Die meisten Leute haben ein CRM ... aber sie wissen nicht wirklich, wie man es einrichtet.

Woher weiß ich das? Weil ich mein Verkaufs-CRM Breakcold seit mehr als zwei Jahren betreibe und auf hunderte von Interessenten gestoßen bin, die ihr CRM völlig falsch nutzen.

In diesem Artikel werde ich Ihnen also beibringen, wie man ein korrektes CRM-Setup durchführt, damit Sie endlich Ihr CRM vollständig ausnutzen können.

Und das Beste daran: Es funktioniert mit jedem CRM.

Am Ende wird Ihr CRM endlich für Sie arbeiten, nicht gegen Sie.

Der Nr. 1 CRM-Setup-Fehler: Zu viele CRM-Listen

Okay Leute, das erste große Problem, das ich bei CRM-Setups sehe, ist folgendes:

Leute erstellen viel zu viele CRM-Listen.

Im Grunde versuchen sie, für alles eine Liste zu machen.

• eine Liste für ungeeignete Leads

• eine Liste für positive Antworten aus ihrem kalten E-Mail-Tool

• eine Liste für Nachverfolgungen

• eine Liste für „vielleicht später“

• eine Liste für „warme Leads, aber nicht wirklich“

• und die Liste geht weiter...

Ich habe Interessenten (und manchmal sogar Kunden) gesehen mit 20+ Listen.

Und ehrlich gesagt: das macht keinen Sinn.

Es verkompliziert Ihr CRM, macht es schwer, etwas zu finden, und am Ende ... hören Sie auf, das CRM richtig zu nutzen.

Was Sie stattdessen tun sollten (in JEDEM CRM)

Das Ziel Ihres CRM-Setups ist es, die Anzahl der Listen zu begrenzen, weil es viel bessere Möglichkeiten gibt, Leads in Ihrem CRM zu organisieren und zu unterscheiden.

Unabhängig davon, welches Geschäft Sie haben, gibt es immer nur vier Hauptkategorien von Beziehungen:

• Kunden

• Interessenten

• Partnerschaften

• Netzwerk / Kollegen

  

Das ist alles.

Das sind die einzigen Listen, die Sie benötigen.

Ja, Sie können dies ein wenig anpassen:

• vielleicht fügen Sie eine Liste hinzu

• vielleicht entfernen Sie eine

Aber insgesamt funktioniert diese Struktur für so gut wie jedes Geschäft.

Und es gibt keinen wirklichen Grund, mehr Listen zu haben... außer in seltenen Fällen.

Nutzen Sie Pipelines, um die richtigen Kundenreisen zu entwickeln

Hier wird es mächtig.

Anstatt Listen zu verwenden, um alles zu beschreiben, halten Sie die Listen einfach ... und dann bauen Sie eine dedizierte Reise innerhalb jeder Liste.

Kundenpipeline-Beispiel

Innerhalb Ihrer Kunden-Liste könnten Sie eine Pipeline haben wie:

1. Onboarding-Anruf

2. Erster Check-in-Anruf

3. Empfehlung fragen

4. Fallstudien-Anfrage

Dies ist eine Kundenreisen-Pipeline.

Interessentenpipeline-Beispiel

Innerhalb Ihrer Interessenten-Liste werden Sie eine völlig andere Pipeline haben. Zum Beispiel:

• Gespräch vereinbart

• Gespräch begonnen

• ignoriert

• Nachverfolgung

• Gewonnen / Verloren geschlossen

Hier sollten Sie Fortschritte verwalten.

Im Grunde genommen: Pipelines sollten die schwere Arbeit übernehmen, nicht Listen.

Und sobald Sie dies eingerichtet haben, vermeiden Sie das Problem „zu viele Listen“ für immer.

Tags: Verwenden Sie sie für EINEN Zweck

Jetzt fragen mich die Leute:

„Ok, aber wie unterscheide ich zwischen Startups, Agenturen, Unternehmen, Unternehmensgröße, etc.?“

Und hier vermasseln die meisten Leute ihr CRM-Setup.

Sie verwenden Tags für alles.

Und das ist das schlechteste.

Wofür Tags verwendet werden sollten

Tags sind großartig, um zwischen Unternehmenstypen zu unterscheiden.

Zum Beispiel:

• Agentur

• Startup

• Scale-up

Aber Tags sollten NICHT für Dinge wie verwendet werden:

• Gespräch vereinbart

• Nachverfolgung erforderlich

• Antwort nötig

• Warten auf Antwort

Weil das keine „Tags“ sind.

Das sind Pipeline-Stufen.

Wenn jemand ein Gespräch vereinbart hat, sollte es eine Pipeline-Stufe sein wie:

• Gespräch vereinbart

Nicht ein Tag.

Ihre Regel für CRM-Tags

Sie möchten Tags für nur eine Kategorie verwenden:

• Entweder Unternehmenstyp (Agentur/Startup/etc.)

• Oder Unternehmensgröße (1-10, 11-50, etc.)

• Oder eine andere wichtige Kategorie, die für Ihr Geschäft wichtig ist

Aber mischen Sie nicht alles.

Weil wenn Sie das tun, enden Sie mit 50 Tags und Ihr CRM wird wieder unüberschaubar.

Weniger ist mehr.

Benutzerdefinierte Felder: Die Geheimwaffe des CRM-Setups

Wenn mehrere Dinge für Ihr Geschäft wichtig sind (und normalerweise sind sie das), sollten Sie keine zusätzlichen Listen erstellen und auch keine Tags spammen.

Stattdessen sollten Sie benutzerdefinierte Felder verwenden (je nach CRM auch benutzerdefinierte Attribute genannt).

Warum benutzerdefinierte Felder wichtig sind

Wenn Sie einen Lead in fast jedem CRM öffnen, sehen Sie Standardfelder wie:

• Name

• E-Mail

• Unternehmen

• etc.

Aber Sie können auch benutzerdefinierte hinzufügen, und das Wichtigste:

Alle diese Felder sind filterbar.

So können Sie Leads super schnell filtern, ohne chaotische Listen zu erstellen.

Beispiel eines nützlichen benutzerdefinierten Felds

Wenn Sie ein monatliches Abonnementsgeschäft haben, können Sie ein Feld erstellen wie:

• Startdatum des Abonnements

Typ: Datum

Und jetzt können Sie Kunden basierend darauf filtern und sortieren.

Wie man es einrichtet

In den meisten CRMs gehen Sie zu:

Einstellungen → Attribute / Benutzerdefinierte Felder → Feld erstellen

Und dann wählen Sie:

• Text

• Datum

• Zahl

• Dropdown

Dieser Teil macht Ihr CRM wirklich passend für Ihr Geschäft.

So wird Ihr CRM-Setup personalisiert, ohne Ihre Organisation zu zerstören.

Integrationen: Ihr CRM muss Ihre einzige Quelle der Wahrheit sein

Der letzte entscheidende Punkt für ein korrektes CRM-Setup sind Integrationen.

Ihr CRM sollte Ihre einzige Quelle der Wahrheit sein.

Aber wenn es sich nicht mit Ihrem Stack integriert, werden Sie ständig mit fehlenden Daten, manuellem Kopieren/Einfügen, nicht verbundenen Tools konfrontiert ... und erneut hören Sie auf, das CRM richtig zu nutzen.

Mit was Ihr CRM integriert sein sollte

Sie möchten:

• native Integrationen mit Ihren Tools

• starke Datenintegrationen (E-Mail + Telefon-Anreicherung, LinkedIn & andere soziale Netzwerke)

• Bürosynchronisation (Kalender)

Und idealerweise auch eine AI-Notiznehmer-Integration, so dass Ihre Besprechungen automatisch in das CRM synchronisiert werden mit:

• Zusammenfassung

• Transkript

• Aufnahme-Link

Dies ist das Traum-Setup, weil Ihr CRM automatisch lebendig wird.

CRM-Setup-Zusammenfassung (Machen Sie dies und Sie schlagen 90 % der Leute)

Zusammenfassend sieht ein korrektes CRM-Setup so aus:

1. Perfektionieren Sie Ihre Listenorganisation

   • Halten Sie die Listen minimal (Kunden, Interessenten, Partnerschaften, Netzwerk)

2. Organisieren Sie Ihre Pipelines

   • Pipelines definieren die Reise, nicht Listen

3. Verwenden Sie Tags richtig

   • NUR eine Kategorie (Unternehmenstyp ODER Unternehmensgröße)

4. Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder für alles andere

   • Machen Sie Ihr CRM passend für Ihr Geschäft, ohne Chaos

5. Denken Sie gründlich über Integrationen nach

   • Ihr CRM muss sich mit Ihrem gesamten Technologie-Stack verbinden

Wenn Sie das tun, werden Sie bereits über 90 % der Leute sein, wenn es darum geht, ein CRM richtig zu nutzen.

Weil die meisten Leute keine Ahnung haben, wie sie ihr CRM strukturieren sollten.