Heb je ooit uren besteed aan het creëren van de perfecte verkoopworkflow — eentje die leads door de pijplijn loodst voordat je "done deal" kunt zeggen — om erachter te komen dat er net een nieuwe functie of tool is uitgebracht die het overbodig maakt? Als je een van de technisch onderlegde weinigen bent die de constante updates kunnen bijhouden, gefeliciteerd. Maar voor de rest van ons, tech-traditionalisten die proberen het hoofd boven water te houden in een zee van voortdurend ontwikkelende CRM's, je bent niet alleen.

Naarmate platforms evolueren en nieuwe verkooptools uit het niets lijken te verschijnen, lopen workflows van gisteren snel achter. De teams van vandaag hebben systemen nodig die snel, flexibel en ontworpen zijn om zich aan te passen.

In deze gids zullen we uiteenzetten wat CRM-workflows zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze kunt gebruiken om je verkoop-, marketing- en ondersteuningswerken te automatiseren en op te schalen. Bovendien delen we een paar bewezen workflows (rechtstreeks uit ons draaiboek) die je rechtstreeks in je eigen systeem kunt inpluggen... of nog beter, in Breakcold.

🔄 Wat is een CRM-workflow?

Denk aan een CRM-workflow als je assistent achter de schermen — het automatiseren van de kleine dingen zodat je team zich kan concentreren op het sluiten van deals, niet op het klikken van knoppen. Het is een reeks vooraf gedefinieerde stappen die taken, acties en communicatie binnen je CRM afhandelen. Deze workflows worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen — zoals wanneer een lead een formulier invult, een deal van fase verandert, of een ondersteuningsaanvraag wordt ingediend.

In plaats van te vertrouwen op geheugen of post-its, komt je CRM in actie voor jou. Alsof het magie is... maar dan met logica.

Voordelen van CRM-workflows

Laten we eerlijk zijn — handmatig leads achtervolgen en herinneringsmails versturen is niet echt schaalbaar. CRM-workflows nemen dat van je bord. Dit is waarom ze belangrijk zijn:

• ⏳ Bespaar tijd door repetitieve taken zoals follow-ups en data-invoer te verminderen

• ⚡ Versnel reactietijden met directe, geautomatiseerde outreach

• 🎯 Zorg voor consistente communicatie over verkoop, marketing en ondersteuning

• 🚀 Verhoog de productiviteit door vertegenwoordigers zich te laten concentreren op wat echt belangrijk is

Handmatige vs. geautomatiseerde workflows

Handmatige workflows = post-it notes, kalenderherinneringen en af en toe een "Oeps, vergeten op te volgen." 😬

Geautomatiseerde workflows = je CRM doet het zware werk voor je. Bijvoorbeeld: een lead klikt op je prijslink? Je CRM kan direct een verkoopsopdracht toewijzen en hun score verhogen. Geen giswerk meer. Geen hiaten meer.

Waar Workflows in een CRM passen

Workflows zijn het verbindend weefsel van een geweldig CRM. Ze verbinden leadbeheer, e-mails, pijplijnfases en ondersteuningsaanvragen tot één soepel systeem.

Onder de streep: Ze laten je CRM voor jou werken — niet andersom.

Veelvoorkomende soorten CRM-workflows

CRM-workflows automatiseren repetitieve taken, houden teams op één lijn en verbeteren de klantervaring. Hier zijn veel voorkomende voorbeelden in verkoop, marketing en ondersteuning:

🔹 Verkoopworkflows

• 1. Leadkwalificatie
  📌 Scenario: een nieuwe lead vult je formulier in. De meeste CRM's (zelfs Breakcold 😉) kunnen hun profiel verrijken — functietitel, bedrijf, LinkedIn-activiteit — en controleren of ze overeenkomen met je ICP. Ja? Dan worden ze getagd als 'Gekwalificeerd' en doorgestuurd naar een senior vertegenwoordiger. Zo niet? Dan gaan ze naar een nurture-sequence.

• 2. Deal-fase progressie
  📌 Scenario: Oriëntatiegesprek = voltooid. Op basis van verrijkte gegevens zoals bedrijfsfinanciering of functie hiërarchieën, verplaatst Breakcold de deal naar 'Gekwalificeerde Kansen' en creëert een gepersonaliseerde voorsteltaak.

• 3. Geautomatiseerde opvolgingen
  📌 Scenario: een lead opent je e-mail maar blijft stil. Na drie dagen stuur je een opvolging — deze keer met actiegerichte inzichten zoals recente LinkedIn-activiteit of functiewijzigingen om het menselijk te laten aanvoelen, niet robotachtig. Nog steeds niets? Een handmatige taak wordt ingepland voor een vertegenwoordiger om in te stappen.

🔹 Marketingworkflows

• 1. Leadscoring
  📌 Scenario: een contactpersoon downloadt een whitepaper, neemt deel aan je webinar en bezoekt de prijspagina. De CRM houdt de score bij. Zodra ze een score van meer dan 70 bereiken, wordt een 'warme lead' waarschuwing verstuurd naar sales.

• 2. E-mail nurturingsreeksen
  📌 Scenario: een nieuwe abonnee komt op je lijst. Ze worden ingeschreven in een 5-delige welkomstreeks die over twee weken wordt verspreid — bedoeld om te informeren, betrekken en die eerste productdemo te stimuleren.

• 3. Herbetrokkenheidscampagnes
  📌 Scenario: een lead is al meer dan 90 dagen MIA. Tijd om ze terug te trekken met een herbetrokkenheids-e-mail — misschien een tijdgebonden aanbieding of een korte 'Nog steeds geïnteresseerd?' enquête.

🔹 Klantondersteuning Workflows

• 1. Tickettoewijzing
  📌 Scenario: een gebruiker meldt een factureringsprobleem. De CRM wijst het automatisch toe aan je financieel team, markeert het als hoge prioriteit en pingt de juiste agent in Slack. Boom — snellere oplossing.

• 2. Escalatieprocessen
  📌 Scenario: een ticket is al 48 uur onopgelost. De CRM markeert het als "At Risk," escaleert het naar een manager en meldt aan de klant dat er hulp onderweg is.

• 3. Feedbackverzameling
  📌 Scenario: zodra een ticket als opgelost is gemarkeerd, stuurt de CRM automatisch een feedback-enquête. Indien de evaluatie laag is? Je CX-team ontvangt een waarschuwing om in te springen en het goed te maken.

🧩 CRM Workflow Voorbeelden van Breakcold 

Breakcold maakt het gemakkelijk om je leads te beheren — allemaal vanaf één gestroomlijnd platform. Hieronder staan praktijkvoorbeelden van workflows die we zelf hebben samengesteld (voel je vrij om ze te stelen — we vinden het niet erg... beloof gewoon dat je het een kans zult geven in Breakcold 😉). 

Ter context: de leads in deze voorbeelden omvatten zowel inkomende als uitgaande prospects.

1) Interesse omzetten in afgesloten deals 

✅ Stapsgewijze Uiteenzetting

Stap 1: Een lead wordt gemarkeerd als 'geïnteresseerd' in een leadgeneratiesoftware (Lemlist, Smartlead, Instantly) of dient een formulier in via Tally/Typeform → automatisch verrijkt met LinkedIn + andere contactgegevens via Dataloader-tools.
Stap 2: De lead wordt toegevoegd aan je CRM (automatisch samengevoegd/bijgewerkt als ze al bestaan).
Stap 3: Een sociale betrokkenheidstaak wordt gecreëerd in Breakcold om verbinding te maken via LinkedIn of andere platformen.
Stap 4: Oriëntatiegesprek is geboekt met Calendly of Cal.com → leadstatus bijgewerkt in Breakcold.
Stap 5: Prospect woont het oriëntatiegesprek bij.
Stap 6:

• Indien geen deal is veiliggesteld → een opvolg-e-mail inplannen.

• Indien wel veiliggesteld → een Slack-bericht sturen en de mogelijkheid markeren als gecreëerd.

 Stap 7: Verkoopsoproep is geboekt en gewonnen.
Stap 8: Stuur een jubelend Slack-bericht wanneer de deal sluit.
Stap 9: Maak een herinnering in Breakcold om over 2+ maanden op te volgen voor een videogetuigenis of toekomstige upsell-mogelijkheid.

2) Een door mij (!) Ontworpen Workflow voor een Mede-prospect

✅ Stapsgewijze Uiteenzetting

Stap 1: Wanneer een lead als geïnteresseerd wordt gemarkeerd, filter ze dan door je outreach-tools — en stuur ze vervolgens direct naar Breakcold.

Stap 2: Voeg de lead toe aan een specifieke lijst in je CRM op basis van dealwaarde en sales pipeline-fase.

Stap 3: Stuur een handmatige verzoek om verbinding te maken op LinkedIn om op hun radar te komen.

Stap 4: Wijs de lead toe aan je virtuele assistent (VA)-team en creëer een taak om de LinkedIn-activiteit van de lead bij te houden.

Stap 5: Blijf organisch communiceren met de prospect in Breakcold's Engagement Feed — leuk vinden, reageren of reageren op hun inhoud gedurende 30–60 minuten dagelijks om top-of-mind te blijven.

Stap 6: VA's blijven de lead koesteren door middel van een mix van LinkedIn-gesprekken, doordachte DM's en betrokkenheid — alles persoonlijk, relevant en verbonden met wat ze daadwerkelijk posten.

Stap 7: Herhaal Stap 5 en 6 totdat de lead een natuurlijke stop bereikt (bijvoorbeeld een oriëntatiegesprek geboekt, gesloten deal, of zei "niet geïnteresseerd").

Stap 8: Als de lead uiteindelijk een slechte match blijkt te zijn, geen stress. Niet tracken en verder gaan — begin fris met een nieuwe lead.

3) Verkoop CRM Workflow

✅ Stapsgewijze Uiteenzetting

Stap 1: Importeer je leadlijst in Breakcold via CSV.
Stap 2: Leads worden automatisch verrijkt binnen Breakcold met BetterContact — denk aan LinkedIn-profielen, functietitels en meer.
Stap 3: Breakcold haalt de nieuwste social media posts van je prospect binnen ter voorbereiding op engagement.
Stap 4: Begin met interactie met hun berichten direct in Breakcold's Social Engagement Feed — leuk vinden, reageren en top of mind blijven zonder opdringerig te zijn.
Stap 5: Zodra warm, worden leads automatisch in een uitgaande campagne gestopt (met behulp van tools zoals Heyreach).
Stap 6: Webhooks nemen het over — volgen wanneer uitnodigingen verzonden, geaccepteerd en wanneer het eerste bericht eruit gaat.
Stap 7: Alle interactie en campagneactiviteit synchroniseert terug naar Breakcold, en leads bewegen automatisch door je pijplijn — geen handmatige opvolging meer nodig.

🛠️ Tools voor CRM Workflow Automatisering

1) Breakcold  

Samenvatting

Breakcold is een van de eerste AI-Native Sales CRM's, speciaal gemaakt voor hoe deals worden gesloten in 2025. Door volgende generatie AI-automatisering te combineren met moderne social-selling kenmerken, elimineert Breakcold administratieve rompslomp en houdt het je gefocust op wat daadwerkelijk inkomsten oplevert: gesprekken en relaties.

Het is ontworpen voor bureaus, adviseurs, en snelgroeiende teams die de kracht van CRM-workflows van ondernemingsniveau willen zonder de complexiteit en overbodigheid. Of het nu gaat om het automatisch opschonen van je data, het verrijken van je leads, of het genereren van je volgende opvolgbericht, Breakcold fungeert als je verkoopassistent binnen een slank, AI-native CRM.

Prijsplannen

2) Close

Samenvatting

Close is een no-nonsense CRM gebouwd voor kleine en middelgrote teams die snel leads willen omzetten. Met ingebeld bellen, e-mail en SMS allemaal op één plek, vermindert het het schakelen tussen tools en houdt het je verkoopproces strak en efficiënt — perfect voor teams die snelheid en eenvoud waarderen.

Prijsplannen