La mayoría de las personas tienen un CRM… pero en realidad no saben cómo configurarlo.

¿Cómo lo sé? Porque he estado gestionando mi CRM de ventas Breakcold durante más de dos años, y me he encontrado con cientos de prospectos usando su CRM completamente mal.

Así que en este artículo, voy a enseñarte cómo hacer una configuración adecuada de CRM, para que finalmente puedas aprovechar tu CRM al máximo.

Y la mejor parte es: esto funciona para cualquier CRM.

Al final, tu CRM finalmente trabajará para ti, no en contra de ti.

El error número 1 en la configuración de CRM: Demasiadas listas de CRM

Bien chicos, el primer gran problema que veo en la configuración de CRM es este:

La gente crea demasiadas listas de CRM.

Básicamente, intentan hacer una lista para todo.

• una lista para leads de mal ajuste

• una lista para respuestas positivas de su herramienta de correos fríos

• una lista para seguimientos

• una lista para “quizás más tarde”

• una lista para “leads cálidos pero no realmente”

• y la lista continúa…

He visto prospectos (e incluso clientes a veces) con 20+ listas.

Y sinceramente: no tiene sentido.

Complica demasiado tu CRM, dificulta encontrar cualquier cosa, y al final… dejas de usar el CRM correctamente.

Lo que deberías hacer en su lugar (en CUALQUIER CRM)

El objetivo de tu configuración de CRM es limitar el número de listas, porque hay formas mucho mejores de organizar y diferenciar leads dentro de tu CRM.

No importa qué negocio tengas, siempre hay solo cuatro categorías principales de relaciones:

• Clientes

• Prospectos

• Colaboraciones

• Red / Conocidos

  

Eso es todo.

Estas son las únicas listas que necesitas.

Sí, puedes ajustar esto un poco:

• quizás agregues una lista más

• quizás elimines una

Pero en general, esta estructura funciona para básicamente cualquier negocio.

Y no hay una razón real para tener más listas… excepto en casos raros.

Usa flujos de trabajo para construir los viajes de clientes correctos

Aquí es donde se vuelve poderoso.

En lugar de usar listas para describir todo, mantienes las listas simples… y luego construyes un viaje dedicado dentro de cada lista.

Ejemplo de flujo de trabajo para clientes

Dentro de tu lista de Clientes, podrías tener un flujo de trabajo como:

1. Llamada de incorporación

2. Primera llamada de seguimiento

3. Solicitud de referencia

4. Solicitud de estudio de caso

Este es un flujo de trabajo de viaje del cliente.

Ejemplo de flujo de trabajo para prospectos

Dentro de tu lista de Prospectos, tendrás un flujo de trabajo totalmente diferente. Por ejemplo:

• Llamada reservada

• Conversación iniciada

• Dejado en visto

• Seguimiento

• Ganado cerrado / Perdido cerrado

Este es donde deberías gestionar el progreso.

Así que básicamente: los flujos de trabajo deben hacer el trabajo pesado, no las listas.

Y una vez que establezcas esto, evitas el problema de “demasiadas listas” para siempre.

Etiquetas: Úsalas para UNA sola cosa

Ahora la gente me pregunta:

“Ok, pero ¿cómo diferencio entre startups, agencias, empresas, tamaño de la empresa, etc.?”

Y aquí es donde la mayoría de las personas arruinan la configuración de su CRM.

Usan etiquetas para todo.

Y eso es lo peor.

Para qué deberían usarse las etiquetas

Las etiquetas son excelentes para diferenciar entre tipos de compañías.

Por ejemplo:

• Agencia

• Startup

• Scale-up

Pero las etiquetas NO deben usarse para cosas como:

• cita reservada

• hacer seguimiento

• necesita respuesta

• esperando respuesta

Porque esos no son “etiquetas”.

Esos son etapas del flujo de trabajo.

Si alguien reservó una cita, debería ser una etapa del flujo de trabajo como:

• Cita reservada

No una etiqueta.

Regla de etiquetas en tu CRM

Quieres usar etiquetas para una categoría solo:

• Ya sea tipo de compañía (agencia/startup/etc.)

• O tamaño de la compañía (1-10, 11-50, etc.)

• O otra categoría importante que sea muy relevante para tu negocio

Pero no mezcles todo.

Porque una vez que haces eso, terminas con 50 etiquetas, y tu CRM se vuelve inmanejable nuevamente.

Menos es más.

Campos Personalizados: El arma secreta de la configuración de CRM

Si múltiples cosas son importantes para tu negocio (y generalmente lo son), entonces no deberías crear más listas, y tampoco deberías exagerar las etiquetas.

En cambio, deberías usar campos personalizados (también llamados atributos personalizados dependiendo del CRM).

Por qué los campos personalizados importan

Si abres un lead en básicamente cualquier CRM, verás campos predeterminados como:

• Nombre

• Correo electrónico

• Compañía

• etc.

Pero también puedes agregar personalizados, y lo más importante:

Todos estos campos son filtrables.

Entonces puedes filtrar leads muy rápido, sin crear listas desordenadas.

Ejemplo de un campo personalizado útil

Si tienes un negocio de suscripción mensual recurrente, puedes crear un campo como:

• Fecha de inicio de suscripción

Tipo: fecha

Y ahora puedes filtrar y ordenar los clientes basándote en ello.

Cómo configurarlo

En la mayoría de los CRMs, vas a:

Configuración → Atributos / Campos Personalizados → Crear Campo

Y luego eliges:

• texto

• fecha

• número

• desplegable

Esta parte es lo que hace que tu CRM realmente coincida con tu negocio.

Entonces la configuración de tu CRM se vuelve personalizada, sin romper tu organización.

Integraciones: El CRM debe ser tu fuente única de verdad

El último punto clave para una configuración correcta de CRM son las integraciones.

Tu CRM debería ser tu fuente única de verdad.

Pero si no se integra con tu sistema, constantemente lidiarás con datos faltantes, copia/pega manual, herramientas desconectadas… y nuevamente dejarás de usar el CRM correctamente.

Con qué debería integrarse tu CRM

Quieres:

• integraciones nativas con tus herramientas

• fuertes integraciones de datos (enriquecimiento de correo electrónico y teléfono, LinkedIn y otras redes sociales)

• sincronización de reuniones (calendario)

Y idealmente también una integración de tomador de notas de IA, para que tus reuniones se sincronicen automáticamente en el CRM con:

• resumen

• transcripción

• enlace de grabación

Este es el sueño de configuración porque tu CRM cobra vida automáticamente.

Resumen de Configuración de CRM (Haz Esto y Superarás al 90% de la Gente)

Para resumir, una configuración adecuada de CRM se ve así:

1. Domina la organización de tus listas

   • Mantén las listas mínimas (clientes, prospectos, colaboraciones, red)

2. Organiza tus flujos de trabajo

   • Los flujos definen el viaje, no las listas

3. Usa etiquetas correctamente

   • UNA categoría solamente (tipo de compañía O tamaño de compañía)

4. Usa campos personalizados para todo lo demás

   • Haz que tu CRM coincida con tu negocio, sin caos

5. Piénsalo bien sobre las integraciones

   • Tu CRM debe conectarse a tu pila tecnológica completa

Si haces esto, ya estarás por encima del 90% de las personas en lo que respecta a usar un CRM correctamente.

Porque la mayoría de la gente no tiene idea de cómo debería estructurar su CRM.