Als het centrale knooppunt voor klantgegevens, het stroomlijnen van operaties, en het mogelijk maken van sterkere relaties, Customer Relationship Management (CRM) systemen zijn al decennialang de motor van bedrijven. Met de vraag en populariteit die blijven stijgen, hebben bedrijven overal ofwel een CRM in gebruik — of zijn ze op zoek naar een implementatie.

Nu moet gezegd worden: ook al kunnen CRMs een enorme aanwinst zijn, de bedrijven die er het meest profijt van hebben zijn degenen die weten hoe ze ze daadwerkelijk – GOED – moeten gebruiken.

Als je ontdekt dat je CRM je harder laat werken dan dat je het werkend krijgt, maak je geen zorgen — je bent niet alleen. En toevallig genoeg heb je geluk. 🍀

Vandaag duiken we in branche-ondersteunde tips en trucs om je te helpen van Breakcold naar break-even 😉 te gaan met 12 essentiële tips voor CRM-gebruikers.

De Kosten van Slecht CRM Beheer ⛔

We weten dat de oneindige voordelen die een CRM kan brengen aan ieder bedrijf — wanneer het goed beheerd wordt. Echter, wanneer het slecht beheerd wordt, kunnen de resultaten verwoestend kostbaar zijn. Slechte gegevenshygiëne en ongeorganiseerde integraties zullen absoluut in de weg staan van het koesteren van leads.

Het kan beginnen met het missen van een paar makkelijke winstjes, maar voor je het weet, stoppen langdurige klanten met het beantwoorden van oproepen of zelfs negeren ze je berichten. Natuurlijk, deze lijken misschien kleine problemen, maar het probleem met kleine problemen is dat ze zich opstapelen — SNEL.

Als het niet gecontroleerd wordt, kan een slecht beheerde CRM stilletjes je inkomsten, reputatie en klantvertrouwen ondermijnen. Daarom is het cruciaal om het vanaf het begin goed te doen — of om dingen vroeg in de hand te nemen. Hier is wat er KAN en ZAL misgaan als je dat laat gebeuren: 

1°) Ineffectieve Outreach 

Stel je voor dat je uren hebt besteed aan het creëren van de perfecte outbound strategie — je hebt het volledig geautomatiseerd, elke boodschap afgestemd op de unieke interesses van elke lead, en eindelijk op de knop gedrukt. BOEM!

Er gaan weken voorbij… en je hoort niets.

Het blijkt dat je gegevens verouderd zijn, en al die inspanning? Het is gewoon stof aan het verzamelen in een verlaten inbox.

Terwijl je druk bezig bent om je CRM te repareren, is een andere verkoopvertegenwoordiger — gewapend met schone, nauwkeurige gegevens — al deals aan het sluiten of hun volgende campagne aan het lanceren.

Wees niet de eerste.

2°) Gemiste Deals

Een makkelijke winst voor een verkoopvertegenwoordiger is als crack — het mag klein zijn, maar het bouwt momentum op, verhoogt de moraal, en bevestigt je strategie. Je wilt die winsten waar je maar kan vangen.

Maar als je CRM verkeerd geconfigureerd is of gevuld met slechte gegevens, dan glippen die gloednieuwe kansen door de mazen — vaak zonder dat iemand het merkt.

En zoals ik eerder zei, kleine fouten stapelen zich op — en na verloop van tijd zullen ze je echte zaken kosten.

3°) Fouten Corrigeren Wordt Kostbaar  

Tijd = geld. Hoe meer tijd je besteedt aan het corrigeren van fouten, hoe minder tijd je hebt om deals te sluiten en inkomsten te genereren. Simpel wiskunde.

4°) Geen ROI 

Koude outreach is al moeilijk genoeg — maak het niet moeilijker met verouderde gegevens. Zelfs kleine slordigheden, zoals het verkeerd spellen van een lead's naam, kunnen een warme prospect koud maken voordat je “outreach” überhaupt kunt zeggen.

Laat genoeg van deze dwaze fouten zich opstapelen, en je zult jezelf op een glijdende helling vinden die moeilijk te herstellen is – zowel voor het bedrijf als voor het individu. 

Inzichten van de Top: 4 Expert Tips Van Mij! 👋🤓

1°) Kies een CRM Die Bij Je Behoeften Past

Alleen omdat de coole kinderen CRMs zoals HubSpot, Salesforce, of Pipedrive kiezen, betekent niet dat jij dat ook moet doen. Vaak genoeg zijn deze platforms te veel van het goede voor wat je werkelijk nodig hebt — en je zult eindigen met het doorwaden van een hoop overbodige software alvorens de functies te vinden die er toe doen.

De CRM-markt groeit, en het wordt alleen maar groter. Nieuwe spelers komen voortdurend de ruimte binnen, en de kans is groot dat er een platform is dat beter bij jouw specialistische gebruiksgebied past dan de grote namen.

Heb je een CRM nodig met krachtige bel functies? Neem Close.
Op zoek naar iets dat is afgestemd op jouw Google Workspace werkstroom? Probeer Copper.
Gefocust op social selling? Breakcold kan je nieuwe beste vriend zijn. 😉

2°) Denk Er Niet Te Veel Over Na

Kijk, we begrijpen het. We houden ook van het glanzendste nieuwe speeltje — maar waarom een bazooka meenemen naar een steekgevecht?

Hier is het ding: een bazooka gebruiken is f**king moeilijk. Als je niet de vaardigheden hebt om die goed te bedienen, is de kans groter dat je jezelf meer schade berokkent dan iemand anders.

Hetzelfde geldt voor je CRM. Als je je geen CRM-integrator kunt veroorloven, heb je waarschijnlijk een hoop geld uitgegeven aan software die je geen idee hebt hoe je die moet gebruiken — en geen bedrijf dat het alleen kan beheren.

Het beste advies? Hou het simpel.

3°) Kies een CRM met ZOVEEL Mogelijke Native Integraties

Als het gaat om native integraties, is meer beslist beter. Het doel is niet om een automatiseringswizard te worden — het is om je CRM het zware werk voor je te laten doen. Begin klein en concentreer je op het elimineren van de saaie taken die in de weg staan van waar je het beste in bent.

4°) Gebruik CRM Taken Vaak

Één ding dat altijd voor mij heeft gewerkt? Het gebruik van het taakensysteem van de CRM. Waarom? Omdat georganiseerd blijven LOONT. Het geld zit in de follow-up — en als je CRM je kan helpen bijhouden wie, wat, en waarom, moet je daar absoluut gebruik van maken. 

12 Tips om Je CRM Game te Verbeteren 💡

1°) Maak Gebruik van Sociale Luistertechnieken 

De toekomst van verkoopbetrokkenheid verandert. Als je geen gebruik maakt van sociale luistertechnieken, moet je nu starten. Door sociale platforms, beoordelingssites, en zelfs forums te monitoren, kun je profiteren van een schat aan realtime inzichten die ooit buiten bereik waren.

Tegenwoordig kun je zelfs CRMs vinden zoals Breakcold die native sociale luisterfuncties bieden om je te helpen bij het bijhouden van emergente trends, klantproblemen, en meer gepersonaliseerde outreach te creëren.

Overigens, wist je dat Breakcold je ook kan helpen om een aangepaste engagement-feed van ALLEEN je contacten samen te stellen — zodat je hun LinkedIn-berichten sneller kunt leuk vinden en erop kunt reageren dan ooit — zonder de rommel. Nee? Nou, nu weet je het! 😏

2°) Lean, Clean, Your CRM Machine!

Gemiddeld, vervalt B2B-gegevens met een snelheid van 2,1% per maand. Geen probleem, toch? VERKEERD. 

50.000 klanten in je CRM. Tegen het einde van het jaar heb je ongeveer 11.000 van hen verloren. Dat is 22% van je database — gewoon weg.

Nog steeds niet overtuigd dat het een groot probleem is? Laten we het opsplitsen: Stel dat je 15 deals sluit voor elke 100 klanten, en elke verkoop is $1.000 waard. Rekenen maar … Yep, dat is een $1,6 miljoen verlies. Je hoort het goed, miljoen. 🤯

Kijk, we begrijpen het — de lente-schoonmaak van je CRM is niemand zijn favoriete taak. Maar als het bijwerken van e-mailadressen, telefoonnummers, en sociale profielen je dat soort geld zou kunnen besparen (of opleveren), zou je willen heroverwegen.

3°) Back Back Back It Up!

Heb je ooit een videospel gespeeld waarin je uren hebt besteed aan verkennen, prestaties behalen, en eindelijk de grote slechterik verslaan — alleen om de volgende dag al je voortgang te verliezen? Ja... dat doet pijn. Heel veel. 😢

Hetzelfde geldt voor je CRM-gegevens. Natuurlijk, een totale wipe-out is onwaarschijnlijk, maar hier is het klapstuk: 32% van kleine tot middelgrote bedrijven heeft het afgelopen jaar minstens één cyberaanval meegemaakt.

Als dat gebeurt, zijn al die uren die je hebt besteed aan het bouwen van je klantenbestand? Verdwenen. En het zal niet alleen je ego kwetsen — het kan je bedrijf serieus beïnvloeden.

De slimme zet? Hou altijd een veilige, actuele back-up van al je klantgegevens. Vertrouw me — de toekomstige jij zal je bedanken. (En zeg niet dat ik je niet heb gewaarschuwd.)

4°) Ontdek CRM-integraties

Geweldige CRM-leveranciers zijn altijd achter de schermen actief om je werk gemakkelijker te maken. Een van de beste manieren waarop ze dat doen? Krachtige integraties die je helpen workflows te stroomlijnen en gefocust te blijven op wat je het beste kunt doen.

En als je nieuwsgierig bent naar wat Breakcold heeft gedaan — we zijn druk geweest. Bekijk onze recent vernieuwde integratiespagina om te zien hoe we bruggen bouwen met enkele van je favoriete tools. 😉

5°) Update Je Tech Stack Met De Laatste Software

Je tech stack speelt een vergelijkbare rol als integraties door de gaten te helpen vullen die je CRM achterlaat. Als je tech stack goed onderhouden is, doet het meer dan alleen workflows en processen stroomlijnen — het helpt ook fouten te voorkomen. Zorgen ervoor dat alle tools up-to-date zijn vermindert het risico op gegevensverschillen en minimaliseert buggy prestaties.

6°) Automatiseer, Automatiseer, En AUTOMATISEER

Waarom harder werken als je slimmer kunt werken met de hulp van AI en automatisering? Door de vervelende, tijdrovende taken te verwijderen die je dag vertragen, kun je de efficiëntie van je CRM-operaties aanzienlijk verhogen.

Belangrijke gebieden om te overwegen voor automatisering:

• Follow-up herinneringen

• Gegevensinvoer en -updates

• Taaktoewijzing en -routering

• Lead scoring

Uiteindelijk is het aan jou om te bepalen welke gebieden het beste geschikt zijn voor automatisering, maar de bovenstaande voorbeelden zijn een geweldig begin. Als een onderdeel van je werkstroom geautomatiseerd kan worden, is het het waard om dat eerder dan later te doen.

7°) Breek de Gegevens Af Voordat Ze Jou Kapot Breken

Gegevenssegmentatie lijkt misschien een eenvoudig advies, maar het wordt vaak over het hoofd gezien. Het opdelen van je klant- of leaddata in specifieke groepen stelt je niet alleen in staat tot gerichte en gepersonaliseerde outreach, maar kan ook hiaten of overlappen in je Ideale Klantprofiel (ICP) onthullen.

Hier zijn een paar effectieve manieren om je gegevens te segmenteren:

• Gedetailleerde criteria voor segmentatie – Gebruik raamwerken zoals geografisch, demografisch, psychografisch, gedragsmatig, voordeel, en gebeurtenisgebaseerde segmentatie om je publiek te organiseren.

• Dynamische segmentatie – Maak gebruik van de mogelijkheden van je CRM om auto-updaterende segmenten op te bouwen op basis van realtime klantgedrag.

• Gepersonaliseerde communicatie – Tailor e-mailcampagnes met segmentatie, zoals productaanbevelingen op basis van vorige aankopen of specifieke inhoud die aansluit bij de interesses van de gebruiker.

Slimme segmentatie leidt tot slimmere marketing — en een responsiever, betrokken publiek.

8°) Krijg Je Game Op!

Klantrelatiebeheer hoeft niet saai te zijn. Het toevoegen van game-achtige elementen — zoals ranglijsten, badges en beloningen — kan vriendelijke concurrentie introduceren terwijl je de dagelijkse ervaring van je verkoopteam een beetje aangenamer maakt.

Hoewel gamificatie misschien ongebruikelijk lijkt, is het een bewezen manier om betrokkenheid en motivatie te verhogen binnen je CRM-systeem.

9°) Maak Gebruik van Analytics Om Slimmere Beslissingen Te Nemen

Misschien ben je geen cijferpersoon, maar je CRM beslist wel. De meeste CRMs zijn uitgerust met krachtige analysetools die je een duidelijk begrip geven van wat werkt, wat niet werkt, en waar nieuwe kansen liggen. Regelmatig deze inzichten bekijken kan je helpen om data-gedreven beslissingen te nemen en je strategie en workflows te verfijnen voor betere resultaten.

Neem Breakcold, bijvoorbeeld — een CRM vol 23 analytische blokken (en tellen) die alles kunnen bijhouden van pipelineprestaties tot communicatie en sociale activiteit. Breakcold maakt het extreem eenvoudig om belangrijke metrics zoals Deals Gewonnen en Verzonden E-mails te volgen, wat je helpt om je doelen met precisie bij te houden.

10°) Focus Op Retentie, Niet Alleen Op Acquisitie

Het klinkt misschien eenvoudig op papier, maar het is een game changer in de praktijk: Vergeet niet de mensen die je hebben geholpen om te komen waar je nu bent. Toon waardering aan al je leads — zowel nieuw als oud — met de liefde die ze verdienen.

Uiteindelijk heet het 'klantrelatiebeheer' niet voor niets. Begin relaties op te bouwen die het echt waard zijn om te beheren, en je zult al snel realiseren dat hoe sterker de relatie, hoe minder beheer het daadwerkelijk vereist.

11°) Voer Regelmatige CRM Audits Uit  

Behandel je CRM zoals je je eigen tempel zou behandelen 🙏. Plan regelmatige controles — jaarlijks of zelfs per kwartaal — over je leadgegevens, systeeminstellingen en algehele strategie. Deze audits helpen je CRM systemen bij te fine-tunen en potentiële problemen te ontdekken voordat ze grote problemen worden.

Wat een CRM Audit Kan Bevatten:

• Enquêtes voor gebruikersfeedback – Stuur elk kwartaal enquêtes om inzichten te verzamelen over bruikbaarheid, gegevensnauwkeurigheid, en pijnpunten die collega's mogelijk ervaren.

• Beoordeling van beveiligingsprotocol – Controleer en werk regelmatig gegevensbeveiligingsmaatregelen bij om ervoor te zorgen dat je CRM compliant en beschermd blijft.

• Feedbackloop – Stel een doorlopend feedbackmechanisme in om het systeem continu te verbeteren op basis van gebruikersinput.

12°) De Trainingsperiode Is (Nog) Niet Voorbij

Zoals het gezegde gaat, 'iemand is alleen zo goed als zijn gereedschap' — en dit geldt vooral voor CRMs. Helaas is niet iedereen bekend met CRM-platforms, en sommige teamleden zijn zelfs technologisch ongevoelig. 

Daarom is het bieden van de juiste training — of het nu gaat om praktische sessies of gedetailleerde handleidingen — essentieel. Goede training stelt je team in staat om de CRM effectief te gebruiken, wat leidt tot sterkere klantinteracties en verbeterd gegevensbeheer.

Laatste Gedachten + Belangrijke Punten 💭

Het is belangrijk op te merken dat hoewel deze misschien best practices zijn voor sommigen, niet elke tip van toepassing zal zijn op jouw specifieke situatie. Zoals ieder hulpmiddel — fysiek of digitaal — zou je CRM op een manier moeten worden gebruikt die aansluit bij jouw unieke doelen en uitdagingen. Beschouw deze suggesties als wegwijzers op jouw reis naar het beheersen van je CRM.

En als je op zoek bent naar een beetje inspiratie, zorg ervoor dat je onze casestudy's van echte Breakcolders bekijkt, waar ze hun persoonlijke tips, strategieën en successen met Breakcold in 2025 en daarna delen.