Se você administra uma agência de geração de leads, provavelmente já ouviu esta frase 1000 vezes:

“Suas leads são ruins.”

E honestamente… esta é uma das maiores razões pelas quais as agências de geração de leads têm rotatividade.

Mas aqui está o truque.

Na maioria dos casos, o problema não são as leads.

O verdadeiro problema é que os clientes não sabem como converter essas leads em negócios fechados.

Eles não fazem o acompanhamento adequadamente.
Eles não criam impulso.
Eles não têm um sistema.
Eles esperam que as leads se fechem magicamente após a primeira ligação, como se estivéssemos em 2018.

E quando isso não acontece, culpam a agência.

Então, neste artigo, vou te mostrar exatamente como você pode corrigir a rotatividade e aumentar a retenção para sua agência de geração de leads.

Este é um processo que alguns dos meus próprios clientes de agência criaram, e funciona incrivelmente bem porque elimina a principal fonte de rotatividade:
decepção do cliente devido à “falta de resultados.”

Vamos cobrir:

• Por que a rotatividade acontece nas agências de geração de leads (o verdadeiro motivo)

• Apenas 2 possíveis soluções

• Um sistema feito-com-você que aumenta a retenção como louco

• Um workflow de CRM passo a passo (implementação real)

• Como inserir respostas positivas automaticamente em pipelines

• O método do “painel de execução diário” que força os clientes a vencer

Vamos lá.

O Maior Problema de Retenção em Agências de Geração de Leads

A maioria dos fundadores de agências tem a mesma situação:

• Você gera respostas positivas

• Você agenda chamadas

• Você envia leads

E então… algumas semanas depois:

“Sim, as leads são uma porcaria.”

Mas quando você amplia a visão, o que realmente está acontecendo é:

Os clientes não sabem como lidar com leads

Porque nem toda lead é fácil.

Muitos clientes pensam que a geração de leads funciona assim:

1. A lead responde

2. Chamada agendada

3. Negócio fechado instantaneamente

4. Dinheiro chega

Mas a vida real é mais assim:

1. A lead responde

2. Chamada agendada mas não aparece

3. Você faz o acompanhamento

4. Faz acompanhamento novamente

5. Faz acompanhamento novamente

6. A lead aparece 2 semanas depois

7. Negócio fechado

Então as leads não são “ruins”.
O sistema de acompanhamento é ruim.

A verdade: a maioria dos clientes não tem impulso

Eles não sabem como:

• responder rápido o suficiente

• lidar com objeções

• perseguir educadamente

• reengajar aqueles que não aparecem

• manter consistência por semanas

E sem impulso, até leads boas morrem.

Então a retenção morre também.

Por Que Isso Cria Rotatividade (Mesmo Que Seu Serviço Seja Bom)

Aqui está o problema central:

Sua agência é avaliada pelos resultados.
E os resultados dependem da conversão.

Mas a conversão depende do cliente.

Então, basicamente, você está preso em um sistema injusto onde:

• você gera valor

• mas o cliente destrói valor

• depois culpa você por isso

Se os clientes não estão convertendo:

• eles param de acreditar

• eles começam a duvidar

• eles cancelam

Mesmo que a qualidade das suas leads seja boa.

As Únicas 2 Soluções (E Por Que Uma É Terrível)

Se você quer resolver o problema de rotatividade, há apenas duas soluções possíveis.

Solução #1: Você gerencia o negócio por eles

Significando:

• você gera leads

• você faz o acompanhamento por eles

• você fecha negócios por eles

Mas a este ponto, você não está mais fazendo geração de leads.

Você está gerenciando a empresa deles.

Não é escalável.
Não é lucrativo.
E é um pesadelo.

Então esta não é uma solução viável.

Solução #2 (A vencedora): Ensine-os a converter

Em vez de fazer tudo por eles, você faz um sistema feito-com-você.

Você os ensina a:

• acompanhar corretamente

• criar impulso

• lidar com leads de forma estruturada

• fechar negócios com consistência

E a melhor parte?

Isso cria retenção porque agora:

• os clientes veem resultados

• eles param de reclamar

• você se torna essencial

Isso também lhe dá:

• maior valor percebido

• posicionamento mais forte

• capacidade de cobrar mais

Isso pode ser:

✅ um upsell
ou
✅ incluído diretamente na sua oferta (recomendado)

O Framework de Retenção “Feito-Com-Você”

Este é o framework.

Sua agência não apenas envia leads.

Sua agência constrói uma máquina de conversão para o cliente.

Essa máquina tem 4 camadas:

1) Um CRM para o cliente

2) Uma estrutura limpa de pipeline

3) Roteamento automatizado de leads (LinkedIn + e-mail frio)

4) Um sistema de execução diário (tarefas + acompanhamentos)

Vamos detalhar.

O que Queremos Alcançar (O Objetivo Final)

Você quer um sistema com:

• Um espaço de trabalho por cliente

• Um pipeline adaptado para o seu negócio

• Leads inseridas automaticamente em buckets de “respostas positivas”

• Tarefas diárias geradas automaticamente por IA

• Leads movendo-se automaticamente com base nas conversas

• Única tarefa do cliente = aparecer diariamente e executar

Isto é essencial:

Os clientes não precisam de motivação.

Eles precisam de um sistema que os force a vencer.

Configuração Passo a Passo (O Processo Completo)

Agora vou te mostrar como implementar isso passo a passo.

Vamos usar:

• Breakcold como o CRM

• Smartlead para exemplo de e-mail frio

• HeyReach para exemplo de automação no LinkedIn

E vamos fingir que temos um cliente chamado:

✅ Unblock (agência de SEO)

Passo 1: Criar um Espaço de Trabalho de CRM para seu Cliente

Primeiro, vá ao Google e digite:

Breakcold

Então:

• clique em Experimente Breakcold Gratis

• registre-se

• e comece a integração como se fosse o cliente

Na integração você fará:

• Nome do cliente

Exemplo: “Unblock”

• Tamanho da empresa

Selecione algo como “2 a 4 pessoas”

• Fonte de aquisição

Selecione “YouTube” (ou qualquer outro)

• Website

Se o cliente tiver um, insira-o.
Se não, pule. Sem problema.

Então Breakcold analisa o negócio automaticamente.

Passo 2: Descreva o Negócio do Cliente

Aqui está a estrutura:

Exemplo de descrição do negócio

“Unblock é uma agência de SEO que gera conteúdo B2B para startups e agências nos EUA e no Reino Unido.”

Depois descreva o processo de vendas.

E aqui você descreve SEU processo como agência:

“Geramos leads através do Smartlead (e-mail frio) e do HeyReach (LinkedIn). Inserimos as respostas positivas no CRM, depois as convertemos em chamadas agendadas e negócios fechados.”

Depois clique em concluir.

Passo 3: Deixe o CRM Gerar Tudo Automaticamente

Breakcold criará:

• pipeline(s)

• listas

• tags

• status

• campos personalizados

E é adaptado para o negócio.

Assim, você não tem que fazer a configuração chata do CRM manualmente.

Isso é enorme porque os fundadores de agências odeiam configuração.

Passo 4: Limpe o CRM (Foque Apenas no Pipeline de Vendas)

Assim que chegar ao espaço de trabalho:

Vá para:

Pipeline

Você verá que o CRM criou pipelines diferentes como:

• Pipeline de vendas

• Sucesso do cliente

• Parcerias

Para este sistema de retenção, foque em:

✅ Apenas no pipeline de vendas

Você pode deletar sucesso do cliente e parcerias por agora.

Construindo o Pipeline de Vendas Perfeito

Agora vamos renomear os estágios.

Isso é crítico porque força os clientes a um processo de conversão.

Estágios de pipeline recomendados

Estágio 1: Resposta positiva (E-mail frio)

Nomeie-o:

✅ Resposta Positiva - E-mail Frio

Este bucket recebe respostas positivas do Smartlead.

Estágio 2: Resposta positiva (LinkedIn)

Nomeie-o:

✅ Resposta Positiva - LinkedIn

Este bucket recebe respostas positivas do HeyReach.

Estágio 3: Conversa Iniciada

Nomeie-o:

✅ Conversa Iniciada

Este estágio = conversas reais.

Regra de ouro:

mova leads para cá apenas após pelo menos 2 respostas.

Estágio 4: Chamado Agendado

Nomeie-o:

✅ Chamado Agendado

Este estágio é acionado uma vez que:

• Houve confirmação do Calendly

• ou a lead explicitamente agendou algo

Estágio 5: Para Acompanhar

Nomeie-o:

✅ Acompanhamento

Este estágio é onde o impulso acontece.

Importante:
O acompanhamento é onde os negócios são ganhos.

A maioria das pessoas não faz.

Estágio 6: Fechado Ganhado

✅ Fechado Ganhado

Estágio 7: Fechado Perdido

✅ Fechado Perdido

Passo 5: Convide seu Cliente para o Espaço de Trabalho

Vá para:

Configurações → Membros

Convide seu cliente.

Assim que seu cliente aceitar:

Diga a eles para conectar:

✅ seu e-mail
✅ sua conta do LinkedIn

Por quê?

Porque isso permite que o CRM agregue automaticamente:

• fios de e-mail

• fios de LinkedIn

• eventos do calendário

É assim que o CRM se torna “vivo”.

Passo 6: Crie o Sistema de Execução Diário (Painel de Visão)

É aqui que a retenção realmente se fortalece.

Porque os clientes param de ser caóticos.

Eles começam a ser consistentes.

Vá para:

Visão → Configurar Visão

Vision é o painel onde:

• tarefas são criadas automaticamente

• IA sugere mensagens

• o cliente apenas executa diariamente

Escolher uma personalidade CRM (o truque)

Escolha uma das personalidades existentes, ou crie a sua própria.

Meu método favorito:

Crie um “Agente Psicótico de Acompanhamento”

Sim, seriamente.

Porque seu objetivo é simples:

Nunca perder impulso com leads.

Configuração recomendada

• Frequência de acompanhamento: a cada 3 dias úteis

• Comprimento do e-mail: curto

• Regras: somente criar tarefas quando já existir um fio de conversa

Isto é super importante:

Você está gerando leads de e-mail frio + automação LinkedIn.

Você insere respostas positivas.

Então há UM fio.

A IA não deve criar tarefas para pessoas aleatórias sem conversa.

Exemplo de descrição de personalidade

Agente Psicótico de Acompanhamento

• acompanha a cada 3 dias úteis

• só cria tarefas quando há um fio de conversa existente

• adapta-se ao estilo de escrita da lead

• usa postagens sociais da lead nas mensagens sugeridas

• prioriza impulso sobre perfeição

Então clique em gerar personalidade.

Agora selecione-a como seu agente CRM padrão.

Passo 7: Automatize o Movimento de Leads no Pipeline

Agora vamos configurar as regras de movimento de leads.

Vá para as configurações de automação.

Importante: desative o movimento automático da IA para estágios de respostas positivas

Porque sua agência insere leads lá manualmente via Zapier.

Configurar lógica de Conversa Iniciada

Regra:

Somente mova leads para Conversa Iniciada quando houver pelo menos 2 respostas da lead.

Então resposta positiva = 1 resposta
conversa iniciada = real de ida e volta

Configurar lógica de Chamado Agendado

Exemplo de regra:

Mova a lead aqui quando uma reunião for agendada no Calendly (ou similar).

Configurar lógica de estágio de Acompanhamento

Exemplo de regra:

Somente coloque leads aqui se já tiveram uma chamada, ou se ficaram em silêncio após uma conversa.

Fechado Ganhado / Perdido

Direto.

Replicando para Cada Cliente (Escala da Agência)

Uma vez que você tenha feito isso uma vez:

Você pode replicar para cada cliente.

Você cria um novo espaço de trabalho por cliente.

Assim sua agência se torna uma máquina de múltiplos espaços de trabalho.

É isso que você quer:

• um modelo de workflow

• clonado para todos os clientes

• alta retenção

• oferta de alto valor

Passo 8: Insira Respostas Positivas do Smartlead no CRM

Agora conectamos o Smartlead.

No Smartlead:

• Vá para Webhooks

• Criar webhook

• Gatilho: categoria de lead atualizada

Você quer:

Quando você marca a lead como “Interessado” → enviar para o CRM

Workflow Zapier (Smartlead → Breakcold)

1. Gatilho: Catch Hook

2. Ação: Breakcold → Criar/Atualizar Lead

3. Atribuir lista: Pipeline de vendas

4. Atribuir estágio: Resposta Positiva - E-mail Frio

Teste isso.

Pronto.

Agora cada resposta positiva vai automaticamente para o CRM.

Passo 9: Insira Respostas Positivas do LinkedIn do HeyReach no CRM

No HeyReach:

• vá para integrações

• webhooks

• criar webhook

• tipo de evento: primeira resposta de mensagem recebida

Agora construa o Zapier novamente:

1. Gatilho: Catch Hook

2. Ação: Breakcold → Criar/Atualizar Lead

3. Atribuir lista: Pipeline de vendas

4. Atribuir estágio: Resposta Positiva - LinkedIn

Teste isso.

Pronto.

Agora as respostas do LinkedIn também entram no CRM.

Como Parece Quando Está Rodando (Workflow Diário)

Agora imagine que você tem um espaço de trabalho cheio de leads.

É isso que acontece diariamente:

Cliente abre o painel Visão

Tarefas já estão esperando.

Sem pensar.

Sem adivinhar.

Sem procrastinação.

Eles clicam nas tarefas e obtêm:

• acesso direto ao fio de e-mail ou ao fio do LinkedIn

• plano de ação do AI

• mensagem sugerida

• lembretes de acompanhamento

Eles apenas executam.

Enquanto isso o CRM faz o resto

• detecta conversas

• detecta chamadas agendadas

• move leads automaticamente

• atualiza análises automaticamente

• 
  

  

Assim o pipeline fica limpo.

As estatísticas ficam limpas.

E o cliente sente que:

“Uau, este sistema realmente funciona.”

E adivinha?

Isso faz com que eles fiquem mais tempo.

Por Que Isso Funciona Tão Bem (Explicação da Retenção)

Agora o sistema está estabelecido.

E agora seu cliente tem:

• um espaço de trabalho de CRM adaptado ao seu negócio

• um pipeline limpo

• leads inseridas automaticamente

• tarefas geradas automaticamente

• leads movidas automaticamente

• análises sempre atualizadas

Então, o que o cliente precisa fazer?

Apenas um trabalho:

✅ aparecer diariamente
✅ executar tarefas
✅ fazer acompanhamento
✅ fechar negócios

Isso remove desculpas.

E a retenção aumenta bastante.

Upsell Alternativo: Venda um Serviço de Assistente de Acompanhamento

Se você quer uma estratégia de retenção ainda mais fácil:

Em vez de ensinar o cliente a fazer acompanhamento…

Você oferece:

✅ um assistente virtual
✅ serviços de acompanhamento
✅ gerenciamento de agendamento

Assim:

• Assistente Virtual lida com respostas + acompanhamentos

• cliente apenas fecha chamadas

Este é um upsell fácil e pode melhorar massivamente a retenção.

Conclusão

A maioria das agências de geração de leads perde clientes não porque as leads são ruins...

Mas porque os clientes não sabem o que fazer com elas.

Então sua estratégia de retenção é simples:

Não apenas gere leads.

Construa um sistema que converte.

O workflow é assim:

1. Espaço de trabalho CRM por cliente

2. Pipeline limpo

3. Inserir respostas positivas automaticamente

4. Painel de criação de tarefas automáticas

5. Leads movem-se automaticamente

6. Cliente executa diariamente

7. Resultados aumentam

8. Retenção aumenta

É isso.

Se você implementar isso, sua agência se tornará mais do que uma agência.

Ela se tornará uma provedora de sistema de receitas.

E é assim que você ganha a longo prazo.