De meeste mensen hebben een CRM... maar ze weten eigenlijk niet hoe ze het moeten instellen.

Hoe weet ik dat? Omdat ik al meer dan twee jaar mijn sales CRM Breakcold run, en ik ben honderden prospects tegengekomen die hun CRM helemaal verkeerd gebruiken.

Dus in dit artikel ga ik je leren hoe je een goede CRM-instelling doet, zodat je je CRM eindelijk ten volle kunt benutten.

En het beste is: dit werkt voor elk CRM.

Aan het einde werkt je CRM eindelijk voor jou, niet tegen jou.

De #1 CRM-opstellingfout: Te Veel CRM Lijsten

Oké mensen, het eerste grote probleem dat ik zie bij de opstelling van CRM is dit:

Mensen maken veel te veel CRM-lijsten.

In feite proberen ze voor alles een lijst te maken.

• een lijst voor slecht passende leads

• een lijst voor positieve reacties van hun koude e-mailtool

• een lijst voor follow-ups

• een lijst voor “misschien later”

• een lijst voor “warme leads, maar eigenlijk niet echt”

• en de lijst gaat door...

Ik heb prospects (en soms zelfs klanten) gezien met 20+ lijsten.

En eerlijk gezegd: het slaat nergens op.

Het maakt je CRM te ingewikkeld, waardoor het moeilijk is om iets te vinden, en uiteindelijk... stop je met het goed gebruiken van de CRM.

Wat je in plaats daarvan zou moeten doen (in ELKE CRM)

Het doel van je CRM-opstelling is om het aantal lijsten te beperken, omdat er veel betere manieren zijn om leads binnen je CRM te organiseren en te onderscheiden.

Ongeacht welk bedrijf je hebt, er zijn altijd slechts vier hoofdcategorieën van relaties:

• Klanten

• Prospects

• Partnerschappen

• Netwerk / Collega's

  

Dat is alles.

Dit zijn de enige lijsten die je nodig hebt.

Ja, je kunt dit een beetje aanpassen:

• misschien voeg je nog een lijst toe

• misschien verwijder je er een

Maar over het algemeen werkt deze structuur voor bijna ieder bedrijf.

En er is geen echte reden om meer lijsten te hebben... behalve in zeldzame gevallen.

Gebruik Pipelines om de Juiste Klantreizen te Bouwen

Hier wordt het krachtig.

In plaats van lijsten te gebruiken om alles te beschrijven, houd je lijsten eenvoudig... en bouw je een toegewijde reis binnen elke lijst.

Klantpipeline voorbeeld

In je Klanten lijst zou je een pipeline kunnen hebben zoals:

1. Onboarding belafspraak

2. Eerste check-in belafspraak

3. Referral vraag

4. Case study aanvraag

Dit is een klantreis-pipeline.

Prospectpipeline voorbeeld

In je Prospects lijst heb je een totaal andere pipeline. Bijvoorbeeld:

• Afsrpaak geboekt

• Gesprek gestart

• Genegeerd

• Follow-up

• Gesloten gewonnen / Gesloten verloren

Hier moet je de voortgang beheren.

Dus eigenlijk: pipelines moeten het zware werk doen, niet lijsten.

En zodra je dit ingesteld hebt, vermijd je het probleem van “te veel lijsten” voor altijd.

Tags: Gebruik Ze Voor ÉÉN Ding Alleen

Nu vragen mensen me:

“Oké, maar hoe kan ik een onderscheid maken tussen startups, agentschappen, ondernemingen, bedrijfsgrootte, enz.?”

En hier gaan de meeste mensen de mist in met hun CRM-opstelling.

Ze gebruiken tags voor alles.

En dat is het ergste.

Waarvoor tags zouden moeten worden gebruikt

Tags zijn geweldig om onderscheid te maken tussen soorten bedrijven.

Bijvoorbeeld:

• Agentschap

• Startup

• Scale-up

Maar tags mogen NIET worden gebruikt voor dingen zoals:

• afspraak geboekt

• op te volgen

• antwoord nodig

• wachten op antwoord

Want dat zijn geen “tags”.

Dat zijn pipelinestadia.

Als iemand een afspraak geboekt heeft, zou dat een pipelinestadium moeten zijn zoals:

• Afspraak geboekt

Niet een tag.

Je CRM tags regel

Je wilt tags gebruiken voor één categorie alleen:

• Of het type bedrijf (agentschap/startup/etc.)

• Of de bedrijfsgrootte (1-10, 11-50, etc.)

• Of een andere belangrijke categorie die veel betekent voor je bedrijf

Maar meng niet alles.

Want als je dat doet, eindig je met 50 tags, en wordt je CRM opnieuw onhandelbaar.

Minder is meer.

Aangepaste Velden: Het Geheime Wapen van CRM-Opstelling

Als meerdere dingen belangrijk zijn voor je bedrijf (en meestal zijn ze dat), dan moet je niet meer lijsten maken, en je moet ook geen tags spammen.

Gebruik in plaats daarvan aangepaste velden (ook wel aangepaste attributen genoemd, afhankelijk van de CRM).

Waarom aangepaste velden belangrijk zijn

Als je een lead opent in bijna elke CRM, zie je standaardvelden zoals:

• Naam

• E-mail

• Bedrijf

• etc.

Maar je kunt ook aangepaste toevoegen, en belangrijker nog:

Al deze velden zijn filterbaar.

Dus je kunt leads supersnel filteren, zonder rommelige lijsten te maken.

Voorbeeld van een nuttig aangepast veld

Als je een bedrijf met maandelijkse terugkerende abonnementen hebt, kun je een veld maken zoals:

• Abonnementsstartdatum

Type: datum

En nu kun je klanten daarop filteren en sorteren.

Hoe het in te stellen

In de meeste CRM's ga je naar:

Instellingen → Attributen / Aangepaste Velden → Veld maken

En dan kies je:

• tekst

• datum

• nummer

• dropdown

Dit is het deel wat je CRM werkelijk laat aansluiten op je bedrijf.

Dus wordt je CRM-opstelling gepersonaliseerd, zonder je organisatie te breken.

Integraties: CRM Moet Je Enkele Bron van Waarheid Zijn

Het laatste belangrijke punt voor een correcte CRM-opstelling is integraties.

Je CRM moet je enkele bron van waarheid zijn.

Maar als het niet integreert met je stack, zul je constant last hebben van ontbrekende gegevens, handmatig kopiëren/plakken, losgekoppelde tools... en opnieuw stop je met het goed gebruiken van de CRM.

Waar je CRM mee zou moeten integreren

Je wilt:

• natuurlijke integraties met je tools

• sterke dataintegraties (e-mail + telefoonverrijking, LinkedIn & andere sociale media)

• vergaderingsynchronisatie (agenda)

En idealiter ook een AI-notulist integratie, zodat je vergaderingen automatisch gesynchroniseerd worden in de CRM met:

• samenvatting

• transcript

• opnamelink

Dit is de droomopstelling omdat je CRM automatisch tot leven komt.

CRM Opstelling Samenvatting (Doe dit en Je Overtreft 90% van de Mensen)

Samenvattend ziet een goede crm-opstelling er zo uit:

1. Denk goed na over je lijstorganisatie

   • Houd lijsten minimaal (klanten, prospects, partnerschappen, netwerk)

2. Organiseer je pipelines

   • Pipelines definiëren de reis, niet lijsten

3. Gebruik tags correct

   • ÉÉN categorie alleen (bedrijfstype OF bedrijfsgrootte)

4. Gebruik aangepaste velden voor alles

   • Zorg dat je CRM aansluit bij je bedrijf, zonder chaos

5. Denk goed na over integraties

   • Je CRM moet aansluiten op je volledige technische stack

Als je dit doet, ben je al boven 90% van de mensen als het gaat om het effectief gebruiken van een CRM.

Want de meeste mensen hebben geen idee hoe ze hun CRM zouden moeten structureren.