Servindo como o centro central para dados de clientes, simplificando operações e permitindo relacionamentos mais fortes, Sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) têm sido o motor dos negócios há décadas. Com a demanda e a popularidade a continuar a aumentar, empresas em todo o lado têm um CRM em vigor — ou estão a procurar implementar um.

Agora, precisa ser dito: embora os CRMs possam ser um enorme ativo, as empresas que mais beneficiam são aquelas que sabem como realmente usá-los – BEM.

Se você está percebendo que seu CRM está trabalhando mais do que você, não se preocupe — você não está sozinho. E, por coincidência você teve sorte. 🍀

Hoje, estamos mergulhando em dicas e truques apoiados pela indústria para ajudá-lo a passar de Breakcold a equilíbrio 😉 com 12 dicas essenciais para usuários de CRM.

Os Custos de uma Má Gestão de CRM ⛔

Sabemos os benefícios sem fim que um CRM pode trazer a qualquer negócio — quando gerido corretamente. No entanto, quando gerido de forma inadequada, os resultados podem ser desastrosamente caros. Má higiene de dados e integrações desorganizadas certamente interferirão na nutrição de leads.

Pode começar com perder algumas vitórias fáceis, mas antes que você perceba, clientes de longa data param de atender chamadas ou até mesmo ignorar suas mensagens. Claro, esses podem parecer problemas menores, mas o problema com pequenos problemas é que eles se acumulam — RÁPIDO.

Se não for controlado, um CRM mal gerido pode silenciosamente corroer sua receita, reputação e confiança do cliente. É por isso que acertar desde o início — ou reverter as coisas cedo — é crítico.  Aqui está o que PODE e VAI dar errado se você deixar isso acontecer: 

1°) Alcance Ineficaz 

Imagine passar horas criando a estratégia de outbound perfeita — você a automatizou completamente, fez cada mensagem para corresponder aos interesses únicos de cada lead e finalmente apertou o botão de lançamento. BUM!

Semanas se passam… e você não ouve nada.

Acontece que seus dados estão desatualizados, e todo esse esforço? Está apenas coletando poeira em uma caixa de entrada abandonada.

Enquanto você está ocupado correndo para consertar seu CRM, outro representante de vendas — armado com dados limpos e precisos — já está fechando negócios ou lançando sua próxima campanha.

Não seja o primeiro.

2°) Negócios Perdidos

Uma vitória fácil para um representante de vendas é como crack — pode ser pequeno, mas cria impulso, eleva o moral e valida sua estratégia. Você quer capturar essas vitórias sempre que puder.

Mas se o seu CRM está mal configurado ou cheio de dados ruins, essas oportunidades quentes escapam pelos buracos — frequentemente sem que ninguém perceba.

E como mencionei antes, pequenos erros se acumulam — e com o tempo, eles vão custar negócios reais.

3°) Corrigir Erros Torna-se Caro  

Tempo = dinheiro. Quanto mais tempo você passa corrigindo erros, menos tempo você tem para fechar negócios e gerar receita. Matemática simples.

4°) Sem ROI 

Outreach frio já é duro o suficiente — não o torne mais difícil com dados desatualizados. Até pequenos deslizes, como erro de ortografia no nome de um lead, podem transformar um prospect quente em frio antes mesmo de você poder dizer “outreach.”

Deixe acumular o suficiente desses erros bobos, e você vai se encontrar em uma ladeira escorregadia que é difícil de se recuperar – tanto para os negócios quanto para o indivíduo. 

Insights dos Melhores: 4 Dicas de Especialista da Minha Parte! 👋🤓

1°) Escolha um CRM que Atenda às Suas Necessidades

Só porque os garotos legais estão escolhendo CRMs como HubSpot, Salesforce, ou Pipedrive, não significa que você precisa seguir o exemplo. Mais frequentemente do que não, essas plataformas são exagero para o que você realmente precisa — e você acabará passando por um monte de software desnecessário antes de encontrar as funcionalidades que contam.

O mercado de CRM está em expansão, e só está ficando maior. Novos jogadores estão constantemente entrando no mercado, e as chances são de que há uma plataforma lá fora que atende ao seu caso de uso específico melhor do que os grandes nomes.

Precisa de um CRM com recursos de chamada poderosos? Vá com Close.
Procurando algo adaptado ao seu fluxo de trabalho do Google Workspace? Experimente Copper.
Focado em vendas sociais? Breakcold pode ser seu novo melhor amigo. 😉

2°) Não Complicar Demais

Olha, entendemos. Amamos o brinquedo mais brilhante tanto quanto a próxima pessoa — mas por que levar uma bazuca para uma luta de faca?

Aqui está a questão: usar uma bazuca é incrivelmente difícil. Se você não tem as habilidades para operá-la corretamente, é mais provável que se machuque do que qualquer outra pessoa .

O mesmo vale para o seu CRM. Se você não pode gastar com um integrador de CRM, então você provavelmente gastou uma tonelada de dinheiro em software que você não tem ideia de como usar — e que não deveria tentar administrar sozinho.

A melhor dica? Mantenha simples.

3°) Escolha um CRM com o Maior Número Possível de Integrações Nativas

Quando se trata de integrações nativas, mais certamente é melhor. O objetivo não é se tornar um mestre da automação — é deixar seu CRM fazer o trabalho pesado por você. Comece pequeno e foque em eliminar tarefas tediosas que atrapalham o que você faz de melhor.

4°) Utilize Tarefas de CRM com Mais Frequência

Uma coisa que sempre funcionou para mim? Usar o sistema de tarefas do CRM. Por quê? Porque ser organizado gera RESULTADOS. O dinheiro está no follow-up — e se seu CRM pode ajudá-lo a rastrear o quem, o quê e o porquê, você deve absolutamente aproveitar isso. 

12 Dicas para Aprimorar o Jogo do seu CRM 💡

1°) Aproveite a Escuta Social 

O futuro do engajamento de vendas está mudando. Se você não está aproveitando a escuta social, você PRECISA começar agora. Ao monitorar plataformas sociais, sites de avaliação e até fóruns, você pode acessar uma riqueza de insights em tempo real que antes estavam fora de alcance.

Hoje, você pode até encontrar CRMs como Breakcold que oferecem recursos nativos de escuta social para ajudá-lo a se manter à frente de tendências emergentes, pontos críticos do cliente e elaborar um outreach mais personalizado.

A propósito, você sabia que o Breakcold também pode ajudá-lo a agrupar um feed de engajamento personalizado dos SEUS contatos — para que você possa curtir e comentar nas postagens deles no LinkedIn mais rápido do que nunca — sem a desordem? Não? Bem, agora você sabe! 😏

2°) Mantenha Seu CRM Limpo e Organizado!

Em média, os dados B2B se deterioram a uma taxa de 2,1% por mês. Nada demais, certo? ERRADO. 

Vamos supor que você tenha uma lista de 50.000 clientes em seu CRM. Até o final do ano, você terá perdido cerca de 11.000 delas. Isso representa 22% do seu banco de dados — simplesmente desaparecido.

Ainda não convencido de que é um grande problema? Vamos detalhar: Suponha que você feche 15 negócios para cada 100 clientes, e cada venda vale $1.000. Faça as contas e… Sim, isso representa uma perda de $1,6 milhão. Você leu certo, milhões. 🤯

Olha, entendemos — limpar seu CRM não é a tarefa favorita de ninguém. Mas se atualizar e-mails, números de telefone e manuseios sociais poderia salvar (ou ganhar) esse tipo de dinheiro, você pode querer reconsiderar.

3°) Faça Backup!

Já jogou um videogame onde você passou horas explorando, ganhando conquistas e finalmente derrotando o vilão — só para perder todo o seu progresso no dia seguinte? É... dói. Muito. 😢

O mesmo vale para seus dados do CRM. Claro, uma perda total é improvável, mas aqui está a questão: 32% das pequenas e médias empresas sofreram pelo menos um ciberataque no último ano.

Se isso acontecer, todas aquelas horas gastas construindo seu banco de dados de clientes? Desaparecido. E não apenas machucará seu ego — isso pode impactar seriamente seus negócios.

A jogada inteligente? Mantenha sempre um backup seguro e atualizado de todos os seus dados de clientes. Confie em mim - o você do futuro agradecerá. (E não diga que eu não te avisei.)

4°) Explore Integrações de CRM

Grandes fornecedores de CRM estão sempre trabalhando nos bastidores para facilitar seu trabalho. Uma das melhores maneiras de fazer isso? Integrações poderosas que ajudam você a simplificar fluxos de trabalho e se concentrar no que você faz de melhor.

E se você está curioso para saber o que Breakcold tem feito — estivemos ocupados. Confira nossa página de integrações recém-revitalizada para ver como estamos construindo pontes com algumas de suas ferramentas favoritas. 😉

5°) Atualize Sua Pilha de Tecnologia Com o Último Software

Sua pilha de tecnologia desempenha um papel semelhante ao das integrações ao ajudar a preencher as lacunas que seu CRM pode deixar. Manter sua pilha de tecnologia bem cuidada faz mais do que simplificar fluxos de trabalho e processos — também ajuda a prevenir erros. Garantir que todas as ferramentas estejam atualizadas reduz o risco de discrepâncias de dados e minimiza o desempenho com falhas.

6°) Automatize, Automatize e AUTOMATIZE

Por que trabalhar mais duro quando você pode trabalhar de forma mais inteligente com a ajuda da IA e da automação? Ao remover as tarefas tediosas e que consomem tempo que atrasam seu dia, você pode aumentar significativamente a eficiência de suas operações de CRM.

Áreas-chave a Considerar para Automação:

• Lembretes de follow-up

• Entrada e atualização de dados

• Atribuição e roteamento de tarefas

• Classificação de leads

Em última análise, cabe a você decidir quais áreas são mais adequadas para automação, mas os exemplos acima são um ótimo ponto de partida. Como regra geral, se uma parte do seu fluxo de trabalho pode ser automatizada, vale a pena fazê-lo mais cedo do que mais tarde.

7°) Quebre os Dados Antes que Eles Quebrem Você

Segmentação de dados pode parecer uma dica direta, mas é frequentemente negligenciada. Dividir os dados de seus clientes ou leads em grupos específicos não apenas possibilita um outreach direcionado e personalizado, mas também pode revelar lacunas ou sobreposições no seu Perfil Ideal de Cliente (ICP).

Aqui estão algumas maneiras eficazes de segmentar seus dados:

• Criterios detalhados para segmentação – Utilize estruturas como geográficas, demográficas, psicográficas, comportamentais, por benefício e com base em ocasiões para organizar seu público.

• Segmentação dinâmica – Aproveite as capacidades do seu CRM para criar segmentos que se atualizam automaticamente com base no comportamento em tempo real dos clientes.

• Comunicação personalizada – Ajuste campanhas de e-mail com segmentação, como recomendações de produtos com base em compras passadas ou conteúdo específico alinhado aos interesses dos usuários.

A segmentação inteligente leva a um marketing mais inteligente — e um público mais responsivo e engajado.

8°) Aja!

A gestão do relacionamento com o cliente não precisa ser entediante. Adicionar elementos de jogo — como placares, emblemas e recompensas — pode introduzir competição amigável enquanto torna a experiência diária da sua equipe de vendas um pouco mais agradável.

Embora a gamificação possa parecer não convencional, é uma maneira comprovada de aumentar o engajamento e a motivação dentro do seu sistema de CRM.

9°) Aproveite a Análise para Tomar Decisões Mais Inteligentes

Você pode não ser uma pessoa de números, mas seu CRM definitivamente é. A maioria dos CRMs vem equipada com ferramentas de análise poderosas projetadas para lhe dar uma compreensão clara do que está funcionando, o que não está e onde novas oportunidades estão. Revisar regularmente essas percepções pode ajudar você a tomar decisões orientadas por dados e refinar sua estratégia e fluxos de trabalho para melhores resultados.

Por exemplo, o Breakcold — um CRM repleto de 23 blocos de análise (e contando) que podem rastrear tudo, desde desempenho de pipeline até atividade de comunicação e social. O Breakcold facilita extremamente o monitoramento de métricas-chave como Negócios Fechados e Emails Enviados, ajudando você a se manter em cima de suas metas com precisão.

10°) Concentre-se na Retenção, Não Apenas na Aquisição

Pode parecer simples no papel, mas é uma mudança de jogo na prática: Não se esqueça das pessoas que ajudaram você a chegar onde está hoje. Mostre apreciação a todos os seus leads — tanto novos quanto antigos — com o amor que eles merecem.

Afinal, é chamado 'gestão de relacionamento com o cliente' por uma razão. Comece a construir relacionamentos que valem a pena serem geridos e você logo perceberá que quanto mais forte o relacionamento, menos gestão ele realmente requer.

11°) Realize Auditorias Regulares de CRM  

Trate seu CRM como você trataria seu próprio templo 🙏. Agende check-ups regulares — anualmente ou até trimestralmente — sobre seus dados de leads, configurações do sistema e estratégia geral. Essas auditorias ajudam a aprimorar seu CRM e detectar potenciais problemas antes que eles se tornem grandes problemas.

O que uma Auditoria de CRM Pode Incluir:

• Pesquisas de feedback dos usuários – Envie pesquisas trimestrais para coletar insights sobre usabilidade, precisão dos dados e quaisquer pontos problemáticos que os colegas possam estar enfrentando.

• Revisão de protocolo de segurança – Revise e atualize regularmente as medidas de segurança dos dados para garantir que seu CRM permaneça em conformidade e protegido.

• Ciclo de feedback – Estabeleça um mecanismo contínuo de feedback para melhorar continuamente o sistema com base no input dos usuários.

12°) A Temporada de Treinamento (Não) Acabou

Como diz o ditado, 'uma pessoa é tão boa quanto suas ferramentas' — e isso é especialmente verdadeiro para os CRMs. Infelizmente, nem todos estão familiarizados com plataformas de CRM, e alguns membros da equipe podem até ser aversos à tecnologia. 

É por isso que fornecer o treinamento adequado — seja sessões práticas ou manuais detalhados — é essencial. Um treinamento adequado capacita sua equipe a usar o CRM efetivamente, levando a interações com o cliente mais fortes e a uma melhor gestão de dados.

Considerações Finais + Conclusão 💭

É importante notar que enquanto essas podem ser as melhores práticas para alguns, nem toda dica se aplicará à sua situação específica. Como qualquer ferramenta — física ou digital — seu CRM deve ser usado de uma forma que esteja alinhada com seus objetivos e desafios únicos. Pense nessas sugestões como marcos na sua jornada para dominar seu CRM.

E se você está em busca de um pouco de inspiração, não deixe de conferir nossos estudos de caso de Breakcolders da vida real, onde eles compartilham suas dicas pessoais, estratégias e sucessos com o Breakcold em 2025 e além.