Als het centrale knooppunt voor klantgegevens, het stroomlijnen van operaties en het mogelijk maken van sterkere relaties, Customer Relationship Management (CRM) systemen zijn al decennia de motor van het bedrijfsleven. Met de stijgende vraag en populariteit hebben bedrijven overal of een CRM in gebruik — of zijn ze op zoek naar implementatie.

Nu moet gezegd worden: ook al kunnen CRMs een enorme aanwinst zijn, de bedrijven die er het meest van profiteren zijn degenen die weten hoe ze ze daadwerkelijk moeten gebruiken – GOED.

Als je merkt dat je CRM je harder laat werken dan dat jij het laat werken, maak je geen zorgen — je bent niet alleen. En toevallig genoeg heb je geluk. 🍀

Vandaag duiken we in sector-ondersteunde tips en trucs om je te helpen van Breakcold naar break-even 😉 te gaan met 12 essentiële tips voor CRM-gebruikers.

De Kosten van Slechte CRM-beheer ⛔

We weten dat de oneindige voordelen die een CRM kan bieden voor elk bedrijf — wanneer goed beheerd. Echter, wanneer slecht beheerd, kunnen de resultaten dramatisch kostbaar zijn. Slechte gegevenshygiëne en ongeorganiseerde integraties zullen absoluut de weg van lead verzorging blokkeren.

Het kan beginnen met het missen van een paar gemakkelijke winsten, maar voordat je het weet, stoppen langdurige klanten met het beantwoorden van telefoontjes of zelfs negeren ze je berichten. Natuurlijk kunnen deze kleine problemen lijken, maar het probleem met kleine problemen is dat ze zich opstapelen — SNEL.

Als je het niet in de hand houdt, kan een slecht beheerd CRM stilletjes afbreuk doen aan je inkomsten, reputatie en klantvertrouwen. Daarom is het cruciaal om het vanaf het begin goed te doen — of de zaken vroeg om te draaien.  Hier is wat KAN en ZAL fout gaan als je dat laat gebeuren: 

1°) Ineffectieve Outreach 

Stel je voor dat je uren besteed aan het creëren van de perfecte outbound strategie — je hebt het volledig geautomatiseerd, iedere boodschap afgestemd op de unieke interesses van elke lead en uiteindelijk op 'launch' gedrukt. BOOM!

Weeken gaan voorbij… en je hoort niets.

Het blijkt dat je gegevens verouderd zijn, en al die inspanning? Het is gewoon stof aan het verzamelen in een verlaten inbox.

Terwijl jij wanhopig probeert je CRM te repareren, is een andere verkoper — gewapend met schone, nauwkeurige gegevens — al deals aan het sluiten of hun volgende campagne aan het lanceren.

Wees niet de eerste.

2°) Gemiste Deals

Een gemakkelijke overwinning voor een verkoper is als crack — het mag misschien klein zijn, maar het bouwt momentum, verhoogt de moraal en bevestigt je strategie. Je wilt die overwinningen vastleggen waar je maar kunt.

Maar als je CRM niet goed geconfigureerd is of vol met slechte gegevens, kunnen die hete mogelijkheden door de kieren glippen — vaak zonder dat iemand het opmerkt.

En zoals ik eerder zei, kleine fouten stapelen zich op — en na verloop van tijd kunnen ze je echte zaken kosten.

3°) Fouten Correctie Wordt Kostbaar  

Tijd = geld. Hoe meer tijd je besteedt aan fouten corrigeren, hoe minder tijd je hebt om deals te sluiten en inkomsten te genereren. Eenvoudige rekensom.

4°) Geen ROI 

Koude outreach is al moeilijk genoeg — maak het niet moeilijker met verouderde gegevens. Zelfs kleine slip-ups, zoals het verkeerd spellen van een lead's naam, kunnen een warme prospect koud maken nog voordat je “outreach” kunt zeggen.

Laat voldoende van deze domme fouten zich opstapelen, en je zult jezelf op een glad hellende helling bevonden die moeilijk te herstellen is – voor zowel bedrijf als individu. 

Inzichten Van De Top: 4 Expert Tips Van Mij! 👋🤓

1°) Kies een CRM Dat Bij Je Behoeften Past

Gewoon omdat de coole kinderen CRMs zoals HubSpot, Salesforce, of Pipedrive kiezen, betekent niet dat je dat ook moet doen. Vaak zijn deze platforms overkill voor wat je werkelijk nodig hebt — en je zult eindigen met het doorworstelen van een ton bloatware voordat je de functies vindt die ertoe doen.

De CRM-markt is booming, en het wordt alleen maar groter. Nieuwe spelers treden voortdurend de markt binnen, en de kans is groot dat er een platform is dat beter past bij je specifieke gebruikscase dan de grote namen.

Heb je een CRM nodig met krachtige belfuncties? Ga met Close.
Zoek je iets dat op jouw Google Workspace-werkproces is afgestemd? Probeer Copper.
Gefocust op social selling? Breakcold zou wel eens je nieuwe beste vriend kunnen zijn. 😉

2°) Denk Er Niet Te Veel Overna

Kijk, we begrijpen het. We houden net zo veel van het glanzend nieuwe speeltje als de volgende persoon — maar waarom een bazooka meenemen naar een messenstrijd?

Hier is het ding: een bazooka gebruiken is verdomd moeilijk. Als je niet de vaardigheden hebt om het goed te bedienen, is de kans groter dat je jezelf pijn doet dan iemand anders.

Hetzelfde geldt voor je CRM. Als je je geen CRM-integrator kunt veroorloven, dan heb je waarschijnlijk een ton geld uitgegeven aan software die je geen idee hebt hoe te gebruiken — en geen bedrijf dat dat solo probeert te beheren.

Het beste advies? Houd het simpel.

3°) Kies een CRM met zo VEEL Mogelijke Native Integraties

Als het gaat om native integraties, geldt: hoe meer, hoe beter. Het doel is niet om een automatiseringswizard te worden — het is om je CRM het zware werk voor jou te laten doen. Begin klein en concentreer je op het elimineren van de saaie taken die je in de weg staan om te doen wat je het beste doet.

4°) Gebruik CRM-taken Vaak

Één ding dat altijd voor mij heeft gewerkt? Het gebruik van het taaksysteem van de CRM. Waarom? Omdat georganiseerd blijven LOONT. Het geld zit in de follow-up — en als je CRM je kan helpen bijhouden wie, wat en waarom, moet je daar absoluut gebruik van maken. 

12 Tips om Je CRM Game te Verbeteren 💡

1°) Profiteer Van Sociale Luistertechnieken 

De toekomst van sales engagement verandert. Als je geen gebruikmaakt van social listening, moet je NU beginnen. Door sociale platforms, beoordelingssites en zelfs forums te monitoren, kun je toegang krijgen tot een rijkdom aan realtime inzichten die ooit buiten bereik waren.

Vandaag de dag vind je zelfs CRMs zoals Breakcold die natuurlijke sociale luisterfuncties aanbieden om je te helpen voorop te blijven lopen bij opkomende trends, pijnpunten van klanten, en meer gepersonaliseerde outreach te creëren.

Overigens, wist je dat Breakcold je ook kan helpen om een aangepaste engagement-feed van ALLEEN jouw contacten te cureren — zodat je hun LinkedIn-berichten sneller kunt leuk vinden en erop kunt reageren dan ooit — zonder rommel? Nee? Nou, nu weet je het! 😏

2°) Lean, Clean, Je CRM Machine!

Gemiddeld, vervalt B2B-data met een snelheid van 2,1% per maand. Niet zo'n groot probleem, toch? VERKEERD. 

50.000 klanten in je CRM. Tegen het einde van het jaar heb je ongeveer 11.000 van hen verloren. Dat is 22% van je database — gewoon weg.

Nog steeds niet overtuigd dat het een groot probleem is? Laten we het opsplitsen: Stel dat je 15 deals sluit voor elke 100 klanten, en elke verkoop is waard $1.000. Rekent de cijfers en… Yep, dat is een $1,6 miljoen verlies. Je leest het goed, miljoen. 🤯

Kijk, we begrijpen het — je CRM een 'lente-schoonmaak' geven is niemand's favoriete taak. Maar als e-mails, telefoonnummers en sociale profielen bijwerken je die hoeveelheid geld kan besparen (of verdienen), wil je dat misschien heroverwegen.

3°) Maak Maak Maak Een Back-up!

Heb je ooit een videogame gespeeld waarin je uren hebt besteed aan verkennen, het behalen van prestaties en uiteindelijk de grote slechterik verslaan — om de volgende dag al je voortgang te verliezen? Ja... dat doet pijn. Heel veel. 😢

Hetzelfde geldt voor je CRM-gegevens. Natuurlijk is een totale wipeout onwaarschijnlijk, maar hier is de kicker: 32% van de kleine tot middelgrote bedrijven heeft in het afgelopen jaar minimaal één cyberaanval ervaren.

Als dat gebeurt, zijn al die uren besteed aan het opbouwen van je klantendatabase? Gewoon weg. En het zal niet alleen je ego kwetsen — het kan je bedrijf ernstig beïnvloeden.

De slimme zet? Zorg altijd voor een veilige, up-to-date back-up van al je klantgegevens. Vertrouw me — de toekomstige jij zal je dankbaar zijn. (En zeg niet dat ik je niet gewaarschuwd heb.)

4°) Verken CRM-integraties

Geweldige CRM-aanbieders werken altijd achter de schermen om je werk gemakkelijker te maken. Een van de beste manieren waarop ze dat doen? Krachtige integraties die je helpen workflows te stroomlijnen en je te concentreren op wat je het beste doet.

En als je nieuwsgierig bent wat Breakcold bezig is—we zijn druk geweest. Bekijk onze recent vernieuwde integratiespagina om te zien hoe we bruggen bouwen met enkele van je favoriete tools. 😉

5°) Update Je Tech Stack Met De Laatste Software

Je tech stack speelt een vergelijkbare rol als integraties door de leemtes in je CRM op te vullen. Je tech stack goed onderhouden doet meer dan alleen workflows en processen stroomlijnen — het helpt ook bij het voorkomen van fouten. Zorgen dat alle tools up-to-date zijn, vermindert het risico van gegevensverschillen en minimaliseert buggy prestaties.

6°) Automatiseer, Automatiseer, En AUTOMATISEER

Waarom harder werken als je slimmer kunt werken met de hulp van AI en automatisering? Door de vervelende, tijdrovende taken die je dag vertragen, te verwijderen, kun je de efficiëntie van je CRM-operaties aanzienlijk verhogen.

Belangrijke gebieden om te overwegen voor automatisering:

• Follow-up herinneringen

• Gegevensinvoer en updates

• Taken toewijzen en routeren

• Lead scoring

Uiteindelijk is het aan jou om te beslissen welke gebieden het beste geschikt zijn voor automatisering, maar de bovenstaande voorbeelden zijn een geweldig startpunt. Als een deel van je workflow geautomatiseerd kan worden, is het de moeite waard om dat eerder dan later te doen.

7°) Breek De Gegevens Af Voordat Het Je Afbreekt

Gegevenssegmentatie lijkt misschien een eenvoudige tip, maar het wordt vaak over het hoofd gezien. Door je klanten- of leadgegevens op te splitsen in specifieke groepen, maakt het niet alleen gerichte en gepersonaliseerde outreach mogelijk, maar kan het ook hiaten of overlappen in je Ideaal Klant Profiel (ICP) onthullen.

Hier zijn een paar effectieve manieren om je gegevens te segmenteren:

• Gedetailleerde criteria voor segmentatie – Gebruik kaders zoals geografisch, demografisch, psychologisch, gedrag, voordeel, en op gelegenheid gebaseerde segmentatie om je publiek te organiseren.

• Dynamische segmentatie – Benut de mogelijkheden van je CRM om automatisch bijwerkbare segmenten te bouwen op basis van realtime klantgedrag.

• Gepersonaliseerde communicatie – Pas e-mailcampagnes aan met segmentatie, zoals productaanbevelingen op basis van eerdere aankopen of specifieke content afgestemd op de interesses van de gebruiker.

Slimme segmentatie leidt tot slimmer marketing — en een meer responsief, betrokken publiek.

8°) Kom In De Actie!

Klantenrelatiebeheer hoeft niet saai te zijn. Het toevoegen van spelachtige elementen — zoals ranglijsten, badges en beloningen — kan een vriendelijke competitie introduceren terwijl je dag-tot-dag ervaring van je verkoopteam iets aangenamer maakt.

Hoewel gamification misschien ongebruikelijk lijkt, is het een bewezen manier om betrokkenheid en motivatie binnen je CRM-systeem te verhogen.

9°) Gebruik Analytics Om Slimmere Beslissingen Te Nemen

Je bent misschien geen getallenpersoon, maar je CRM zeker. De meeste CRMs zijn uitgerust met krachtige analysetools die je een duidelijk begrip geven van wat werkt, wat niet werkt, en waar nieuwe kansen liggen. Regelmatig deze inzichten bekijken kan je helpen gegevensgestuurde beslissingen te nemen en je strategie en workflows te verfijnen voor betere resultaten.

Neem Breakcold bijvoorbeeld — een CRM vol met 23 analysetools (en tellen) die alles kunnen volgen van pipeline-prestaties tot communicatie en sociale activiteit. Breakcold maakt het extreem eenvoudig om belangrijke statistieken zoals Deals Gewonnen en Verstuurde E-mails te monitoren, en helpt je om je doelen met precisie bij te houden.

10°) Focus Op Retentie, Niet Alleen Op Acquisitie

Het kan op papier eenvoudig lijken, maar het is een game changer in de praktijk: Vergeet de mensen niet die je hebben geholpen om te komen waar je vandaag bent. Toon waardering voor al je leads — zowel nieuw als oud — met de liefde die ze verdienen.

Immers, het heet 'klantenrelatiebeheer' om een reden. Begin relaties op te bouwen die echt het beheren waard zijn, en je zult al snel realiseren dat hoe sterker de relatie, hoe minder beheer het uiteindelijk vereist.

11°) Voer Regelmatige CRM-audits Uit  

Behandel je CRM zoals je je eigen tempel zou behandelen 🙏. Plan regelmatige controles — jaarlijks of zelfs per kwartaal — op je leadgegevens, systeeminstellingen, en algemene strategie. Deze audits helpen je CRM systeem bij te stellen en potentiële problemen te identificeren voordat ze grote problemen worden.

Wat een CRM-audit kan omvatten:

• Feedback-enquêtes van gebruikers – Stuur kwartaal-enquêtes om inzicht te krijgen in gebruiksvriendelijkheid, gegevensnauwkeurigheid, en pijnpunten die collega's mogelijk ervaren.

• Beoordeling van beveiligingsprotocollen – Regelmatig de gegevensbeveiligingsmaatregelen herzien en bijwerken om ervoor te zorgen dat je CRM compliant en beschermd blijft.

• Feedbackloop – Stel een doorlopende feedbackmechanisme in om het systeem voortdurend te verbeteren op basis van gebruikersinput.

12°) Trainingsseizoen Is (Nog) Niet Voorbij

Zoals het gezegde luidt, 'een persoon is maar zo goed als zijn tools' — en dit geldt vooral voor CRMs. Helaas is niet iedereen bekend met CRM-platforms, en sommige teamleden kunnen zelfs technologie-avers zijn. 

Daarom is het essentieel om de juiste training — of het nu hands-on sessies of gedetailleerde handleidingen zijn — te bieden. Juiste training stelt je team in staat om de CRM effectief te gebruiken, wat leidt tot sterkere klantinteracties en verbeterd gegevensbeheer.

Laatste Gedachten + Takeaway 💭

Het is belangrijk op te merken dat hoewel deze misschien beste praktijken zijn voor sommigen, niet iedere tip van toepassing zal zijn op jouw specifieke situatie. Net als bij elk hulpmiddel — fysiek of digitaal — moet je CRM op een manier worden gebruikt die aansluit bij je unieke doelen en uitdagingen. Beschouw deze suggesties als wegwijzers op je reis naar het beheersen van je CRM.

En als je op zoek bent naar een beetje inspiratie, zorg er dan voor dat je onze casestudy's van echte Breakcolders bekijkt, waarin ze hun persoonlijke tips, strategieën en successen met Breakcold in 2025 en daarna delen.