Sirviendo como el centro de datos de clientes, optimizando operaciones y habilitando relaciones más fuertes, los sistemas de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) han sido el motor de los negocios durante décadas. Con la demanda y la popularidad en aumento, las empresas en todas partes ya tienen un CRM implementado — o están buscando implementar uno.

Ahora, es necesario decir: a pesar de que los CRM pueden ser un gran activo, las empresas que más se benefician son aquellas que saben cómo usarlos realmente - BIEN.

Si estás descubriendo que tu CRM está trabajándote más duro de lo que tú lo haces, no te preocupes — no estás solo. Y curiosamente tienes suerte. 🍀

Hoy, nos sumergiremos en consejos y trucos respaldados por la industria para ayudarte a pasar de Breakcold a alcanzar el equilibrio 😉 con 12 consejos esenciales para usuarios de CRM.

Los Costos de una Mala Gestión de CRM ⛔

Sabemos los beneficios interminables que un CRM puede traer a cualquier negocio — cuando se gestiona adecuadamente. Sin embargo, cuando se gestiona mal, los resultados pueden ser desastrosamente costosos. Una mala higiene de datos y integraciones desorganizadas definitivamente interferirán con el cultivo de oportunidades.

Puede comenzar con perder algunas victorias fáciles, pero antes de que te des cuenta, clientes habituales dejan de responder llamadas o incluso ignoran tus mensajes. Claro, estos pueden parecer problemas menores, pero el problema con los problemas pequeños es que se acumulan — RÁPIDO.

Sin control, un CRM mal gestionado puede ir socavando silenciosamente tus ingresos, reputación y confianza del cliente. Es por eso que hacerlo bien desde el principio — o corregir las cosas temprano — es crítico.  Aquí está lo que PUEDE y HARÁ mal si dejas que eso suceda: 

1°) Alcance Ineficaz 

Imagina pasar horas elaborando la estrategia de salida perfecta — has automatizado completamente, adaptado cada mensaje para que coincida con los intereses únicos de cada oportunidad, y finalmente presionas lanzamiento. ¡BOOM!

Pasan semanas... y no escuchas nada.

Resulta que tus datos están desactualizados, y todo ese esfuerzo? Simplemente está recogiendo polvo en una bandeja de entrada abandonada.

Mientras estás ocupado intentando arreglar tu CRM, otro representante de ventas — armado con datos limpios y precisos — ya está cerrando tratos o lanzando su próxima campaña.

No seas el primero.

2°) Tratos Perdidos

Una victoria fácil para un vendedor es como una droga — puede ser pequeña, pero genera impulso, eleva la moral, y valida tu estrategia. Quieres capturar esas victorias donde sea que puedas.

Pero si tu CRM está configurado incorrectamente o lleno de datos erróneos, esas oportunidades candentes se deslizan entre los dedos — a menudo sin que nadie se dé cuenta.

Y como mencioné antes, los pequeños errores se acumulan — y con el tiempo, te costarán negocios reales.

3°) Corregir Errores Se Vuelve Costoso  

El tiempo = dinero. Cuanto más tiempo pasas corrigiendo errores, menos tiempo tienes para cerrar tratos y generar ingresos. Matemáticas simples.

4°) Sin ROI 

El alcance en frío ya es lo suficientemente difícil — no lo hagas más difícil con datos desactualizados. Incluso pequeños deslices, como mal escribir el nombre de una oportunidad, pueden convertir una perspectiva cálida en fría antes de que puedas decir “alcanzar”.

Deja que suficientes de estos errores tontos se acumulen, y te encontrarás en una pendiente resbaladiza que es difícil de recuperar – tanto para los negocios como para el individuo. 

Perspectivas Desde los Mejores: 4 Consejos de Expertos de Mi Parte! 👋🤓

1°) Elige un CRM Que Se Adapte a Tus Necesidades

Solo porque los niños geniales están eligiendo CRMs como HubSpot, Salesforce, o Pipedrive, no significa que debas seguir su ejemplo. Más a menudo de lo que piensas, estas plataformas son excesivas para lo que realmente necesitas — y terminarás navegando a través de un montón de software innecesario antes de encontrar las funciones que importan.

El mercado de CRM está en auge, y solo está creciendo. Constantemente están entrando nuevos jugadores en el espacio, y lo más probable es que haya una plataforma que se adapte mejor a tu caso de uso específico que los nombres grandes.

¿Necesitas un CRM con poderosas funciones de llamadas? Ve con Close.
¿Buscas algo adaptado a tu flujo de trabajo de Google Workspace? Prueba Copper.
¿Enfocado en venta social? Breakcold podría ser tu nuevo mejor amigo. 😉

2°) No Lo Pienses Demasiado

Mira, lo entendemos. Amamos el juguete nuevo y brillante tanto como la siguiente persona — pero ¿por qué llevar una bazuca a una pelea de cuchillos?

Aquí está la cosa: usar una bazuca es muy difícil. Si no tienes las habilidades para operarla correctamente, es más probable que te hieras a ti mismo que a nadie más.

Lo mismo ocurre con tu CRM. Si no puedes permitirte un integrador de CRM, entonces probablemente has gastado una tonelada de dinero en software que no tienes idea de cómo usar — y no hay negocio que justificar que lo manejes solo.

¿El mejor consejo? Manténlo simple.

3°) Elige un CRM con la Mayor Cantidad de Integraciones Nativas Posibles

Cuando se trata de integraciones nativas, más definitivamente es mejor. El objetivo no es convertirse en un maestro de la automatización — es permitir que tu CRM haga el trabajo pesado por ti. Comienza pequeño y concéntrate en eliminar las tareas tediosas que interfieren con lo que mejor haces.

4°) Usa Tareas de CRM Más a Menudo

Una cosa que siempre ha funcionado para mí? Usar el sistema de tareas del CRM. ¿Por qué? Porque mantenerse organizado PAGA. El dinero está en el seguimiento — y si tu CRM puede ayudarte a rastrear el quién, qué y por qué, definitivamente deberías aprovecharlo. 

12 Consejos para Mejorar Tu Juego de CRM 💡

1°) Aprovecha la Escucha Social 

El futuro del compromiso de ventas está cambiando. Si no estás aprovechando la escucha social, NECESITAS comenzar ahora. Al monitorear plataformas sociales, sitios de reseñas e incluso foros, puedes acceder a una riqueza de información en tiempo real que antes estaba fuera de alcance.

Hoy en día incluso puedes encontrar CRMs como Breakcold que ofrecen funciones de escucha social nativas para ayudarte a mantenerte a la vanguardia de tendencias emergentes, puntos de dolor de los clientes, y elaborar un seguimiento más personalizado.

Por cierto, ¿sabías que Breakcold también puede ayudarte a curar un feed de compromiso personalizado de SOLO tus contactos — para que puedas dar me gusta y comentar en sus publicaciones de LinkedIn más rápido que nunca – sin el desorden. ¿No? ¡Bueno, ahora lo sabes! 😏

2°) Limpio y Ordenado, ¡Tu Máquina CRM!

En promedio, los datos B2B se deterioran a una tasa del 2.1% por mes. ¿No es gran cosa, verdad? ERRÓNEO. 

Digamos que tienes una lista de 50,000 clientes en tu CRM. Para finales de año, habrás perdido alrededor de 11,000 de ellos. Eso es 22% de tu base de datos — simplemente desaparecida.

¿Aún no estás convencido de que es un gran problema? Desglosemos: Supón que cierras 15 tratos por cada 100 clientes, y cada venta vale $1,000. Haz los números y… Yep, esa es una pérdida de $1.6 millones. Así es, millón. 🤯

Mira, lo entendemos — limpiar tu CRM no es la tarea favorita de nadie. Pero si actualizar correos electrónicos, números telefónicos y redes sociales podría ahorrarte (o ganar) ese tipo de dinero, quizás quieras reconsiderar.

3°) ¡Haz una Copia de Seguridad!

¿Alguna vez has jugado un videojuego donde has pasado horas explorando, ganando logros y finalmente venciendo al gran villano — solo para perder todo tu progreso al día siguiente? Sí... duele. Mucho. 😢

Lo mismo ocurre con tus datos de CRM. Claro, una eliminación total es poco probable, pero aquí está la sorpresa: el 32% de las pequeñas y medianas empresas experimentaron al menos un ciberataque en el último año.

Si eso sucede, ¿todas esas horas gastadas construyendo tu base de datos de clientes? Desaparecidas. Y no solo lastimará tu ego — podría afectar seriamente a tu negocio.

¿La jugada inteligente? Siempre mantén una copia de seguridad segura y actualizada de todos tus datos de clientes. Confía en mí — tu yo futuro te lo agradecerá. (Y no digas que no te avisé.)

4°) Explora Integraciones de CRM

Los grandes proveedores de CRM siempre están trabajando entre bastidores para facilitar tu trabajo. ¿Una de las mejores maneras de hacerlo? Integraciones poderosas que te ayudan a optimizar flujos de trabajo y permanecer enfocado en lo que mejor haces.

Y si te preguntas qué ha estado haciendo Breakcold, hemos estado ocupados. Visita nuestra recién renovada página de integraciones para ver cómo estamos construyendo puentes con algunas de tus herramientas favoritas. 😉

5°) Actualiza Tu Stack Tecnológico Con El Software Más Reciente

Tu stack tecnológico juega un papel similar al de las integraciones al ayudar a llenar los vacíos que tu CRM podría dejar. Mantener tu stack tecnológico bien mantenido hace más que optimizar flujos de trabajo y procesos — también ayuda a prevenir errores. Asegurar que todas las herramientas estén actualizadas reduce el riesgo de discrepancias en los datos y minimiza el rendimiento defectuoso.

6°) Automatiza, Automatiza, Y AUTOMATIZA

¿Por qué trabajar más duro cuando puedes trabajar más inteligentemente con la ayuda de IA y automatización? Al eliminar las tareas tediosas y que consumen tiempo que ralentizan tu día, puedes incrementar significativamente la eficiencia de tus operaciones de CRM.

Áreas Clave a Considerar para la Automatización:

• Recordatorios de seguimiento

• Entrada y actualizaciones de datos

• Asignación de tareas y enrutamiento

• Puntuación de leads

En última instancia, depende de ti decidir qué áreas son las más adecuadas para la automatización, pero los ejemplos anteriores son un gran lugar para comenzar. Como regla general, si una parte de tu flujo de trabajo puede ser automatizada, vale la pena hacerlo más pronto que tarde.

7°) Desglose los Datos Antes de Que Te Descompongan

La segmentación de datos puede parecer un consejo simple, pero es frecuentemente pasada por alto. Desglosar tus datos de clientes o leads en grupos específicos no solo permite alcance segmentado y personalizado sino que también puede revelar vacíos o superposiciones en tu Perfil de Cliente Ideal (ICP).

Aquí hay algunas formas efectivas de segmentar tus datos:

• Criterios detallados para segmentar – Usa marcos como geográfico, demográfico, psicográfico, conductual, por beneficios, y por ocasión para organizar tu audiencia.

• Segmentación dinámica – Aprovecha las capacidades de tu CRM para construir segmentos de auto-actualización basados en el comportamiento real de los clientes.

• Comunicación personalizada – Adapta las campañas de correo electrónico con segmentación, como recomendaciones de productos basadas en compras anteriores o contenido específico alineado con los intereses del usuario.

La segmentación inteligente lleva a un marketing más inteligente — y a una audiencia más receptiva y comprometida.

8°) ¡Ponte a Jugar!

La gestión de relaciones con clientes no tiene que ser aburrida. Añadir elementos lúdicos — como tablas de clasificación, insignias y recompensas — puede introducir competencia amistosa mientras haces que la experiencia diaria de tu equipo de ventas sea un poco más agradable.

Si bien la gamificación puede parecer poco convencional, es una forma comprobada de aumentar el compromiso y la motivación dentro de tu sistema CRM.

9°) Utiliza Analíticas Para Tomar Decisiones Más Inteligentes

No puede que no seas una persona de números, pero tu CRM definitivamente lo es. La mayoría de los CRM vienen equipados con potentes herramientas analíticas diseñadas para darte una comprensión clara de lo que funciona, lo que no, y dónde están las nuevas oportunidades. Revisar regularmente estas perspectivas puede ayudarte a tomar decisiones basadas en datos y refinar tu estrategia y flujos de trabajo para mejores resultados.

Toma Breakcold, por ejemplo — un CRM cargado con 23 bloques de análisis (y contando) que pueden rastrear desde rendimiento de pipeline hasta comunicación y actividad social. Breakcold facilita enormemente el monitoreo de métricas clave como Transacciones Ganadas y Correos Electrónicos Enviados, ayudándote a mantenerte al tanto de tus objetivos con precisión.

10°) Centra en la Retención, No solo en la Adquisición

Puede parecer simple en papel, pero es un cambio de juego en la práctica: No te olvides de las personas que te ayudaron a llegar a donde estás hoy. Muestra aprecio a todos tus leads — tanto nuevos como antiguos — con el amor que se merecen.

Después de todo, se llama 'gestión de relaciones con los clientes' por una razón. Comienza a construir relaciones que valgan la pena gestionar, y pronto te darás cuenta de que cuanto más fuerte es la relación, menos gestión requiere realmente.

11°) Realiza Auditorías Regulares de CRM  

Trata tu CRM como si fuera tu propio templo 🙏. Programa revisiones regulares — anuales o incluso trimestrales — sobre tus datos de leads, configuraciones del sistema y estrategia general. Estas auditorías ayudan a afinar tu CRM y a detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores.

Lo que puede incluir una Auditoría de CRM:

• Encuestas de retroalimentación de usuarios – Envía encuestas trimestrales para recopilar información sobre la usabilidad, la precisión de los datos y cualquier punto de dolor que los colegas puedan estar experimentando.

• Revisión de protocolos de seguridad – Revisa y actualiza regularmente las medidas de seguridad de datos para asegurar que tu CRM siga siendo conforme y esté protegido.

• Ciclo de retroalimentación – Establece un mecanismo de retroalimentación continuo para mejorar el sistema continuamente basado en la entrada de los usuarios.

12°) La Temporada de Capacitación (No) Ha Terminado

Como dice el refrán, 'una persona es tan buena como sus herramientas' — y esto es especialmente cierto para los CRM. Desafortunadamente, no todos están familiarizados con las plataformas de CRM, y algunos miembros del equipo pueden incluso ser reacios a la tecnología. 

Es por eso que proporcionar la capacitación adecuada — ya sean sesiones prácticas o manuales detallados — es esencial. Una capacitación adecuada empodera a tu equipo para usar el CRM de manera efectiva, lo que lleva a interacciones más fuertes con los clientes y una mejor gestión de datos.

Reflexiones Finales + Conclusión 💭

Es importante tener en cuenta que, si bien estas pueden ser las mejores prácticas para algunos, no todos los consejos se aplicarán a tu situación específica. Como cualquier herramienta — física o digital — tu CRM debe utilizarse de una manera que se alinee con tus objetivos y desafíos únicos. Piensa en estas sugerencias como puntos de guía en tu viaje hacia el dominio de tu CRM.

Y si estás buscando un poco de inspiración, asegúrate de revisar nuestros estudios de caso de Breakcolders de la vida real, donde comparten sus consejos, estrategias y éxitos personales con Breakcold en 2025 y más allá.