La plupart des gens ont un CRM... mais ils ne savent pas vraiment comment le configurer.

Comment puis-je le savoir ? Parce que je gère mon CRM de vente Breakcold depuis plus de deux ans maintenant, et j'ai rencontré des centaines de prospects utilisant leur CRM de façon complètement erronée.

Donc dans cet article, je vais vous apprendre à faire une configuration CRM appropriée, afin que vous puissiez enfin exploiter tout le potentiel de votre CRM.

Et la meilleure partie est : cela fonctionne pour tous les CRM.

À la fin, votre CRM fonctionnera enfin pour vous, pas contre vous.

La #1 erreur de configuration CRM : trop de listes CRM

D'accord les gars, le premier gros problème que je vois dans la configuration du CRM est le suivant :

Les gens créent beaucoup trop de listes CRM.

En gros, ils essaient de créer une liste pour tout.

• une liste pour les prospects mal adaptés

• une liste pour les réponses positives de leur outil de cold email

• une liste pour les suivis

• une liste pour « peut-être plus tard »

• une liste pour « pistes réchauffées mais pas vraiment »

• et la liste continue...

J'ai vu des prospects (et même parfois des clients) avec 20+ listes.

Et honnêtement : ça n'a pas de sens.

Ça complique trop votre CRM, rend difficile la recherche de quoi que ce soit, et finalement... vous arrêtez d'utiliser correctement le CRM.

Ce que vous devriez faire à la place (dans N'IMPORTE QUEL CRM)

Le but de la configuration de votre CRM est de limiter le nombre de listes, car il existe des moyens bien meilleurs pour organiser et différencier les prospects dans votre CRM.

Peu importe l'entreprise que vous avez, il existe toujours seulement quatre grandes catégories de relations :

• Clients

• Prospects

• Partenariats

• Réseau / Pairs

  

C'est tout.

Ce sont les seules listes dont vous avez besoin.

Oui, vous pouvez ajuster cela un peu :

• peut-être ajoutez-vous une liste supplémentaire

• peut-être vous en retirez une

Mais dans l’ensemble, cette structure fonctionne pour quasiment toutes les entreprises.

Et il n’y a pas de vraie raison d’avoir plus de listes… sauf dans de rares cas.

Utilisez les pipelines pour créer les bons parcours clients

Voici où cela devient puissant.

Au lieu d'utiliser des listes pour tout décrire, vous gardez les listes simples... puis vous construisez un parcours dédié à chaque liste.

Exemple de pipeline des clients

Dans votre liste de Clients, vous pourriez avoir un pipeline comme :

1. Appel d'intégration

2. Premier appel de vérification

3. Demande de recommandation

4. Demande d'étude de cas

Ceci est un pipeline de parcours client.

Exemple de pipeline de prospect

Dans votre liste de Prospects, vous aurez un pipeline totalement différent. Par exemple :

• Appel prévu

• Conversation commencée

• Ignoré

• Suivi

• Gagné fermé / Perdu fermé

C'est là que vous devriez gérer les progrès.

Donc, en gros : les pipelines doivent faire le gros du travail, pas les listes.

Et une fois que vous avez configuré cela, vous évitez à jamais le problème des « trop de listes ».

Étiquettes : utilisez-les pour UNE seule chose uniquement

Maintenant, les gens me demandent :

« D'accord, mais comment différencier les startups, agences, entreprises, taille de l'entreprise, etc. ? »

Et c'est là que la plupart des gens gâchent leur configuration CRM.

Ils utilisent des étiquettes pour tout.

Et c'est le pire.

Pour quoi les étiquettes devraient être utilisées

Les étiquettes sont excellentes pour différencier les types d'entreprises.

Par exemple :

• Agence

• Startup

• Scale-up

Mais les étiquettes ne doivent PAS être utilisées pour des choses telles que :

• réunion réservée

• à suivre

• besoin de réponse

• attente de réponse

Parce que ceux-ci ne sont pas des « étiquettes ».

Ce sont des étapes de pipeline.

Si quelqu'un a réservé une réunion, cela devrait être une étape de pipeline comme :

• Réunion réservée

Pas une étiquette.

Votre règle des étiquettes CRM

Vous souhaitez utiliser des étiquettes pour une seule catégorie :

• Soit le type d'entreprise (agence/startup/etc.)

• Ou la taille de l'entreprise (1-10, 11-50, etc.)

• Ou une autre grande catégorie qui compte beaucoup pour votre entreprise

Mais ne mélangez pas tout.

Parce qu'une fois que vous faites cela, vous vous retrouvez avec 50 étiquettes, et votre CRM devient à nouveau ingérable.

Moins c'est plus.

Champs Personnalisés : L'Arme Secrète de la Configuration CRM

Si plusieurs choses comptent pour votre entreprise (et d’habitude elles le font), alors vous ne devriez pas créer plus de listes, et vous ne devriez pas non plus inonder de tags.

Au lieu de cela, vous devriez utiliser des champs personnalisés (également appelés attributs personnalisés selon le CRM).

Pourquoi les champs personnalisés sont importants

Si vous ouvrez une piste dans presque tous les CRM, vous verrez des champs par défaut comme :

• Nom

• Email

• Entreprise

• etc.

Mais vous pouvez également en ajouter des personnalisés, et surtout :

Tous ces champs sont filtrables.

Vous pouvez donc filtrer les prospects très rapidement, sans créer de listes désordonnées.

Exemple de champ personnalisé utile

Si vous avez une entreprise d'abonnement récurrent mensuel, vous pouvez créer un champ comme :

• Date de début de l'abonnement

Type : date

Et maintenant, vous pouvez filtrer et trier les clients en fonction de cela.

Comment le configurer

Dans la plupart des CRM, vous allez à :

Paramètres → Attributs / Champs Personnalisés → Créer un Champ

Et puis vous choisissez :

• texte

• date

• nombre

• liste déroulante

Cette partie est ce qui rend votre CRM vraiment conforme à votre entreprise.

Ainsi, la configuration de votre CRM devient personnalisée, sans perturber votre organisation.

Intégrations : votre CRM doit être votre source unique de vérité

Le dernier point clé pour une configuration CRM correcte est les intégrations.

Votre CRM doit être votre source unique de vérité.

Mais s'il ne s'intègre pas à votre pile, vous aurez constamment affaire à des données manquantes, au copier/coller manuel, aux outils déconnectés... et encore une fois, vous cesserez d'utiliser correctement le CRM.

Avec quoi votre CRM devrait-il s'intégrer ?

Vous voulez :

• des intégrations natives avec vos outils

• de solides intégrations de données (email + enrichissement téléphonique, LinkedIn et autres réseaux sociaux)

• synchronisation des réunions (calendrier)

Et idéalement aussi une intégration de prise de notes AI, pour que vos réunions soient automatiquement synchronisées dans le CRM avec :

• résumé

• transcription

• lien d'enregistrement

C’est la configuration de rêve parce que votre CRM devient vivant automatiquement.

Récapitulatif de Configuration CRM (Faites Cela et Vous Battrez 90% des Gens)

Pour résumer, une configuration CRM appropriée ressemble à ceci :

1. Clouez l'organisation de vos listes

   • Gardez les listes au minimum (clients, prospects, partenariats, réseau)

2. Organisez vos pipelines

   • Les pipelines définissent le parcours, pas les listes

3. Utilisez les étiquettes correctement

   • UNE seule catégorie (type d’entreprise OU taille d’entreprise)

4. Utilisez des champs personnalisés pour tout le reste

   • Faites en sorte que votre CRM corresponde à votre entreprise, sans chaos

5. Réfléchissez bien aux intégrations

   • Votre CRM doit se connecter à toute votre pile technologique

Si vous faites cela, vous serez déjà au-dessus de 90% des gens en ce qui concerne l'utilisation correcte d'un CRM.

Parce que la plupart des gens n'ont aucune idée de la façon dont ils devraient structurer leur CRM.