Ich habe mein Traum-CRM gebaut: ein CRM, das sich selbst aktualisiert ✨.

Du hast im Grunde 2 Optionen 👇:

• Schaue dir das Video unten an 🎥

• Oder lies diesen Artikel, um zu erfahren, wie ich es gemacht habe

Das Problem

Bevor ich dir zeige, wie es aussieht, lass mich dir etwas Kontext geben 👀.

Im Juni 2023 haben mein Mitgründer und ich ein Sales CRM namens Breakcold gestartet. Das Ziel war es, eine moderne Alternative zu Pipedrive zu schaffen, aber mit sozialen Integrationen. Nicht nur E-Mail und Telefon, sondern auch LinkedIn, WhatsApp und Telegram 💬.

Und genau das haben wir getan.

Die Leute liebten es 🙌.

Schritt für Schritt verbesserten wir das Produkt weiter. Dann stießen wir auf ein Problem.

Wir erkannten, dass CRM-Automatisierung der Schlüssel für unsere Nutzer war, und auch für mich selbst, da ich manuelle CRM-Dateneingabe absolut hasste 😤. Die offensichtliche Lösung waren CRM-Workflows. Man sieht sie in fast jedem CRM und sie funktionieren gut, aber man muss im Grunde ein CRM-Experte werden, um sie richtig zu nutzen. Die Lernkurve ist eine Katastrophe.

Deshalb automatisieren die meisten Leute ihr CRM nie richtig. Entweder ist es zu schwierig oder sie haben nicht das Budget, um einen CRM-Integrator zu engagieren.

Die Lösung

Also während des Sommer 2025 waren wir dabei, klassische CRM-Workflows zu bauen. Und ich sagte: „Warte mal einen Moment. Was wäre, wenn wir ein System bauen, in dem die Leute nichts einstellen müssen, um ihr CRM aktuell zu halten?“ 🤔

Ich würde das lieben.

Das eigentliche Problem ist, dass Menschen eine unglaubliche Menge an Zeit mit manueller CRM-Dateneingabe ⏳ verschwenden. Die Lösung ist nicht, sie noch mehr Zeit mit dem Erlernen eines schweren und komplexen Automatisierungssystems verschwenden zu lassen. Wir mussten es besser machen.

Und genau das haben wir getan 💡.

Wir haben ein CRM gebaut, das sich selbst aktualisiert ⚙️.

Wie es funktioniert

Je nachdem, wie du deine CRM-Listen, deine Verkaufs-Pipeline-Phasen und deine Tags benennst, aktualisiert sich alles automatisch ⚙️. Leads bewegen sich automatisch. CRM-Aufgaben werden automatisch erstellt. Tags werden automatisch zugewiesen. Lead-Zusammenfassungen werden automatisch erstellt. CRM-Analysen sind immer auf dem neuesten Stand 📊.

Mit all dem habe ich mein Ziel erreicht: nichts tun zu müssen, außer auf dem Dashboard zu erscheinen, gesagt zu bekommen, was zu tun ist, und auszuführen. Einfach mit Interessenten reden 💬. Denn mehr Gespräche bedeuten mehr Verkauf.

Nun, das gesagt, lass mich dir zeigen, wie es aussieht 👀.

AI CRM-Dashboard mit automatisch erstellten Aufgaben

Jeden Tag öffne ich einfach dieses Dashboard und mir wird genau gesagt, was zu tun ist 🧭. Von dort aus werde ich direkt in den relevanten E-Mail-Thread oder die LinkedIn-Konversation gebracht. Oben links sehe ich den Aktionsplan und die Begründung, warum die Aufgabe erstellt wurde.

Ich erhalte auch eine AI-vorgeschlagene E-Mail oder Nachricht, die ich direkt verwenden oder schnell anpassen kann ✍️. Gleichzeitig kann ich mit meinen Leads über soziale Kanäle interagieren. Das ist aus vielen Gründen unglaublich hilfreich.

Ich denke nicht mehr darüber nach, Aufgaben zu erstellen. Sie werden für mich erstellt. Sie setzen mich in den richtigen Kontext, in die richtige Konversation, und von dort aus führe ich einfach aus ⚡️.

Zusammengefasst, du hast immer noch etwas Kontrolle über diese Aufgaben, aber es gibt keine komplizierte Einrichtung. Du wählst einfach, was wir eine AI CRM-Persönlichkeit nennen. Einige Leute würden dies einen Agenten nennen. Abhängig von deiner Wahl beeinflusst es, wie Aufgaben erstellt werden: die Häufigkeit, die Aufgabennamen, wie AI-vorgeschlagene Nachrichten aussehen, und vieles mehr.

CRM-Kontakte bewegen sich automatisch

Aber das Beste daran ist dies: Leads bewegen sich automatisch innerhalb des CRM basierend darauf, wie deine Listen und Pipeline-Phasen benannt sind 🔄.

Dies ist kein klassisches CRM-Workflow-Feature.

Dies ist im Grunde eine Umgebung, in der du der KI Anweisungen geben kannst, wie sie deine Leads automatisch innerhalb des CRM bewegen soll 🧠.

Zum Beispiel, hier in meiner Outbound-Liste nehme ich nur Leads auf, die ein benutzerdefiniertes Feld namens Quelle haben, das entweder auf E-Mail oder anonymer Besucher gesetzt ist. Allein durch diese Beschreibung in einfacher Sprache habe ich meine Automatisierung erstellt, die ehrlich gesagt erstaunlich ist ✨.

Beispiele

Jetzt lass mich dir zeigen, wie das mit einem echten Lead aussieht 👀.

Wenn ich die Aktivität für Christian öffne, siehst du in diesem Bild, dass er, als ich ihn zum ersten Mal ins CRM hinzugefügt habe, automatisch in die Liste Neuer kostenloser Test kategorisiert wurde. Dann haben wir eine Konversation gestartet, und das CRM hat seine Antwort erkannt und ihn automatisch in Konversation gestartet verschoben.

Später hat Christian einen Anruf gebucht. Das CRM hat dies ebenfalls erkannt und ihn in die Phase Gebuchter Anruf verschoben. Ich habe nichts gemacht. Und das ist die Magie ✨.

Was das bedeutet ist, dass meine CRM-Analysen immer auf dem neuesten Stand sind 📊. Und das ist eines der größten Probleme bei heutigen CRMs: Analysen sind fast nie genau, weil die Leute vergessen, sie zu aktualisieren.

Von dort aus kann ich mich voll und ganz darauf konzentrieren, mehr Gespräche mit Leads zu führen.

Du kannst auch sehen, dass ich in den letzten 30 Tagen zunehmend das System nutze, um Aufgaben zu erstellen und Leads automatisch zu verschieben. Dies hat mir ermöglicht, die Anzahl der aktiven Gespräche mehr als zu verdoppeln und die Anzahl der gestarteten Gespräche um 44% zu erhöhen. Das ist ziemlich verrückt, wenn du mich fragst.

Und ja, das führt direkt zu mehr abgeschlossenen Deals 🤝.

AI-Zusammenfassungen

Darüber hinaus hast du andere AI-Funktionen 🤖. Jedes Mal, wenn du mit einem Lead interagierst, wird automatisch eine Zusammenfassung des Gesprächs generiert. Das liebe ich, weil ich vor einem Anruf einfach den Lead öffne und in weniger als 30 Sekunden den vollständigen Kontext habe. Ich weiß genau, worum es im Meeting gehen wird, ohne durch E-Mail-Threads oder LinkedIn-Konversationen wühlen zu müssen ⏱️.

Du kannst auch der KI direkt Fragen stellen. Zum Beispiel: „Mache eine SPIN-Selling-Analyse über Marco.“ Von dort aus erhältst du eine tiefere Analyse des Leads, was unglaublich nützlich ist 🧠.

Es ist im Grunde wie ChatGPT, aber innerhalb deines CRM und direkt mit deinen Leads verbunden 🔗.

Fazit

Und ehrlich gesagt, so habe ich mein Traum-CRM gebaut ✨.

Alles andere ist das, was du von einem CRM erwarten würdest. Du hast Pipelines, du kannst Deals verwalten, du kannst all das übliche Zeug machen. Aber der große Unterschied ist, dass Breakcold so viele Kanäle integriert, dass du nur auf dem Dashboard erscheinen und dich auf aktive Gespräche auf LinkedIn, E-Mail, Telegram oder WhatsApp konzentrieren musst 💬.

Das ist das System im Wesentlichen 🧠.