan också dela framgångshistorier från kunder som har dragit nytta av företagets tjänster, och illustrera de konkreta resultat som kan uppnås genom samarbete.
Dessutom kan on-hold meddelandet lyfta fram kvalifikationerna och erfarenheten hos företagets konsulter. Det kan nämna deras utbildningsbakgrund, certifieringar, och eventuella anmärkningsvärda prestationer eller bidrag de har gjort till fältet. Detta skulle vidare etablera företagets trovärdighet och expertis.
Vidare kan on-hold meddelandet ge samtalare praktiska tips och strategier som de kan implementera för att förbättra sina affärsverksamheter. Detta kan sträcka sig från råd om att effektivisera processer till att optimera marknadsstrategier, anpassade efter den specifika branschen eller nisch som konsultföretaget specialiserar sig på.
2.3 - Exempel i en Digital Marknadsföringsbyrå Kontext
Om du ringde en digital marknadsföringsbyrå, skulle on-hold meddelandena kunna utbilda samtalare om de senaste digitala marknadsföringstrenderna, erbjuda praktiska tips för att förbättra online synlighet, och visa framgångsrika kampanjer som byrån har utfört. Det skulle också kunna ge information om byråns tjänsteutbud och fördelarna med att arbeta med dem.
Till exempel kan on-hold meddelandet diskutera vikten av sökmotoroptimering (SEO) och hur det kan driva organisk trafik till en webbplats. Det kan ge insikter i de senaste SEO-teknikerna och bästa praxis, vilket ger samtalare möjlighet att förbättra sin online-närvaro.
On-hold meddelandet kan också belysa framgångsrika digitala marknadsföringskampanjer som byrån har genomfört för kunder, och dela specifika resultat och mått för att demonstrera byråns förmåga att leverera konkreta resultat. Detta skulle visa byråns expertis och framgångshistorik.
Dessutom kan on-hold meddelandet sammanfatta byråns tjänsteutbud, såsom hantering av sociala medier, innehållsskapande eller pay-per-click annonsering. Det kan förklara hur dessa tjänster kan gynna företag genom att öka varumärkets synlighet, driva webbplatstrafik och generera leads eller försäljning.
Vidare kan on-hold meddelandet betona byråns unika tillvägagångssätt eller konkurrensfördelar, såsom dess team av erfarna yrkesverksamma, datadrivna strategier, eller personlig kundsupport. Detta skulle särskilja byrån från konkurrenterna och framhäva det värde den kan tillhandahålla till samtalare.
2.4 - Exempel med Analogier
För att ytterligare illustrera effekten av on-hold messaging, låt oss överväga en analogi. Tänk dig att du står i kö vid en nöjespark utan några distraktioner. Det skulle sannolikt kännas tråkigt och långtråkigt. Men om parken spelade underhållande meddelanden om kommande attraktioner, delade roliga fakta om parken och gav tips för att njuta av åkattraktionerna, skulle väntetiden bli mer njutbar och engagerande.
På samma sätt kan on-hold messaging transformera väntningsupplevelsen för samtalare. Istället för att utsättas för tystnad eller generisk musik kan samtalare underhållas, informeras och engageras genom relevanta och intressanta meddelanden. Detta minskar inte bara de upplevda väntetiderna utan förbättrar också den övergripande samtalsupplevelsen.
Genom att införliva analogier på detta sätt kan företag hjälpa samtalare att förstå värdet och betydelsen av on-hold messaging. Det framhäver hur on-hold meddelanden kan förvandla en potentiellt tråkig och oproduktiv väntetid till en möjlighet för företag att koppla samman med sina samtalare och leverera värdefull information.
Avslutningsvis är on-hold messaging ett värdefullt verktyg för företag att förbättra samtalsupplevelsen och maximera sina kommunikationsmöjligheter. Även om on-hold messaging kanske inte är lämpligt för alla företag eller samtalare, kan det när det genomförs effektivt, starkt bidra till kundnöjdhet och övergripande framgång för verksamheten.
