Als zentraler Hub für Kundendaten, Optimierung der Abläufe und Ermöglichung starker Beziehungen haben Customer Relationship Management (CRM)-Systeme seit Jahrzehnten die Motor der Wirtschaft. Mit der wachsenden Nachfrage und Beliebtheit haben Unternehmen überall entweder ein CRM etabliert – oder sind auf der Suche, eines zu implementieren.
Es muss gesagt werden: obwohl CRMs eine enorme Unterstützung sein können, sind es die Unternehmen, die am meisten profitieren, die wissen, wie man sie richtig nutzt – GUT.
Wenn Sie feststellen, dass Ihr CRM Sie stärker beansprucht als Sie es ihm tun, keine Sorge – Sie sind nicht allein. Und zufälligerweise haben Sie Glück. 🍀
Heute tauchen wir in branchenunterstützte Tipps und Tricks ein, um Ihnen zu helfen, von Breakcold bis zum Break-Even-Punkt 😉 mit 12 wesentlichen Tipps für CRM-Nutzer zu kommen.
Die Kosten mangelhafter CRM-Verwaltung ⛔
Wir kennen die unzähligen Vorteile, die ein CRM für jedes Unternehmen bringen kann — wenn es richtig verwaltet wird. Wenn es jedoch schlecht verwaltet wird, können die Ergebnisse katastrophal kostspielig sein. Schlechte Datenhygiene und unorganisierte Integrationen werden definitiv die Pflege von Leads behindern.
Es könnte damit beginnen, dass Sie ein paar einfache Gewinne verpassen, aber ehe Sie es wissen, hören langjährige Kunden auf, Anrufe zu beantworten oder ignorieren sogar Ihre Nachrichten. Sicher, dies mag wie geringe Probleme erscheinen, aber das Problem mit kleinen Problemen ist, dass sie schnell ansteigen — SCHNELL.
Wenn unbeaufsichtigt, kann ein schlecht verwaltetes CRM leise an Ihrem Einkommen, Ruf und Kundenvertrauen nagen. Deshalb ist es entscheidend, von Anfang an richtig zu machen — oder frühzeitig die Dinge zu ändern. Hier ist, was schiefgehen KANN und WIRD, wenn Sie das zulassen:
1°) Unwirksame Ansprache
Stellen Sie sich vor, Sie verbringen Stunden damit, die perfekte Outbound-Strategie zu entwickeln — Sie haben sie vollständig automatisiert, jede Nachricht so zugeschnitten, dass sie die individuellen Interessen jedes Leads widerspiegelt, und endlich auf Start gedrückt. BOOM!
Wochen vergehen… und Sie hören nichts.
Es stellt sich heraus, dass Ihre Daten veraltet sind, und all diese Mühe? Es sammelt nur Staub im verlassenen Posteingang.
Während Sie beschäftigt sind, Ihr CRM zu reparieren, schließt ein anderer Vertriebsmitarbeiter — bewaffnet mit sauberen, genauen Daten — bereits Deals oder startet seine nächste Kampagne.
Seien Sie nicht der Erste.
2°) Verpasste Deals
Ein einfache Gewinn für einen Vertriebsmitarbeiter ist wie Crack — es mag klein sein, aber es schafft Momentum, steigert die Moral und bestätigt Ihre Strategie. Sie möchten diese Gewinne erfassen, wo immer es möglich ist.
Aber wenn Ihr CRM schlecht konfiguriert oder mit falschen Daten voll ist, gehen diese heißen Gelegenheiten unter — oft ohne dass es jemand bemerkt.
Und wie ich schon zuvor erwähnt habe, stapeln sich kleine Fehler — und über die Zeit werden sie Sie echtes Geschäft kosten.
3°) Das Korrigieren von Fehlern wird kostspielig
Zeit = Geld. Je mehr Zeit Sie damit verbringen, Fehler zu beheben, desto weniger Zeit haben Sie, um Deals abzuschließen und Einnahmen zu generieren. Einfache Mathematik.
4°) Kein ROI
Kalte Ansprache ist schon schwer genug — machen Sie es nicht schwieriger mit veralteten Daten. Selbst kleine Fehler, wie die falsche Schreibweise des Namens eines Leads, können einen warmen Interessenten kalt werden lassen, bevor Sie sogar „Ansprache“ sagen können.
Wenn sich genug dieser albernen Fehler anhäuft, werden Sie sich auf einem rutschigen Abhang wiederfinden, von dem es schwer ist, sich zu erholen – sowohl für das Unternehmen als auch für die Einzelperson.
Einblicke von den Besten: 4 Expertentipps von mir! 👋🤓
1°) Wählen Sie ein CRM, das Ihren Bedürfnissen entspricht
Nur weil die coolen Kids CRMs wie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive wählen, bedeutet das nicht, dass Sie dem folgen müssen. Viel öfter als nicht sind diese Plattformen übertrieben für das, was Sie tatsächlich brauchen — und Sie werden durch eine Menge Bloatware waten, bevor Sie die Funktionen finden, die wichtig sind.
Der CRM-Markt boomt, und er wird nur größer. Neue Anbieter treten ständig in den Raum ein, und es besteht die Chance, dass es eine Plattform gibt, die Ihren spezifischen Anwendungsfall besser bedient als die großen Namen.
Benötigen Sie ein CRM mit leistungsstarken Anruffunktionen? Wählen Sie Close.
Suchen Sie etwas, das auf Ihren Google Workspace-Workflow zugeschnitten ist? Versuchen Sie Copper.
Konzentration auf Social Selling? Breakcold könnte Ihr neuer bester Freund sein. 😉
2°) Denken Sie nicht zu viel nach
Schauen Sie, wir verstehen es. Wir lieben das glänzendste neue Spielzeug genauso wie die nächste Person — aber warum mit einem Bazooka in einen Messerkampf gehen?
Hier ist die Sache: einen Bazooka zu benutzen ist verdammt schwer. Wenn Sie nicht die Fähigkeiten haben, es richtig zu bedienen, ist die Wahrscheinlichkeit höher sich selbst mehr zu verletzen als andere zu verletzen.
Das Gleiche gilt für Ihr CRM. Wenn Sie sich keinen CRM-Integrator leisten können, haben Sie wahrscheinlich eine Menge Geld für Software ausgegeben, mit der Sie keine Ahnung haben, wie man sie verwendet — und kein Geschäft, das allein zu verwalten.
Der beste Rat? Halten Sie es einfach.
3°) Wählen Sie ein CRM mit so vielen nativen Integrationen wie möglich
Wenn es um native Integrationen geht, gilt: je mehr, desto besser. Das Ziel ist nicht, ein Automatisierungszauberer zu werden — es geht darum, Ihr CRM die schwere Arbeit für Sie machen zu lassen. Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich darauf, die lästigen Aufgaben zu eliminieren, die Sie daran hindern, das zu tun, was Sie am besten können.
4°) Nutzen Sie CRM-Aufgaben öfter
Eine Sache, die mir immer geholfen hat? Das Aufgabensystem des CRMs nutzen. Warum? Weil organisiert zu bleiben sich auszahlt. Das Geld liegt im Follow-up — und wenn Ihr CRM Ihnen helfen kann, zu verfolgen, wer, was und warum, sollten Sie dies unbedingt nutzen.
12 Tipps, um Ihr CRM-Spiel zu verbessern 💡
1°) Nutzen Sie Social Listening
Die Zukunft der Vertriebsbindung verändert sich. Wenn Sie Social Listening nicht nutzen, müssen Sie jetzt anfangen. Durch die Überwachung von sozialen Plattformen, Bewertungsseiten und sogar Foren können Sie auf eine Fülle von Echtzeit-Einblicken zugreifen, die einst unerreichbar waren.
Heute können Sie sogar CRMs wie Breakcold finden, die native Social Listening-Funktionen anbieten, um Ihnen zu helfen, aufkommende Trends, Kundenprobleme zu verfolgen und maßgeschneiderte Ansprache zu gestalten.
Übrigens, wussten Sie, dass Breakcold Ihnen auch helfen kann, einen benutzerdefinierten Engagement-Feed nur für Ihre Kontakte zu kuratieren — damit Sie die LinkedIn-Beiträge schneller liken und kommentieren können als je zuvor — ohne das Durcheinander. Nein? Na gut, jetzt wissen Sie es! 😏
2°) Schlank, sauber, Ihre CRM-Maschine!
Im Durchschnitt verfallen B2B-Daten mit einer Rate von 2,1 % pro Monat. Kein großes Ding, oder? FALSCH.
Angenommen, Sie haben eine Liste von 50.000 Kunden in Ihrem CRM. Am Ende des Jahres werden Sie etwa 11.000 von ihnen verloren haben. Das sind 22 % Ihrer Datenbank — einfach weg.
Noch nicht überzeugt, dass es ein großes Problem ist? Lassen Sie uns das aufschlüsseln: Angenommen, Sie schließen 15 Deals für jede 100 Kunden, und jeder Verkauf ist 1.000 $ wert. Rechnen Sie die Zahlen nach und… Ja, das sind 1,6 Millionen $ Verlust. Sie haben richtig gelesen, Millionen. 🤯
Schauen Sie, wir verstehen es — Frühjahrsputz in Ihrem CRM ist nicht die Lieblingsaufgabe von irgendjemandem. Aber wenn das Aktualisieren von E-Mails, Telefonnummern und sozialen Kontakten Sie eine solche Art von Geld sparen (oder verdienen) könnte, sollten Sie es vielleicht noch einmal überdenken.
PSST! Wollen Sie ein kleines Geheimnis? Die Technikexperten hier bei Breakcold haben an etwas GROßEM gearbeitet, um Ihre Datenprobleme anzugehen. Hier ist ein Hinweis: Datenanreicherung 👀 Noch nichts Offizielles, aber halten Sie ein Auge auf Breakcold in den nächsten Wochen. Und hey, wenn jemand fragt... Sie haben das nicht von mir gehört. 🤫 | ||
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3°) Machen Sie ein Backup!
Haben Sie jemals ein Videospiel gespielt, in dem Sie Stunden erkundet, Erfolge erzielt und schließlich den großen Bösewicht besiegt haben — nur um am nächsten Tag all Ihren Fortschritt zu verlieren? Ja... es tut weh. Sehr. 😢
Das Gleiche gilt für Ihre CRM-Daten. Sicher, ein totaler Datenverlust ist unwahrscheinlich, aber hier ist der Haken: 32 % der kleinen bis mittleren Unternehmen erlebten im vergangenen Jahr mindestens einen Cyberangriff.
Wenn das passiert, sind all die Stunden, die Sie damit verbracht haben, Ihre Kundendatenbank aufzubauen? Weg. Und es wird nicht nur Ihr Ego verletzen — es könnte Ihr Geschäft ernsthaft beeinträchtigen.
Der kluge Schritt? Halten Sie immer ein sicheres, aktuelles Backup aller Ihrer Kundendaten. Vertrauen Sie mir — Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken. (Und sagen Sie nicht, ich hätte Sie nicht gewarnt.)
4°) Erforschen Sie CRM-Integrationen
Tolle CRM-Anbieter arbeiten immer hinter den Kulissen daran, Ihren Job zu erleichtern. Eine der besten Arten, wie sie das tun? Leistungsstarke Integrationen, die Ihnen helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und sich auf das zu konzentrieren, was Sie am besten können.
Und wenn Sie neugierig sind, was Breakcold so macht — wir waren beschäftigt. Schauen Sie sich unsere frisch überarbeitete Integrationsseite an, um zu sehen, wie wir Brücken zu einigen Ihrer bevorzugten Tools bauen. 😉
5°) Aktualisieren Sie Ihren Tech-Stack mit der neuesten Software
Ihr Tech-Stack spielt eine ähnliche Rolle wie Integrationen, indem er die Lücken füllt, die Ihr CRM möglicherweise lässt. Ein gut gewarteter Tech-Stack tut mehr, als Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren — es hilft auch, Fehler zu vermeiden. Sicherzustellen, dass alle Tools aktuell sind, reduziert das Risiko von Datenabweichungen und minimiert fehlerhaftes Verhalten.
6°) Automatisieren, automatisieren, und AUTOMATISIEREN
Warum härter arbeiten, wenn Sie mit Hilfe von KI und Automatisierung intelligenter arbeiten können? Durch die Beseitigung der mühsamen, zeitaufwändigen Aufgaben, die Ihren Tag verlangsamen, können Sie die Effizienz Ihrer CRM-Betrieb erheblich steigern.
Wesentliche Bereiche für die Automatisierung:
Follow-up-Erinnerungen
Datenpflege und Updates
Aufgabenverteilung und Routing
Leads-Bewertung
Letzten Endes liegt es an Ihnen, zu entscheiden, welche Bereiche am besten für die Automatisierung geeignet sind. Aber die oben genannten Beispiele sind ein großartiger Ausgangspunkt. Als allgemeine Regel gilt, wenn ein Teil Ihres Arbeitsablaufs automatisiert werden kann, ist es besser, dies so schnell wie möglich zu tun.
7°) Brechen Sie die Daten herunter, bevor sie Sie niederschlagen
Daten-Segmentierung mag wie ein unkomplizierter Tipp erscheinen, wird aber häufig übersehen. Ihre Kunden- oder Lead-Daten in spezifische Gruppen zu unterteilen ermöglicht nicht nur gezielte und personalisierte Ansprache, sondern kann auch Lücken oder Überlappungen in Ihrem Idealen Kundenprofil (ICP) offenbaren.
Hier sind einige effektive Möglichkeiten zur Segmentierung Ihrer Daten:
Detaillierte Kriterien für die Segmentierung – Verwenden Sie Rahmen wie geografische, demografische, psychografische, verhaltensorientierte, nutzenbasierte und anlassbasierte Segmentierung, um Ihr Publikum zu organisieren.
Dynamische Segmentierung – Nutzen Sie die Funktionen Ihres CRMs, um selbstaktualisierende Segmente basierend auf dem Verhalten der Kunden in Echtzeit zu erstellen.
Personalisierte Kommunikation – Passen Sie E-Mail-Kampagnen mit Segmentierung an, wie Produkt-empfehlungen basierend auf vergangenen Käufen oder spezifischen Inhalten, die mit Benutzerinteressen übereinstimmen.
Intelligente Segmentierung führt zu intelligenterem Marketing — und einem ansprechenderen, engagierteren Publikum.
8°) Legen Sie los!
Kundenbeziehungsmanagement muss nicht langweilig sein. Das Hinzufügen von spielähnlichen Elementen — wie Ranglisten, Abzeichen und Belohnungen — kann freundlichen Wettbewerb einführen und das tägliche Erlebnis Ihres Vertriebsteams ein wenig angenehmer gestalten.
Obwohl Gamifizierung unorthodox erscheinen mag, ist es eine bewährte Methode, um Engagement und Motivation innerhalb Ihres CRM-Systems zu steigern.
9°) Nutzen Sie Analytics, um bessere Entscheidungen zu treffen
Vielleicht sind Sie kein Zahlenmensch, aber Ihr CRM bestimmt es. Die meisten CRMs sind mit leistungsstarken Analysetools ausgestattet, die Ihnen ein klares Verständnis darüber geben, was funktioniert, was nicht und wo neue Chancen liegen. Regelmäßige Überprüfungen dieser Einsichten können Ihnen helfen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Ihre Strategie sowie Arbeitsabläufe für bessere Ergebnisse zu verfeinern.
Nehmen Sie Breakcold als Beispiel — ein CRM, das 23 Analyseblöcke (und mehr) bietet, die alles von der Pipeline-Leistung bis zu Kommunikations- und sozialen Aktivitäten verfolgen können. Breakcold macht es extrem einfach, wichtige Kennzahlen wie Gewonnene Deals und Gesendete E-Mails zu überwachen, damit Sie Ihre Ziele mit Präzision im Auge behalten können.
10°) Konzentrieren Sie sich auf die Bindung, nicht nur auf die Akquisition
Es mag auf dem Papier einfach erscheinen, aber es ist in der Praxis ein Game Changer: Vergessen Sie nicht die Personen, die Ihnen geholfen haben, dorthin zu kommen, wo Sie heute sind. Zeigen Sie allen Ihren Leads — sowohl neuen als auch alten — die Wertschätzung, die sie verdienen.
Schließlich heißt es 'Kundenbeziehungsmanagement' aus einem Grund. Beginnen Sie damit, Beziehungen aufzubauen, die es wert sind, verwaltet zu werden, und Sie werden bald feststellen, dass je stärker die Beziehung, desto weniger Management benötigt wird.
11°) Führen Sie regelmäßige CRM-Überprüfungen durch
Behandeln Sie Ihr CRM so, wie Sie Ihren eigenen Tempel behandeln würden 🙏. Planen Sie regelmäßige Prüfungen — jährlich oder sogar vierteljährlich — für Ihre Lead-Daten, System-Einstellungen und übergreifende Strategie. Diese Überprüfungen helfen Ihnen, Ihr CRM System zu optimieren und potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie zu großen Problemen werden.
Was eine CRM-Überprüfung enthalten kann:
Umfragen zum Nutzerfeedback – Versenden Sie vierteljährliche Umfragen, um Einblicke zur Benutzerfreundlichkeit, Datenakkuratesse und etwaigen Schmerzpunkten zu sammeln, die Kollegen erleben könnten.
Überprüfung der Sicherheitsprotokolle – Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Daten-Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihr CRM compliant und geschützt bleibt.
Feedback-Schleife – Etablieren Sie einen laufenden Feedback-Mechanismus, um das System kontinuierlich auf der Grundlage von Nutzerfeedback zu verbessern.
12°) Die Trainingssaison ist (noch) nicht vorbei
Wie das Sprichwort sagt, 'Eine Person ist nur so gut wie ihre Werkzeuge' — und das gilt insbesondere für CRMs. Leider ist nicht jeder mit CRM-Plattformen vertraut, und einige Teammitglieder sind vielleicht sogar technikavers.
Deshalb ist es wichtig, die richtige Schulung — sei es in Form von praktischen Sitzungen oder detaillierten Handbüchern — anzubieten. Eine angemessene Schulung befähigt Ihr Team, das CRM effektiv zu nutzen, was zu stärkeren Kundeninteraktionen und besserem Datenmanagement führt.
Fazit + Takeaway 💭
Es ist wichtig zu beachten, dass, während dies für einige die besten Praktiken sein mögen, nicht jeder Tipp auf Ihre spezifische Situation zutrifft. Wie jedes Tool — physisch oder digital — sollte Ihr CRM so verwendet werden, dass es mit Ihren einzigartigen Zielen und Herausforderungen in Einklang steht. Betrachten Sie diese Vorschläge als Leitfäden auf Ihrem Weg zur Beherrschung Ihres CRMs.
Und wenn Sie nach etwas Inspiration suchen, schauen Sie sich unbedingt unsere Fallstudien von echten Breakcold-Nutzern an, in denen sie ihre persönlichen Tipps, Strategien und Erfolge mit Breakcold in 2025 und darüber hinaus teilen.
