Construí mi CRM de ensueño: un CRM que se actualiza solo ✨.

Básicamente tienes 2 opciones 👇:

• Mira el video a continuación 🎥

• O lee este artículo para aprender cómo lo hice

El Problema

Antes de contarte cómo se ve, déjame darte algo de contexto 👀.

En junio de 2023, mi cofundador y yo lanzamos un CRM de ventas llamado Breakcold. El objetivo era construir una alternativa moderna a Pipedrive, pero con integraciones sociales. No solo email y teléfono, sino también LinkedIn, WhatsApp, y Telegram 💬.

Y eso es exactamente lo que hicimos.

A la gente le encantó 🙌.

Paso a paso, mejoramos el producto y lo hicimos cada vez mejor. Luego chocamos contra un muro.

Nos dimos cuenta de que la automatización del CRM era clave para nuestros usuarios, y para mí también, porque absolutamente odiaba la entrada manual de datos de CRM 😤. La solución obvia era los flujos de trabajo del CRM. Los ves en casi todos los CRM, y funcionan bien, pero básicamente tienes que convertirte en un experto en CRM para usarlos correctamente. La curva de aprendizaje es un desastre.

Como resultado, la mayoría de las personas nunca automatizan su CRM correctamente. O es demasiado difícil, o no tienen el presupuesto para contratar a un integrador de CRM.

La Solución

Así que durante el verano de 2025, estábamos a punto de construir flujos de trabajo de CRM clásicos. Y dije, “Espera un segundo. ¿Qué pasaría si construyéramos un sistema donde la gente no tuviera que configurar nada para mantener su CRM actualizado?” 🤔

Me encantaría eso.

El verdadero problema es que las personas desperdician una cantidad masiva de tiempo haciendo entrada manual de datos de CRM ⏳. La solución no es hacer que pierdan aún más tiempo aprendiendo un sistema de automatización pesado y complejo. Teníamos que hacerlo mejor.

Y eso es exactamente lo que hicimos 💡.

Construimos un CRM que se actualiza solo ⚙️.

Cómo funciona

Dependiendo de cómo nombres tus listas de CRM, tus etapas del pipeline de ventas, y tus etiquetas, todo se actualiza automáticamente ⚙️. Los leads se mueven automáticamente. Las tareas de CRM se crean automáticamente. Las etiquetas se asignan automáticamente. Se generan resúmenes de leads automáticamente. Los análisis de CRM están siempre actualizados 📊.

Con todo eso, logré mi objetivo: no tener nada que hacer excepto aparecer en el panel, ser informado sobre qué hacer y ejecutar. Solo hablar con prospectos 💬. Porque más conversaciones equivalen a más ventas.

Ahora, dicho esto, déjame mostrarte cómo se ve 👀.

Panel de CRM con IA y Tareas auto-creadas

Cada día, simplemente abro este panel y me dicen exactamente qué hacer 🧭. Desde allí, me llevan directamente al hilo de correo electrónico relevante o conversación en LinkedIn. En la parte superior izquierda, puedo ver el plan de acción y el razonamiento detrás de por qué se creó la tarea.

También recibo un correo electrónico sugerido por IA o un mensaje que puedo usar tal cual o ajustar rápidamente ✍️. Al mismo tiempo, puedo interactuar con mis leads a través de canales sociales. Esto es increíblemente útil por muchas razones.

Ya no pienso en crear tareas. Se crean para mí. Me ponen en el contexto adecuado, en la conversación correcta, y desde allí solo ejecuto ⚡️.

Larga historia corta, aún tienes cierto control sobre estas tareas, pero no hay una configuración complicada. Simplemente eliges lo que llamamos una personalidad de IA del CRM. Algunas personas podrían llamar a esto un agente. Dependiendo de lo que elijas, influye en cómo se crean las tareas: la frecuencia, los nombres de las tareas, cómo lucen los mensajes sugeridos por IA y mucho más.

Los contactos del CRM se mueven automáticamente

Pero la mejor parte es esta: los leads se mueven automáticamente dentro del CRM según cómo se nombren tus listas y etapas del pipeline 🔄.

Esto no es una característica clásica de flujo de trabajo de CRM.

Esto es básicamente un entorno donde puedes dar orientación a la IA sobre cómo mover tus leads automáticamente dentro del CRM 🧠.

Por ejemplo, aquí en mi lista de outbound, solo incluyo leads que tienen un campo personalizado llamado fuente, configurado en correo electrónico o visitante anónimo. Simplemente describiendo eso en lenguaje natural, he creado mi automatización, lo cual es sinceramente increíble ✨.

Ejemplos

Ahora déjame mostrarte cómo se ve esto con un lead real 👀.

Si abro la actividad de Christian, puedes ver en esta imagen que la primera vez que lo agregué al CRM, fue categorizado automáticamente en la lista Nuevo Período de Prueba. Luego comenzamos una conversación, y el CRM detectó su respuesta y lo movió automáticamente a Conversación Iniciada.

Más tarde, Christian reservó una llamada. El CRM también detectó eso y lo movió a la etapa Llamada Reservada. No hice nada. Y esa es la magia ✨.

Lo que esto significa es que mis análisis de CRM están siempre actualizados 📊. Y ese es uno de los mayores problemas con los CRMs hoy en día: los análisis casi nunca son precisos porque la gente olvida actualizarlos.

Desde allí, puedo concentrarme completamente en tener más conversaciones con los leads.

También puedes ver que en los últimos 30 días he estado confiando más y más en el sistema para crear tareas y mover leads automáticamente. Esto me permitió más que duplicar la cantidad de conversaciones activas y aumentar el número de conversaciones iniciadas en un 44%. Eso es bastante increíble, si me preguntas.

Y sí, esto se traduce directamente en cerrar más acuerdos 🤝.

Resúmenes de IA

Además de eso, tienes otras características de IA 🤖. Cada vez que interactúas con un lead, se genera automáticamente un resumen de la conversación. Me encanta esto porque antes de saltar a una llamada, simplemente abro el lead y, en menos de 30 segundos, tengo todo el contexto. Sé exactamente de qué tratará la reunión sin tener que rebuscar en cadenas de correos o conversaciones en LinkedIn ⏱️.

También puedes hacer preguntas directamente al IA. Por ejemplo: “Haz un análisis de venta SPIN sobre Marco.” Desde allí, obtienes un análisis más profundo del lead, lo cual es increíblemente útil 🧠.

Es básicamente como ChatGPT, pero dentro de tu CRM y directamente conectado a tus leads 🔗.

Conclusión

Y sinceramente, así fue como construí mi CRM de ensueño ✨.

Todo lo demás es lo que esperarías de un CRM. Tienes pipelines, puedes gestionar acuerdos, puedes hacer todo lo habitual. Pero la gran diferencia es que Breakcold se integra con tantos canales que todo lo que tienes que hacer es aparecer en el panel y concentrarte en las conversaciones activas en LinkedIn, correo electrónico, Telegram o WhatsApp 💬.

Eso es básicamente el sistema en pocas palabras 🧠.