A maioria das pessoas tem um CRM… mas na verdade não sabem como configurá-lo.

Como eu sei? Porque eu tenho dirigido o meu CRM de vendas Breakcold por mais de dois anos agora, e já me deparei com centenas de potenciais clientes usando seu CRM completamente errado.

Então, neste artigo, vou ensinar você a fazer uma configuração de CRM adequada, para que finalmente possa aproveitar ao máximo seu CRM.

E a melhor parte é: isso funciona para qualquer CRM.

No final, seu CRM finalmente trabalhará para você, não contra você.

Erro n.º 1 de Configuração de CRM: Listas de CRM Demais

Pessoal, o primeiro grande problema que vejo na configuração do CRM é este:

As pessoas criam listas de CRM demais.

Basicamente, elas tentam criar uma lista para tudo.

• uma lista para leads inadequados

• uma lista para respostas positivas da sua ferramenta de e-mail frio

• uma lista para acompanhamentos

• uma lista para “talvez depois”

• uma lista para “leads quentes mas não realmente”

• e a lista continua…

Já vi potenciais clientes (e até clientes às vezes) com mais de 20 listas.

E honestamente: não faz sentido.

Isso complica demais seu CRM, torna difícil encontrar qualquer coisa, e no final… você para de usar o CRM corretamente.

O que você deve fazer em vez disso (em QUALQUER CRM)

O objetivo da sua configuração de CRM é limitar o número de listas, porque há maneiras muito melhores de organizar e diferenciar leads dentro do seu CRM.

Não importa o negócio que você tem, sempre há apenas quatro categorias principais de relacionamentos:

• Clientes

• Potenciais Clientes

• Parcerias

• Rede / Pares

  

É isso.

Essas são as únicas listas de que você precisa.

Sim, você pode ajustar um pouco isso:

• talvez adicione mais uma lista

• talvez remova uma

Mas, em geral, esta estrutura funciona para praticamente qualquer negócio.

E não há razão real para ter mais listas… exceto em casos raros.

Use Pipelines para Construir as Jornadas de Clientes Certas

Agora é aqui que se torna poderoso.

Em vez de usar listas para descrever tudo, você mantém as listas simples… e então constrói uma jornada dedicada dentro de cada lista.

Exemplo de pipeline de clientes

Dentro da sua lista de Clientes, você poderia ter um pipeline como:

1. Chamada de integração

2. Primeira chamada de check-in

3. Pedido de referência

4. Pedido de estudo de caso

Esta é uma pipeline de jornada de cliente.

Exemplo de pipeline de potencial cliente

Dentro da sua lista de Potenciais Clientes, você terá um pipeline totalmente diferente. Por exemplo:

• Chamada agendada

• Conversa iniciada

• Ignorado

• Acompanhamento

• Fechado ganho / Fechado perdido

É aqui que você deve gerenciar o progresso.

Então, basicamente: pipelines devem fazer o trabalho pesado, não listas.

E uma vez que você configure isso, evita o problema de “listas demais” para sempre.

Tags: Use-as para UMA Coisa Somente

Agora as pessoas me perguntam:

“Ok, mas como diferencio entre startups, agências, empresas, tamanho da empresa, etc.?”

E é aqui que a maioria das pessoas erra na configuração do CRM.

Elas usam tags para tudo.

E isso é o pior.

Para que as tags devem ser usadas

As tags são ótimas para diferenciar entre tipos de empresas.

Por exemplo:

• Agência

• Startup

• Empresa de Crescimento

Mas as tags não devem ser usadas para coisas como:

• reunião agendada

• para acompanhamento

• precisa de resposta

• aguardando resposta

Porque essas não são “tags”.

Essas são estágios do pipeline.

Se alguém agendou uma reunião, deve ser um estágio do pipeline como:

• Reunião agendada

Não uma tag.

Regra de tags no seu CRM

Você quer usar tags para uma categoria somente:

• Ou tipo de empresa (agência/startup/etc.)

• Ou tamanho de empresa (1-10, 11-50, etc.)

• Ou uma outra categoria importante que importa muito para o seu negócio

Mas não misture tudo.

Porque uma vez que você faça isso, você acaba com 50 tags, e seu CRM se torna incontrolável novamente.

Menos é mais.

Campos Personalizados: A Arma Secreta da Configuração de CRM

Se várias coisas importam para o seu negócio (e geralmente importam), então você não deve criar mais listas, e não deve spammar tags também.

Em vez disso, você deve usar campos personalizados (também chamados de atributos personalizados dependendo do CRM).

Por que os campos personalizados são importantes

Se você abrir um lead em basicamente qualquer CRM, verá campos padrão como:

• Nome

• E-mail

• Empresa

• etc.

Mas você também pode adicionar campos personalizados, e o mais importante:

Todos esses campos são filtráveis.

Então você pode filtrar leads super rápido, sem criar listas confusas.

Exemplo de um campo personalizado útil

Se você tem um negócio de assinatura recorrente mensal, pode criar um campo como:

• Data de início da assinatura

Tipo: data

E agora você pode filtrar e classificar clientes com base nisso.

Como configurá-lo

Na maioria dos CRMs, você vai para:

Configurações → Atributos / Campos Personalizados → Criar Campo

E então você escolhe:

• texto

• data

• número

• menu suspenso

Esta parte é o que faz seu CRM realmente corresponder ao seu negócio.

Então a configuração do seu CRM se torna personalizada, sem quebrar sua organização.

Integrações: O CRM Deve Ser Sua Fonte Única da Verdade

O último ponto-chave para uma configuração correta de CRM são integrações.

Seu CRM deve ser sua fonte única da verdade.

Mas se não integrar com seu stack, você lidará constantemente com dados ausentes, cópia/manual, ferramentas desconectadas… e novamente você parará de usar o CRM corretamente.

Com o que seu CRM deve integrar

Você quer:

• integrações nativas com suas ferramentas

• integrações de dados fortes (enriquecimento de e-mail + telefone, LinkedIn & outras redes sociais)

• sinc de reuniões (calendário)

E idealmente também uma integração de tomador de notas de IA, para que suas reuniões sejam auto-sincronizadas no CRM com:

• resumo

• transcrição

• link de gravação

Este é o setup dos sonhos porque seu CRM se torna vivo automaticamente.

Resumo da Configuração de CRM (Faça Isso e Você Superará 90% das Pessoas)

Para resumir, uma configuração de CRM adequada se parece com isto:

1. Capriche na organização das listas

   • Mantenha as listas mínimas (clientes, potenciais clientes, parcerias, rede)

2. Organize seus pipelines

   • Pipelines definem a jornada, não listas

3. Use tags corretamente

   • UMA categoria somente (tipo de empresa OU tamanho de empresa)

4. Use campos personalizados para todo o resto

   • Faça seu CRM corresponder ao seu negócio, sem caos

5. Pense bem sobre integrações

   • Seu CRM deve se conectar ao seu stack tecnológico completo

Se você fizer isso, já estará acima de 90% das pessoas quando se trata de usar um CRM corretamente.

Porque a maioria das pessoas não tem ideia de como deveriam estruturar seu CRM.