Si diriges una agencia de generación de leads, probablemente hayas escuchado esta frase 1000 veces:
“Tus leads son malos.”
Y honestamente… esta es una de las mayores razones por las cuales las agencias de generación de leads tienen altas tasas de cancelación.
Pero aquí está el giro.
En la mayoría de los casos, el problema no son los leads.
El verdadero problema es que los clientes no saben cómo convertir esos leads en tratos cerrados.
No hacen un seguimiento adecuado.
No generan impulso.
No tienen un sistema.
Esperan que los leads se cierren mágicamente después de la primera llamada como si fuera el 2018.
Y cuando no sucede, culpan a la agencia.
Así que en este artículo, te voy a mostrar exactamente cómo puedes solucionar la cancelación y aumentar la retención para tu agencia de generación de leads.
Este es un proceso que algunos de mis propios clientes de agencia idearon, y funciona increíblemente bien porque elimina la principal fuente de cancelación:
la decepción del cliente debido a la “falta de resultados.”
Cubriremos:
Por qué sucede la cancelación en las agencias de generación de leads (la verdadera razón)
Las únicas 2 posibles soluciones
Un sistema hecho-contigo que aumenta la retención como loco
Un flujo de trabajo CRM paso a paso (implementación real)
Cómo introducir respuestas positivas automáticamente en canalizaciones
El método del “panel de ejecución diario” que obliga a los clientes a ganar
Vamos allá.
¿Cómo AUMENTAR la Retención para tu Agencia de Generación de Leads? (Disminuir la Cancelación) (En Resumen) | ||
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La mayoría de las agencias de generación de leads no pierden clientes porque los leads sean “malos” — pierden clientes porque el cliente no puede convertir.
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El Mayor Problema de Retención en las Agencias de Generación de Leads
La mayoría de los fundadores de agencias tienen la misma situación:
Generas respuestas positivas
Reservas llamadas
Envías leads
Y luego… unas pocas semanas después:
“Sí, los leads son una porquería.”
Pero cuando miras de cerca, lo que realmente está pasando es:
Los clientes no saben cómo manejar leads
Porque no todos los leads son fáciles.
Muchos clientes piensan que la generación de leads funciona así:
El lead responde
Se reserva una llamada
El trato se cierra instantáneamente
Llega el dinero
Pero la vida real es más así:
El lead responde
La llamada se reserva pero no se presenta
Haces seguimiento
Haces seguimiento de nuevo
Haces seguimiento otra vez
El lead se presenta 2 semanas después
Se cierra el trato
Así que los leads no son “malos”.
El sistema de seguimiento es malo.
La verdad: la mayoría de los clientes no tienen impulso
No saben cómo:
responder lo suficientemente rápido
manejar objeciones
perseguir de manera educada
reenganchar a los ausentes
mantenerse consistentes durante semanas
Y sin impulso, incluso los buenos leads mueren.
Así que la retención también muere.
Por Qué Esto Crea Cancelación (Incluso Si Tu Servicio Es Bueno)
Aquí está el problema central:
Tu agencia se juzga por los resultados.
Y los resultados dependen de la conversión.
Pero la conversión depende del cliente.
Así que básicamente, estás atrapado en este sistema injusto donde:
generas valor
pero el cliente destruye valor
luego te culpa por ello
Si los clientes no están convirtiendo:
dejan de creer
comienzan a dudar
cancelan
Incluso si la calidad de tus leads es buena.
Las Únicas 2 Soluciones (Y Por Qué Una Es Terrible)
Si quieres solucionar la cancelación, solo hay dos posibles soluciones.
Solución #1: Tú diriges el negocio por ellos
Es decir:
tú generas leads
haces seguimiento por ellos
cierras tratos por ellos
Pero en este punto, ya no estás haciendo generación de leads.
Estás dirigiendo su empresa.
No es escalable.
No es rentable.
Y es una pesadilla.
Así que esta no es una solución viable.
Solución #2 (La ganadora): Enséñales cómo convertir
En lugar de hacer todo por ellos, haces un sistema hecho-contigo.
Les enseñas cómo:
hacer seguimiento correctamente
generar impulso
manejar leads con estructura
cerrar tratos con consistencia
¿Y la mejor parte?
Esto crea retención porque ahora:
los clientes ven resultados
dejan de quejarse
te vuelves esencial
También te da:
mayor valor percibido
posicionamiento más fuerte
capacidad para cobrar más
Esto puede ser:
✅ un upsell
o
✅ incluido directamente en tu oferta (recomendado)
El Marco de Retención “Hecho-Contigo”
Este es el marco.
Tu agencia no solo envía leads.
Tu agencia construye una máquina de conversión para el cliente.
Esa máquina tiene 4 capas:
1) Un CRM para el cliente
2) Una estructura de canalización limpia
3) Enrutamiento automatizado de leads (LinkedIn + correo electrónico en frío)
4) Un sistema de ejecución diaria (tareas + seguimientos)
Vamos a desglosarlo.
Lo Que Queremos Lograr (El Objetivo Final)
Quieres un sistema con:
Una canalización adaptada para su negocio
Leads auto-enviados a cubos de “respuestas positivas”
Tareas diarias generadas automáticamente por AI
Leads moviéndose automáticamente basado en conversaciones
Trabajo único del cliente = presentarse diariamente y ejecutar
Esto es clave:
Los clientes no necesitan motivación.
Necesitan un sistema que los obligue a ganar.
Configuración Paso a Paso (El Proceso Completo)
Ahora te mostraré cómo implementar esto paso a paso.
Vamos a usar:
Breakcold como el CRM
Smartlead para el ejemplo de correo electrónico en frío
HeyReach para el ejemplo de automatización de LinkedIn
Y vamos a fingir que tenemos un cliente llamado:
✅ Unblock (agencia de SEO)
Paso 1: Crear un Espacio de Trabajo CRM para tu Cliente
Primero, ve a Google y escribe:
Breakcold
Luego:
haz clic en Intenta Breakcold Gratis
regístrate
y comienza la incorporación como si fueras el cliente
Durante la incorporación harás:
Nombre del cliente
Ejemplo: “Unblock”
Tamaño de la empresa
Selecciona algo como “2 a 4 personas”
Fuente de adquisición
Selecciona “YouTube” (o cualquiera)
Sitio web
Si el cliente tiene uno, introdúcelo.
Si no, sáltalo. No hay problema.
Entonces Breakcold analiza el negocio automáticamente.
Paso 2: Describe el Negocio del Cliente
Aquí está la estructura:
Ejemplo de descripción del negocio
“Unblock es una agencia de SEO que genera contenido B2B para startups y agencias en los EE.UU. y el Reino Unido.”
Luego describe el proceso de ventas.
Y aquí describes TU proceso como agencia:
“Generamos leads a través de Smartlead (correo electrónico en frío) y HeyReach (LinkedIn). Introducimos respuestas positivas en el CRM, luego las convertimos en llamadas reservadas y tratos cerrados.”
Luego haz clic en finalizar.
Paso 3: Deja que el CRM Auto-Genere Todo
Breakcold creará:
listas
etiquetas
estados
Y está adaptado al negocio.
Así que no tienes que configurar ningún aburrido CRM manualmente.
Eso es enorme porque los fundadores de agencias odian la configuración.
Paso 4: Limpia el CRM (Enfócate Solo en la Canalización de Ventas)
Una vez que aterrices en el espacio de trabajo:
Ve a:
Canalización
Verás que el CRM creó diferentes canalizaciones como:
Canalización de ventas
Éxito del cliente
Asociaciones
Para este sistema de retención, enfócate en:
✅ Solo la canalización de ventas
Puedes eliminar éxito del cliente y asociaciones por ahora.
Construyendo la Canalización de Ventas Perfecta
Ahora renombramos las etapas.
Esto es crítico porque obliga a los clientes a un proceso de conversión.
Etapas de canalización recomendadas
Etapa 1: Respuesta positiva (Correo en frío)
Nómbrala:
✅ Respuesta Positiva - Correo en Frío
Este cubo recibe respuestas positivas de Smartlead.
Etapa 2: Respuesta positiva (LinkedIn)
Nómbrala:
✅ Respuesta Positiva - LinkedIn
Este cubo recibe respuestas positivas de HeyReach.
Etapa 3: Conversación Iniciada
Nómbrala:
✅ Conversación Iniciada
Esta etapa = conversaciones reales.
Regla de oro:
move leads aquí solo después de al menos 2 respuestas.
Etapa 4: Llamada Reservada
Nómbrala:
✅ Llamada Reservada
Esta etapa se activa una vez que:
ocurre la confirmación de Calendly
o el lead reserva algo explícitamente
Etapa 5: Para Hacer Seguimiento
Nómbrala:
✅ Hacer Seguimiento
Esta etapa es donde ocurre el impulso.
Importante:
El seguimiento es donde se ganan los tratos.
La mayoría de la gente no lo hace.
Etapa 6: Cerrado Ganado
✅ Cerrado Ganado
Etapa 7: Cerrado Perdido
✅ Cerrado Perdido
Paso 5: Invita a tu Cliente al Espacio de Trabajo
Ve a:
Configuración → Miembros
Invita a tu cliente.
Una vez que tu cliente acepte:
Dile que conecte:
✅ su correo electrónico
✅ su cuenta de LinkedIn
¿Por qué?
Porque permite que el CRM agregue automáticamente:
hilos de correo electrónico
hilos de LinkedIn
eventos de calendario
Así es como el CRM se vuelve “vivo.”
Paso 6: Crea el Sistema de Ejecución Diario (Panel de Visión)
Este es donde la retención realmente se fortalece.
Porque los clientes dejan de ser caóticos.
Comienzan a ser consistentes.
Ve a:
Visión → Configurar Visión
Visión es el panel donde:
las tareas se crean automáticamente
la AI sugiere mensajes
el cliente solo ejecuta diariamente
Elige una personalidad CRM (el truco)
Elige una de las personalidades existentes, o crea la tuya.
Mi método favorito:
Crea un “Agente Psico de Seguimiento”
Sí, en serio.
Porque tu objetivo es simple:
Nunca pierdas impulso con los leads.
Configuración recomendada
Frecuencia de seguimiento: cada 3 días hábiles
Longitud del correo electrónico: corta
Reglas: solo crear tareas cuando exista un hilo existente
Esto es súper importante:
Estás generando leads a partir de correo electrónico en frío + automatización de LinkedIn.
Envías respuestas positivas.
Así que, EXISTE un hilo.
La AI no debería crear tareas para personas al azar sin conversación.
Ejemplo de descripción de personalidad
Agente Psico de Seguimiento
sigue cada 3 días hábiles
solo crea tareas cuando hay un hilo de conversación existente
se adapta al estilo de escritura del lead
utiliza publicaciones sociales del lead en mensajes sugeridos
prioriza el impulso sobre la perfección
Luego haz clic en generar personalidad.
Ahora selecciónala como tu agente CRM por defecto.
Paso 7: Automatiza el Movimiento de Leads en la Canalización
Ahora configuramos las reglas de movimiento de leads.
Ve a la configuración de automatización.
Importante: desactiva el movimiento automático de la AI para etapas de respuesta positiva
Porque tu agencia envía leads allí manualmente a través de Zapier.
Configurar la lógica de Conversación Iniciada
Regla:
Solo mover leads a Conversación Iniciada cuando haya al menos 2 respuestas del lead.
Así que respuesta positiva = 1 respuesta
conversación iniciada = verdadera ida y vuelta
Configurar la lógica de Llamada Reservada
Ejemplo de regla:
Mover lead aquí cuando se haya programado una reunión en Calendly (o similar).
Configurar la lógica de la etapa de Seguimiento
Ejemplo de regla:
Sólo poner leads aquí si ya tuvieron una llamada, o si se quedaron en silencio después de una conversación.
Cerrado Ganado / Perdido
Directo.
Replicando para Cada Cliente (Escalamiento de la Agencia)
Una vez que lo has hecho una vez:
Puedes replicarlo para cada cliente.
Creas un nuevo espacio de trabajo por cliente.
Así tu agencia se convierte en una máquina de múltiples espacios de trabajo.
Esto es lo que quieres:
una plantilla de flujo de trabajo
clonada para todos los clientes
alta retención
oferta de alto valor
Paso 8: Introducir Respuestas Positivas desde Smartlead en el CRM
Ahora conectamos Smartlead.
En Smartlead:
Ve a Webhooks
Crear webhook
Disparador: categoría del lead actualizada
Quieres:
Cuando marques el lead como “Interesado” → envía al CRM
Flujo de trabajo de Zapier (Smartlead → Breakcold)
Disparador: Capturar Hook
Acción: Breakcold → Crear/Actualizar Lead
Asignar lista: Canalización de ventas
Asignar etapa: Respuesta Positiva - Correo en Frío
Pruébalo.
Listo.
Ahora cada respuesta positiva entra automáticamente en el CRM.
Paso 9: Introducir Respuestas Positivas de LinkedIn desde HeyReach en el CRM
En HeyReach:
ve a integraciones
webhooks
crear webhook
tipo de evento: se recibe respuesta al primer mensaje
Ahora construye Zapier de nuevo:
Disparador: Capturar Hook
Acción: Breakcold → Crear/Actualizar Lead
Asignar lista: Canalización de ventas
Asignar etapa: Respuesta Positiva - LinkedIn
Pruébalo.
Listo.
Ahora las respuestas de LinkedIn también entran en el CRM.
Cómo Se Ve Cuando Está en Funcionamiento (Flujo de Trabajo Diario)
Ahora imagina que tienes un espacio de trabajo lleno de leads.
Esto es lo que sucede diariamente:
El cliente abre el panel de Visión
Las tareas ya están esperando.
Sin pensar.
Sin adivinar.
Sin procrastinar.
Hacen clic en las tareas y obtienen:
acceso directo al hilo de correo electrónico o hilo de LinkedIn
plan de acción de AI
mensaje sugerido
recordatorios de seguimiento
Solo ejecutan.
Mientras tanto, el CRM hace el resto
detecta conversaciones
detecta llamadas reservadas
mueve leads automáticamente
actualiza analíticas automáticamente
Así la canalización se mantiene limpia.
Las estadísticas permanecen limpias.
Y el cliente siente que:
“Wow, este sistema realmente está funcionando.”
¿Y sabes qué?
Esto hace que se queden más tiempo.
Por Qué Esto Funciona Tan Bien (Explicación de Retención)
Ahora el sistema está configurado.
Y ahora tu cliente tiene:
un espacio de trabajo CRM adaptado a su negocio
una canalización limpia
leads enviados automáticamente
tareas autogeneradas
leads movidos automáticamente
analíticas siempre actualizadas
¿Así que qué necesita hacer el cliente?
Solo un trabajo:
✅ presentarse diariamente
✅ ejecutar tareas
✅ seguir
✅ cerrar tratos
Esto elimina excusas.
Y la retención aumenta considerablemente.
Upsell Alternativo: Venda un Servicio de VA de Seguimiento
Si quieres una jugada aún más fácil de retención:
En lugar de enseñar al cliente a hacer seguimiento…
Haces upsell:
✅ un asistente virtual
✅ servicios de seguimiento
✅ gestión de citas
Así que:
VA maneja respuestas + seguimientos
el cliente solo cierra las llamadas
Esto es un upsell fácil y puede mejorar masivamente la retención.
Conclusión
La mayoría de las agencias de generación de leads pierden clientes no porque los leads sean malos…
Sino porque los clientes no saben qué hacer con ellos.
Así que tu estrategia de retención es simple:
No solo generes leads.
Construye un sistema que convierta.
El flujo de trabajo se ve así:
Espacio de trabajo CRM por cliente
Canalización limpia
Introducir respuestas positivas automáticamente
Panel de creación de tareas automáticas
Los leads se mueven automáticamente
El cliente ejecuta diariamente
Los resultados aumentan
La retención aumenta
Eso es todo.
Si implementas esto, tu agencia se convierte en más que una agencia.
Se convierte en un proveedor de sistemas de ingresos.
Y así es como ganas a largo plazo.
