De fleste har en CRM… men de ved faktisk ikke, hvordan man sætter det op.

Hvordan ved jeg det? Fordi jeg har drevet mit salgs-CRM Breakcold i mere end to år nu, og jeg er stødt på hundredvis af potentielle kunder, der bruger deres CRM helt forkert.

Så i denne artikel vil jeg lære dig, hvordan du laver en ordentlig CRM-konfiguration, så du endelig kan udnytte din CRM til det fulde potentiale.

Og det bedste er: det virker for enhver CRM.

Til sidst vil din CRM endelig arbejde for dig, ikke imod dig.

Fejl #1 i CRM-opsettet: For mange CRM-lister

Okay folkens, det første store problem jeg ser i CRM-opsetup er dette:

Folk opretter alt for mange CRM-lister.

Grundlæggende forsøger de at lave en liste for alt.

• en liste for leads der ikke passer

• en liste for positive svar fra deres cold email-værktøj

• en liste til opfølgninger

• en liste til “måske senere”

• en liste til “varme leads, men ikke rigtig”

• og listen fortsætter…

Jeg har set potentielle kunder (og endda kunder nogle gange) med 20+ lister.

Og ærligt: det giver ingen mening.

Det overkomplicerer din CRM, gør det svært at finde noget, og til sidst… holder du op med at bruge CRM ordentligt.

Hvad du bør gøre i stedet (i enhver CRM)

Målet med dit CRM-opsettings er at begrænse antallet af lister, for der er langt bedre måder at organisere og differentiere leads inde i din CRM.

Uanset hvilken forretning du har, er der altid kun fire hovedkategorier af forhold:

• Kunder

• Potentielle kunder

• Partnerskaber

• Netværk / Peers

  

Det er det.

Det er de eneste lister, du behøver.

Ja, du kan justere dette lidt:

• måske tilføjer du en liste mere

• måske fjerner du en

Men samlet set fungerer denne struktur for stort set enhver virksomhed.

Og der er ingen reel grund til at have flere lister… undtagen i sjældne tilfælde.

Brug pipelines til at bygge de rigtige kunderejser

Nu kommer der styrke i billedet.

I stedet for at bruge lister til at beskrive alt, holder du lister simple… og derefter bygger du en dedikeret rejse inde i hver liste.

Kundepipeline eksempel

Inde i din Kunder liste, kan du have en pipeline som:

1. Onboarding-opkald

2. Første check-in opkald

3. Forespørgsel om henvisning

4. Casestudieanmodning

Dette er en kunderejse pipeline.

Prospekt pipeline eksempel

Inde i din Potentielle kunder liste, vil du have en helt anden pipeline. For eksempel:

• Opkald booket

• Samtale startet

• Spøgelset

• Opfølgning

• Lukket vundet / Lukket tabt

Dette er hvor du bør styre fremskridt.

Så kort sagt: pipelines bør gøre det tunge løft, ikke lister.

Og når du har opsat dette, undgår du for evigt “for mange lister” problemet.

Tags: Brug dem kun til ÉN ting

Nu spørger folk mig:

“Okay, men hvordan skelner jeg mellem startups, agenturer, virksomheder, virksomhedsstørrelse osv.?”

Og dette er hvor de fleste roder op i deres CRM-opsettet.

De bruger tags til alt.

Og det er det værste.

Hvad tags skal bruges til

Tags er fremragende til at skelne mellem typer af virksomheder.

For eksempel:

• Agentur

• Startup

• Scale-up

Men tags skal IKKE bruges til ting som:

• møde booket

• at følge op

• har brug for svar

• venter på svar

Fordi disse ikke er “tags”.

De er pipeline-stadier.

Hvis nogen har booket et møde, bør det være et pipeline-stadie som:

• Møde booket

Ikke et tag.

Din CRM tags regel

Du vil bruge tags til en kategori kun:

• Enten virksomhedstype (agentur/startup/etc.)

• Eller virksomhedsstørrelse (1-10, 11-50, etc.)

• Eller en anden vigtig hovedkategori der betyder meget for din virksomhed

Men bland ikke alt.

Fordi når du gør det, ender du med 50 tags, og din CRM bliver uoverskuelig igen.

Mindre er mere.

Brugerdefinerede felter: Det hemmelige våben i CRM-konfiguration

Hvis flere ting er vigtige for din virksomhed (og det er de normalt), bør du ikke oprette flere lister, og du bør ikke spamme tags heller.

I stedet bør du bruge brugerdefinerede felter (også kaldet brugerdefinerede attributter afhængigt af CRM'en).

Hvorfor brugerdefinerede felter betyder noget

Hvis du åbner en lead i stort set enhver CRM, vil du se standardfelter som:

• Navn

• Email

• Virksomhed

• etc.

Men du kan også tilføje brugerdefinerede, og vigtigst af alt:

Alle disse felter er filtrerbare.

Så du kan filtrere leads super hurtigt, uden at oprette rodede lister.

Eksempel på et nyttigt brugerdefineret felt

Hvis du har en virksomhed med månedlig tilbagevendende abonnement, kan du oprette et felt som:

• Abonnementets startdato

Type: dato

Og nu kan du filtrere og sortere kunder baseret på det.

Hvordan det opsættes

I de fleste CRM'er går du til:

Indstillinger → Attributter / Brugerdefinerede felter → Opret felt

Og så vælger du:

• tekst

• dato

• nummer

• dropdown

Denne del er hvad der gør din CRM virkelig matchet din virksomhed.

Således bliver dit CRM-setup personaliseret, uden at bryde din organisation.

Integrationer: CRM Skal Være din Enkelt Kilde til Sandhed

Det sidste nøglepunkt til en korrekt CRM-konfiguration er integrationer.

Din CRM bør være din enkelt kilde til sandhed.

Men hvis det ikke integreres med din stack, vil du konstant kæmpe med manglende data, manuel kopi/indsæt, afbrudte værktøjer… og igen vil du holde op med at bruge CRM ordentligt.

Hvad din CRM skal integreres med

Du ønsker:

• nativ integration med dine værktøjer

• stærke dataintegrationer (email + telefonberigelse, LinkedIn & andre sociale medier)

• møde-synkronisering (kalender)

Og ideelt set også en AI note-taker integration, så dine møder auto-synkroniseres ind i CRM med:

• resumé

• transskription

• optagelseslink

Dette er drømmeopsettet, fordi din CRM bliver levende automatisk.

CRM Setup Recap (Gør dette og du vil overgå 90% af folk)

For at opsummere, ser en ordentlig crm-konfiguration således ud:

1. Få din listeorganisation på plads

   • Hold lister minimale (kunder, potentielle kunder, partnerskaber, netværk)

2. Organisér dine pipelines

   • Pipelines definerer rejsen, ikke lister

3. Brug tags korrekt

   • EN kategori kun (virksomhedstype ELLER virksomhedsstørrelse)

4. Brug brugerdefinerede felter til alt andet

   • Sørg for, at din CRM matcher din virksomhed, uden kaos

5. Tænk nøje over integrationer

   • Din CRM skal forbinde til din fulde teknologistak

Hvis du gør dette, vil du allerede være over 90% af folk når det kommer til at bruge en CRM korrekt.

Fordi de fleste har ingen anelse om, hvordan de skal strukturere deres CRM.